合同管理与审批流程模板

合同管理与审批流程通用模板一、适用场景与对象二、全流程操作指引1.需求提出与合同草拟发起需求：业务部门根据实际工作需要（如采购物资、外包服务等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、预算金额、履行期限等核心要素，经部门负责人*审批后提交至法务或行政管理部门。草拟合同：由业务部门或法务部门根据需求内容，依据企业标准合同模板起草合同文本。合同需包含以下核心条款：双方主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、型号等）；数量、质量标准及验收方式；价款、支付方式及期限；履行期限、地点和方式；违约责任、争议解决方式；合同生效条件及附件清单。内部初审：草拟完成后，业务部门负责人*对合同内容的完整性、与需求的匹配性进行初步审核，保证无重大遗漏或矛盾。2.分级审核与风险评估法务审核：法务部门*重点审核合同条款的合法性、合规性，包括主体资格、权利义务对等性、违约责任约定、争议解决方式等，识别潜在法律风险并提出修改意见。财务审核：财务部门*审核合同中的价款、支付方式、税费承担、发票开具等条款，保证符合企业财务制度及预算要求，评估资金支付风险。业务部门复核：法务及财务审核意见反馈后，业务部门*根据意见修改合同文本，涉及重大条款调整需重新与合作方沟通确认，保证双方达成一致。风险评估（如需）：对于重大合同（如金额超过50万元或涉及核心业务），可组织跨部门评审会，邀请法务、财务、业务及分管领导*共同评估合作方资质、履约能力及合同整体风险。3.审批决策与签署授权分级审批：根据合同金额及重要程度，按以下权限审批（示例）：金额10万元（含）以下：部门负责人*审批；金额10万-50万元（含）：分管副总*审批；金额50万元以上：总经理*审批。审批人需在《合同审批表》中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的意见，并注明理由。用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》，连同合同文本、审批表等材料提交至行政或综合管理部门，申请加盖企业公章或合同专用章。用印前需核对合同文本与审批材料的一致性，保证无涂改或未填写项。签署授权：法定代表人或授权代表*（需附授权委托书）与合作方共同签署合同，双方签字/盖章需清晰、完整，合同签署日期以最后一方签署日期为准。4.履行跟踪与变更管理履行跟踪：业务部门*作为合同履行主体，需建立《合同履行台账》，记录合同关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）的进展情况，定期向分管领导汇报。发觉对方可能违约或履行异常时，应及时书面通知对方并留存证据，同时制定应对方案。验收确认：合同标的交付后，业务部门*按约定的质量标准和验收流程组织验收，出具《验收确认单》，由双方代表签字盖章，作为付款或履约完成的依据。变更与解除：如需变更或解除合同，应由业务部门与合作方协商一致，签订《合同变更协议》或《合同解除协议》，并重新履行审批流程。变更或解除协议需明确变更内容、生效条件及责任承担，避免口头约定。5.归档管理与复盘资料归档：合同履行完毕或终止后，业务部门*需将合同文本（含附件）、审批表、用印申请表、履行台账、验收单、变更/解除协议等资料整理成册，提交至档案管理部门归档。归档资料需按“合同编号-合作方名称-签订日期”规则分类存放，电子版同步存入企业合同管理系统。复盘总结：对于重大或复杂合同，业务部门应在履行结束后组织复盘，分析合同管理中的经验教训（如条款风险、履约效率等），优化后续合同管理流程。三、核心模板清单1.合同基本信息表合同编号合作方名称合同类型标的物/服务名称合同金额（元）履行期限签署日期备注2.合同审批流程表审核环节负责人*审核意见审核时间备注业务部门初审法务审核财务审核分管领导审批总经理审批（如需）3.合同履行跟踪表合同编号关键节点计划完成时间实际完成时间负责人*完成情况（正常/延迟/异常）问题记录及处理措施四、关键风险提示主体合规性：签约前需核实合作方营业执照、资质证书等文件的真实性及有效性，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。条款严谨性：合同条款需明确、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；违约责任应与义务对等，争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖。审批时效性：各环节审核人需在收到材料后2个工作日内完成审核，紧急合同可启动“绿色通道”，但需保证核心风险无遗漏。保密与安全：合同文本涉及商业秘密的，需标注“