公司行政管理制度范文

公司行政管理制度第一章总则第一条制度宗旨为强化公司行政事务规范化管理，明确部门权责边界，构建标准化运作体系，提升组织运行效率，特制定本制度。第二条适用范围本制度涵盖档案管理、印鉴管理、公文处理、办公及劳保用品管理、库房运营、报刊与邮寄收发等六大类行政事务，适用于公司全体部门及员工。第二章档案管理第三条归档范围细则战略规划类：含三年以上发展规划、年度经营目标责任书、季度滚动计划及执行分析报告；运营管理类：月度/季度统计报表、财务审计报告（含专项审计）、人力资源配置方案、薪酬调整记录、绩效考核结果；法律文书类：各类合同（附审批单）、协议、诉讼/仲裁材料、知识产权证书及维护记录；会议资料类：股东会/董事会决议（含签到表）、中层管理会议纪要、专题研讨会记录；行政文书类：内部通告、外部往来函件、政府部门批复文件、项目立项/验收报告。第四条管理责任机制档案管理实行"专人负责制"，由行政部指定2名专职档案员（A/B角），其中A角负责密级档案，B角负责普通档案；档案员须持《档案管理资格证》上岗，每年参加不少于16学时的专业培训；建立档案管理台账，每月5日前完成上月档案入库登记，季度末进行账实核对。第五条借阅与索取规范权限分级：1.总经理、副总经理可直接借阅非密级档案，借阅时长不超过15个工作日；2.部门负责人借阅本部门档案需行政部经理审批，跨部门借阅需分管副总审批；3.普通员工借阅档案须经部门负责人及行政部经理双重审批，最长借阅期限为7个工作日。密级管理：1.绝密档案（如并购重组方案）仅限总经理借阅；2.机密档案（如核心技术参数）需总经理签字批准方可借阅；3.秘密档案（如客户清单）需分管副总批准。复制要求：1.密级档案复制件需加盖"复制件无效"印章，由行政部存档备案；2.普通档案复制需登记用途，复制件使用后须在3个工作日内交还。第六条档案销毁流程销毁前30日，由档案员编制《待销毁档案清单》，注明档案名称、形成日期、密级、保管期限；密级档案提交总经理办公会审议，普通档案提交行政部会议审议；审议通过后，在清单上加盖"同意销毁"印章，由行政部经理、档案员、监销人三方签字确认；销毁过程全程录像，录像资料保存不少于3年；销毁完毕后，将清单及审批文件归档永久保存。第三章印鉴管理第七条印鉴分类及保管公司公章：由行政部经理保管，存放于带密码锁的保险柜，密码每月更换；合同专用章：由法务专员保管，仅限签订经济合同时使用；财务专用章：由财务部经理保管，与法人章实行"双人分管"；部门印章：由各部门负责人保管，仅限内部流程使用。第八条用印审批流程常规用印：填写《印鉴使用申请表》，经部门负责人签字→分管副总审批→印鉴保管人核对后用印；紧急用印：分管副总无法现场审批时，可通过企业微信视频确认，事后24小时内补签手续；重大事项用印：涉及投资、担保、借贷等事项，须经总经理签字批准。第九条用印登记规范建立《印鉴使用登记薄》，记录用印日期、文件名称、份数、审批人、用印人、印鉴类型；所有用印文件需留存复印件，按季度装订成册归档；严禁在空白纸张、空白合同上用印，特殊情况需总经理特批，且须在24小时内核销。第十条介绍信管理制式介绍信须注明有效期（最长7天）、持信人、用途、有效区域；空白介绍信仅限总经理授权的商务谈判使用，领用前需缴纳500元押金，返还时无息退还；介绍信存根保存期为3年，到期后按档案销毁流程处理。第四章公文处理第十一条公文起草与审核行政类公文（通知、通告等）由行政部起草，业务类公文由相关部门起草；公文须标注主题词、发文字号（如"XX办〔202X〕X号"）、主送机关、抄送机关；实行"三审制"：起草人自审→部门负责人初审→行政部经理终审。第十二条打印与分发行政部配置专人负责公文打印，建立《打印登记薄》，记录文件名称、份数、打印人、领取人；正式公文需打印在公司信笺纸上，左侧装订，加盖骑缝章；分发采用"双签收"制度，接收人需在《公文分发单》上签字，电子版同步上传至OA系统存档。第五章办公及劳保用品管理第十三条办公用品管理采购计划：每月25日前，各部门提交《办公用品需求计划表》，行政部汇总后编制采购预算，报分管副总审批；采购标准：低值易耗品（笔、本等）单月人均消耗不超过50元；耐用品（计算器、U盘等）实行"以旧换新"，使用期限不少于2年；发放流程：新员工入职3个工作日内，行政部按《新员工办公用品清单》配齐物资，由本人签字确认；库存预警：建立最低库存量标准（签字笔50支、A4纸5箱等），低于标准时自动触发采购流程。第十四条劳保用品管理按岗位类型制定发放标准：生产岗位：安全帽（每2年1顶）、安全鞋（每1年1双）、防护手套（每月2副）；行政岗位：防静电手环（每季度1个）、护目镜（按需领用）；发放前需检查产品合格证，留存供应商资质文件（有效期内的营业执照、生产许可证）；员工离职时，须交还未报废的劳保用品，否则从工资中扣除成本费。第六章库房管理第十五条物资分类存储ABC分类法：A类物资（单价超1000元）单独存放，安装门禁系统；存储环境：温湿度控制在15-25℃、湿度40%-60%，每日记录监测数据；危险品管理：酒精、打印机墨盒等单独存放于防爆柜，由专人管理。第十六条出入库流程入库：供应商送货→库管员核对采购订单→开箱检验→扫码录入ERP系统→生成入库单（三联：供应商、库管、财务）；出库：领用部门提交《领料单》→部门负责人审批→库管员按单发货→双方签字确认→系统扣减库存；月度盘点：每月最后一个工作日进行全盘，差异率超过0.5%时启动核查程序。第十七条物资外借规定仅限公司关联单位可申请外借，填写《物资外借申请表》，经总经理批准；外借期限不超过15天，逾期按日收取0.5%的占用费（按原值计算）；归还时需检查完好性，损坏的按维修费用或原值赔偿。第七章报刊与邮寄管理第十八条报刊订阅机制每年11月编制下年度订阅计划，区分必订类（《人民日报》《企业管理杂志》等）和选订类；部门申请增订报刊，需说明与业务的关联性，经分管副总审批；报刊阅读后每周五集中回收，按季度整理装订，存档期为1年。第十九条邮寄管理规范私人邮件严禁使用公司名义邮寄，发现一次罚款50元；公函邮寄实行"分级管控"：普通文件：通过顺丰标准快递寄送，凭快递单号在OA系统备案；涉密文件：由行政部专人送机要局寄送，全程GPS轨迹记录；挂号信、EMS等需部门负责人签字批准，每月由财务部审核邮寄费用合理性。第八章附则第二十条制度培训新员工入职培训中设置行政制度模块，考核合格方可上岗；每年3