合同审批流程与风险控制工具

合同审批流程与风险控制工具模板一、适用业务场景本工具适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）在开展业务过程中，因对外签署合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同等）需进行规范化审批及风险管控的场景。具体包括但不限于：业务部门发起的常规合同审批；涉及金额较大、条款复杂或特殊业务模式（如跨境合作、长期框架协议）的合同评审；为防范合同法律风险、财务风险、商业风险而进行的全流程管控；企业需建立标准化合同审批机制，明确各部门权责，提升审批效率与合规性的管理需求。二、标准化操作流程合同审批与风险控制需遵循“发起-审核-审批-用印-归档”的闭环管理流程，各环节责任主体及操作要点（一）合同发起与资料准备发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人）。操作内容：根据合作需求，起草合同文本，明确合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人）、标的物（名称、规格、数量、质量标准）、价款及支付方式（金额、币种、账户、进度节点）、履行期限（开始/结束时间、交付节点）、违约责任（违约情形、赔偿标准）、争议解决方式（诉讼/仲裁管辖地）等核心条款；整理附件材料（如合作意向书、技术协议、报价单、资质证明文件对方营业执照复印件、法定代表人身份证明等），保证与合同内容一致；登录企业合同管理系统（或线下填写《合同审批表》），合同文本及附件，填写合同基本信息（合同编号、合同类型、预计签订日期、涉及金额、关联项目名称等），提交至部门负责人初审。（二）部门初审审核主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售总监）。审核要点：合同内容是否符合业务需求，标的物、价款、履行期限等关键条款是否与双方协商一致；附件材料是否完整（如对方资质文件是否在有效期内，特殊行业资质是否齐全）；业务风险初步评估（如对方履约能力、市场价格波动风险、交付周期是否合理）；填写《合同审批表》“部门初审意见”栏，明确“同意”“补充修改后同意”或“不同意”及理由，提交至法务部门（或合规部门）进行专业审核。（三）法务审核审核主体：法务专员/法务部门负责人（未设法务部门的企业可外聘律师审核）。审核要点：合同主体合法性：对方是否为依法成立的企业，法定代表人/授权代表签字是否真实有效（需核对授权委托书），是否存在营业执照被吊销、注销等情形；合同条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”“无效条款”（如约定“争议解决方式为对方所在地仲裁”但未明确仲裁机构）；权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否对等（如我方违约责任过重而对方违约责任过轻）；风险提示：识别潜在法律风险（如知识产权归属不明确、保密条款范围过窄、不可抗力条款约定模糊等），提出修改建议；填写《合同审批表》“法务审核意见”栏，对重大风险问题需标注“高风险”并说明理由，审核通过后提交至财务部门。（四）财务审核审核主体：财务部门负责人/财务专员。审核要点：合同金额合理性：价款是否与市场价格、预算标准一致，是否存在虚高报价；支付方式安全性：支付条件是否与履约进度挂钩（如预付款比例不超过30%，尾款验收后支付），账户信息是否准确（避免个人账户收款）；税费条款合规性：是否明确税费承担方式（如“含税价”需列明税率及税额），是否符合税务法规；财务风险评估：对方是否存在大额逾期欠款、信用记录不良等情况，是否需要求对方提供担保（如履约保证金、保函）；填写《合同审批表》“财务审核意见”栏，重点标注资金风险及税务风险，审核通过后提交至分管领导/总经理审批。（五）领导审批审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（如：10万元以下由部门负责人+财务负责人审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理/董事长审批）。