合同审查及签署流程规范

合同审查及签署流程规范一、适用范围与核心目标本规范适用于公司各类对外合同（包括但不限于采购合同、服务合同、合作协议、租赁合同等）的审查、审批及签署管理，旨在规范合同全流程操作，防范法律风险，保障公司合法权益，提高合同管理效率。适用对象包括业务发起部门、法务部门、管理层及合同签署相关人员。二、全流程操作指引（一）合同发起与提报责任部门：业务部门操作内容：业务部门根据合作需求，与对方协商确定合同核心条款（如合同主体、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等），起草合同文本。准备合同附件材料（如对方主体资格证明、资质文件、技术规格书、会议纪要等），保证材料真实、完整。填写《合同审查申请表》（详见配套工具表格），注明合同名称、编号、对方信息、合同金额、主要内容及紧急程度，经部门负责人*签字确认后，连同合同文本及附件提交至法务部门。输出成果：合同初稿、合同附件、《合同审查申请表》。（二）法务部门初审责任部门：法务部门操作内容：接收业务部门提交的材料后，1个工作日内完成形式审查：检查材料是否齐全、《合同审查申请表》填写是否规范。3个工作日内完成实质审查，重点审核：合同主体资格（对方是否为合法存续的法人/其他组织，是否具备相应资质）；合同内容合法性（是否符合法律法规及公司制度，是否存在无效条款）；主要条款完整性（标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等是否明确）；风险点识别（如付款条件、知识产权、保密条款、解除权等是否存在重大风险）。出具《合同审查意见书》，明确修改建议及风险提示，反馈至业务部门。输出成果：《合同审查意见书》。（三）业务部门协同修改责任部门：业务部门操作内容：根据法务部门的审查意见，与对方协商修改合同文本，保证修改内容符合双方合作意愿及公司利益。对于法务部门提出的重大风险点（如对方违约责任过轻、争议解决方式不利等），业务部门需及时与法务部门沟通，共同制定解决方案。修改完成后，将修订版合同文本及《合同审查意见书》（标注修改说明）提交至法务部门复核。输出成果：修订版合同文本、《合同审查意见书》（修改说明版）。（四）法务部门复审责任部门：法务部门操作内容：接收修订版合同后，1个工作日内完成复核，确认法务部门提出的修改意见是否落实，重大风险是否已有效控制。复核通过后，在合同文本上加盖“法务审核章”，并标注“已审核”字样；若仍有重大问题，退回业务部门进一步修改。输出成果：终审版合同文本（加盖法务审核章）。（五）管理层审批责任部门：管理层（根据合同金额及重要性分级审批）操作内容：业务部门将终审版合同文本、《合同审查申请表》《合同审查意见书》提交至对应审批权限的管理层：金额≤10万元：部门负责人*审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；金额＞50万元：总经理*审批。管理层重点审核：合同是否符合公司战略规划、成本效益是否合理、风险是否可控。审批通过后，在《合同审批流转表》签署审批意见；审批不通过的，注明原因退回业务部门。输出成果：《合同审批流转表》（审批完成）。（六）签署准备与签署责任部门：业务部门、行政部、法务部门操作内容：签署准备：业务部门确认签署人权限（法定代表人或其授权代表人，需提供《授权委托书》原件）；行政部根据审批通过的合同文本，打印正式合同文本（一式X份，根据实际需求确定份数，且至少含正本2份）；法务部门核对正式合同文本与终审版是否一致，保证关键条款无修改。签署仪式：双方签署人需携带有效证件号码件（法定代表人需提供营业执照副本复印件及法定代表人证件号码明书，授权代表人需提供授权委托书及证件号码原件）；合同文本需逐页加盖骑缝章（关键合同），签署处需由双方签署人亲笔签名或盖章（公章/合同章需清晰、完整）；业务部门负责签署过程记录，可拍摄签署现场照片（涉及商业秘密的除外）。输出成果：签署完成的正式合同文本。（七）合同归档责任部门：行政部、业务部门操作内容：合同签署完成后3个工作日内，业务部门将正本合同文本、审批材料（《合同审查申请表》《合同审查意见书》《合同审批流转表》）、附件材料等移交至行政部。行政部对合同资料进行分类、编号、登记，建立《合同台账》，保证合同信息完整可查（合同编号、名称、签署方、签署日期、金额、履行期限、归档日期等）。合同文本（含电子版及纸质版）由行政部统一保存，纸质合同存放于专用档案柜，电子合同存储于公司指定服务器，保存期限不少于合同终止后10年。输出成果：《合同台账》、完整合同档案。三、配套工具表格表1：合同审查申请表合同名称合同编号对方名称对方统一社会信用代码合同金额（大写）合同金额（小写）合同类型□采购□服务□合作□其他主要标的履行期限附件清单1.2.业务部门意见部门负责人*签字：日期：法务部门审查意见法务审核人*签字：日期：管理层审批意见审批人*签字：日期：表2：合同修改记录表修改条款编号/页码原条款内容修改后内容修改原因修改人*日期确认人*表3：合同审批流转表流程环节审批人/部门审批意见签字日期业务发起部门负责人*法务初审法务审核人*法务复审法务负责人*管理层审批分管副总/总经理归档确认行政部负责人*四、关键风险提示与执行要点主体资格审查：签约前务必核实对方主体资格，避免与无民事行为能力或超越权限的组织签约，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询其工商信息。条款严谨性：合同用语需规范、准确，避免歧义（如“尽量”“尽快”等模糊表述），价款、履行期限等核心条款必须明确。审批流程规范：严禁“先签署后审批”或“越级审批”，紧急合同需提前向法务部门及管理层报备，保证流程合规。签署风险控制：签署人需与审批权限一致，授权委托书需明确授权范围及期限，避免无权代理或超越代理权签署。档案管理要求：合同文本及审批材料需完整归档，严禁私自留存或