某法律服务公司质量体系审核方案

某法律服务公司质量体系审核方案

一、审核目的本次质量体系审核旨在全面评估本法律服务公司的质量体系运行状况，确保其符合相关法律法规、行业标准以及公司内部设定的质量目标。通过审核，发现质量体系中的优势与不足，以便采取针对性的改进措施，进一步提高法律服务质量，增强客户满意度，提升公司在法律服务市场的竞争力，更好地为客户提供专业、高效、优质的法律服务。二、审核范围涵盖公司所有与法律服务相关的业务部门，包括但不限于民事法律事务部、刑事法律事务部、行政法律事务部、非诉讼法律事务部等。审核范围涉及各部门的业务流程、服务质量控制、人员管理、文件与记录管理等方面，确保公司质量体系的全面性和有效性。三、审核依据1.国家相关法律法规，如《中华人民共和国律师法》及其他各类实体法和程序法。2.行业标准和规范，包括律师职业道德和执业纪律规范等。3.公司内部制定的质量手册、程序文件、作业指导书等质量管理体系文件。4.客户需求和期望，以及与客户签订的服务合同中的相关要求。四、审核方法1.文件审查：对公司质量体系文件进行详细审查，包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格等，检查文件的完整性、准确性、适用性以及是否符合相关法律法规和行业标准。2.现场观察：实地观察各业务部门的工作环境、办公设施、业务操作流程等，检查实际工作是否按照质量体系文件的要求进行。3.人员访谈：与公司各级管理人员、律师、辅助人员等进行面谈，了解他们对质量体系的理解、执行情况以及在工作中遇到的问题和建议。4.抽样检查：对各类法律服务项目进行抽样，检查相关的服务记录、法律文书、客户反馈等资料，验证服务过程的合规性和服务结果的质量。五、审核计划1.筹备阶段（[具体时间区间1]）-成立审核小组，明确小组成员的职责和分工。审核小组由行政主管担任组长，各业务部门骨干律师和行政人员为成员。-收集审核所需的法律法规、行业标准、公司质量体系文件等资料。-制定审核检查表，根据审核依据和范围，详细列出需要检查的项目和要点。2.实施阶段（[具体时间区间2]）-召开首次会议，向公司全体员工介绍审核目的、范围、方法和计划安排，强调审核的重要性，鼓励员工积极配合。-按照审核计划和检查表，开展文件审查、现场观察、人员访谈和抽样检查等工作。审核小组成员要详细记录审核过程中发现的问题和不符合项。-定期召开审核小组内部会议，汇总审核情况，对发现的问题进行分析和讨论，确保审核结果的准确性和一致性。3.报告阶段（[具体时间区间3]）-审核小组根据审核结果编写审核报告，报告内容包括审核概况、审核依据、审核范围、审核方法、发现的不符合项及整改建议等。-召开末次会议，向公司管理层和各部门负责人宣读审核报告，通报审核结果，解答疑问，并提出整改要求和期限。4.跟踪整改阶段（[具体时间区间4]）-各部门针对审核报告中提出的不符合项，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人和整改期限。-审核小组对整改情况进行跟踪检查，定期收集整改报告，验证整改措施的有效性。对于整改不力的部门，要及时督促并给予指导。六、审核内容1.质量管理体系文件-质量手册：检查质量手册是否涵盖公司的质量方针、质量目标、组织架构、各部门职责以及质量管理体系的总体要求，是否符合法律法规和行业标准。-程序文件：审查各项程序文件是否详细规定了法律服务的流程、方法、职责和权限，是否具有可操作性，是否与质量手册的要求相一致。-作业指导书：检查作业指导书是否针对具体的法律服务业务，提供了详细的操作步骤和规范，是否能够确保服务质量的一致性和稳定性。-文件控制：检查公司是否建立了有效的文件控制程序，确保文件的编制、审核、批准、发布、修订、作废等环节得到严格管理，文件的版本是否有效，文件的保存是否完整、安全。-记录管理：审核各类服务记录、质量检查记录、培训记录等是否完整、准确、清晰，是否按照规定的期限进行保存，记录的填写是否符合要求，是否便于查询和追溯。2.人力资源管理-人员资质：检查律师和其他工作人员是否具备相应的执业资格和专业能力，是否符合法律法规和行业规定的要求。-培训与发展：评估公司是否制定了员工培训计划，培训内容是否涵盖法律法规、业务技能、职业道德等方面，培训效果是否得到有效评估，员工是否有足够的机会提升自己的专业水平。-绩效考核：审查公司的绩效考核制度是否健全，考核指标是否合理，是否能够客观、公正地评价员工的工作表现，考核结果是否与员工的薪酬、晋升等挂钩。3.法律服务过程控制-业务受理：检查业务受理流程是否规范，是否对客户的需求进行充分了解和评估，是否签订合法有效的服务合同，合同条款是否明确双方的权利和义务。-案件办理：审核案件办理过程中，律师是否按照法律法规和行业规范进行调查取证、法律分析、文书撰写等工作，是否及时与客户沟通案件进展情况，是否充分维护客户的合法权益。-质量检查：检查公司是否建立了内部质量检查机制，对法律服务项目进行定期或不定期的质量检查，检查结果是否得到有效反馈和整改，是否采取措施防止类似问题的再次出现。-客户反馈：评估公司是否重视客户反馈，是否建立了有效的客户投诉处理机制，对客户的意见和建议是否及时进行处理和回复，客户满意度是否得到有效提升。4.设施与环境管理-办公设施：检查公司的办公场所、办公设备、通讯工具等是否满足法律服务工作的需要，是否定期进行维护和保养，确保其正常运行。-信息安全：审核公司是否采取有效的信息安全措施，保护客户的商业秘密和个人隐私，防止信息泄露和滥用，确保信息技术系统的安全稳定运行。-工作环境：评估公司的工作环境是否整洁、舒适、安全，是否有利于员工的工作效率和身心健康。七、审核结果评估1.不符合项分类：根据不符合项的严重程度和对质量体系的影响程度，将不符合项分为严重不符合项和一般不符合项。严重不符合项是指可能导致法律服务质量严重下降、违反法律法规或行业标准、严重影响客户利益等情况；一般不符合项是指对质量体系运行有一定影响，但不构成严重后果的不符合情况。2.审核结论：审核小组根据审核结果，综合考虑不符合项的数量、严重程度以及整改的可行性等因素，对公司质量体系的运行状况做出审核结论。审核结论分为合格、基本合格和不合格三种。-合格：公司质量体系运行有效，未发现严重不符合项，一般不符合项数量较少且能够在规定期限内完成整改。-基本合格：公司质量体系存在一些一般性问题，有一定数量的一般不符合项，但不存在严重不符合项，经过整改后能够符合要求。-不合格：公司质量体系存在严重不符合项，或一般不符合项数量较多且整改难度较大，严重影响质量体系的正常运行，无法满足法律法规、行业标准和客户的要求。3.改进建议：针对审核中发现的问题和不符合项，审核小组提出具体的改进建议，包括改进措施、责任部门、责任人、整改期限等，确保整改工作能够有序进行，有效提升公司的质量管理水平。八、附则1.本审核方案自发布之日起生效，如有未尽事宜或需要调整，由行政主管负责解释和修订。2.公司全体员工应积极配合审核工作，如实提供相关资料和信息。对于在审核过程中故意隐瞒问题、提供虚假信息的