审批要点：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；重大业务决策的合理性（如长期合作协议、重大投资项目合同）；综合评估业务、法律、财务风险，审批是否同意签订合同；对超出授权范围的合同，需提交更高层级领导审批（如总经理办公会、董事会）；填写《合同审批表》“领导审批意见”栏，明确“批准”“有条件批准”（需补充材料后批准）或“不批准”及理由。（六）用印与签订用印主体：行政部/办公室（专人保管公章、合同章）。操作内容：核对审批流程是否完整（《合同审批表》各环节意见是否齐全，是否有“批准”意见），合同文本是否与审批版本一致；检查用印登记记录，填写《合同用印登记表》（含合同编号、用印日期、用印份数、经办人、领取人等信息）；加盖公章/合同章时，保证“骑缝章”完整（多页合同需每页均加盖或加盖骑缝章），避免仅盖首页或尾页；用印后，将合同正本交业务部门，由业务经办人与对方法定代表人/授权代表签订，签订时需核对对方身份证明，保证签字真实（如对方为个人，需留存身份证复印件；为企业，需留存法定代表人签字并加盖公章的合同文本）。（七）归档与执行跟踪归档主体：行政部/档案室（业务部门配合）。操作内容：合同签订后10个工作日内，业务部门将合同正本、附件、《合同审批表》《合同用印登记表》等资料原件移交至档案室；档案室按“合同编号+年份”分类归档，建立电子台账（记录合同基本信息、签订日期、履行期限、对方主体、负责人等），便于后续查询；业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），发觉对方违约（如延迟交付、质量不合格）时，及时收集证据（验收报告、沟通记录等），按合同约定处理（如催告、索赔、解除合同），并同步至法务、财务部门。三、核心工具模板（一）合同审批表合同基本信息合同编号（按企业规则填写，如“CG-2024-X”）合同名称（如“原材料采购合同”“项目服务协议”）合同类型□采购□销售□服务□合作□租赁□其他签订地点签订日期（预计）年月日甲方（我方）名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系人及电话：乙方（对方）名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系人及电话：合同金额大写：小写：￥履行期限自年月日至年月日付款方式□一次性付款□分期付款（分期说明：）□其他关联项目（如涉及，填写项目名称及编号）发起部门发起人：联系方式：审批流程审核意见部门初审（业务负责人）□同意，按流程提交□补充修改后同意（修改意见：）□不同意（理由：）签字：日期：年月日法务审核□同意□需修改（修改意见：）□不同意（理由：）签字：日期：年月日财务审核□同意□需修改（修改意见：）□不同意（理由：）签字：日期：年月日领导审批□批准□有条件批准（条件：）□不批准（理由：）签字：日期：年月日（二）合同风险评估表风险点风险等级（□低风险□中风险□高风险）控制措施责任部门/人备注对方主体资格风险□□□核验营业执照、资质证书，查询信用记录（如“国家企业信用信息公示系统”）业务经办人特殊行业需检查行业许可证合同条款合法性风险□□□法务审核核心条款，规避无效条款、歧义条款法务专员重点审核违约责任、争议解决方式付款资金安全风险□□□限制预付款比例，要求对方提供担保，核对账户信息财务专员大额付款需通过对公账户履约能力风险□□□调查对方经营状况、过往履约记录，要求提供履约保证金业务经办人新合作方需启动背景调查知识产权归属风险□□□明确约定知识产权归属、使用范围及侵权责任法务专员+业务部门涉及技术开发的合同需专项审核保密条款范围风险□□□限定保密信息范围，明保证密期限及违约责任法务专员避免范围过宽导致正常经营受限四、关键注意事项审批时限管理：各环节审核需在1-3个工作日内完成（紧急合同可缩短至24小时），避免因拖延导致合同失效或错失合作机会；如需补充材料，应及时通知发起部门，明确材料清单及提交期限。风险识别重点：对“格式合同”“对方提供的合同文本”需加强审核，重点关注权利义务不对等、责任免除等条款；涉及跨境业务时，需关注目标国法律法规（如数据出境合规、外汇管制）。资料完整性：合同文本必须与附件（如技术协议、补充协议）一致，严禁“阴阳合同”；用印前需核对所有审批材料是否齐全，未经审批的合同严禁用印。合规性要求：合同签订需遵守“先审批、后签订”原则，严禁倒签合同（特殊情况需提交书面说明