某网球俱乐部采购审批管理计划

某网球俱乐部采购审批管理计划

一、总则1.目的为加强本网球俱乐部采购审批管理，规范采购流程，确保采购活动的合规性、合理性与效益性，保障俱乐部日常运营及发展所需物资与服务的及时供应，特制定本计划。2.适用范围本计划适用于俱乐部内所有涉及采购的部门和人员，涵盖各类物资采购（包括但不限于网球器材、场地设施用品等）、服务采购（如场地维护服务、教练培训服务等）。3.原则-合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。-必要性原则：采购项目应基于俱乐部实际需求，确保资金合理使用。-公开透明原则：采购审批过程应保持公开、公正、透明，接受监督。-效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化与效益的最大化。二、采购审批组织与职责1.采购审批小组-组成：由俱乐部行政主管担任组长，财务负责人、相关业务部门负责人为成员。-职责：负责审议采购申请，评估采购项目的必要性、可行性和预算合理性；对重大采购项目进行决策；协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门-职责：负责根据各部门需求制定采购计划；收集供应商信息，进行供应商筛选与评估；组织采购谈判、签订采购合同；跟踪采购进度，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.需求部门-职责：提出采购需求，详细说明采购物资或服务的规格、数量、质量要求等；参与采购项目的验收工作；对采购物资或服务的使用情况进行反馈。4.财务部门-职责：审核采购预算，确保采购资金的合理安排；对采购合同的财务条款进行审查；监督采购资金的支付，进行财务核算与分析。三、采购审批流程1.采购需求提出-需求部门根据工作需要填写《采购需求申请表》，详细注明采购项目名称、规格、数量、预计金额、需求时间等信息，并说明采购理由。-部门负责人对《采购需求申请表》进行初步审核，确认需求的合理性和必要性，签字后提交给采购部门。2.采购计划制定-采购部门收到各需求部门提交的《采购需求申请表》后，进行汇总整理。-根据俱乐部整体预算和实际情况，结合市场供应情况，制定详细的《采购计划》，明确采购项目、采购时间、采购预算、供应商选择方式等内容。-《采购计划》需经采购部门负责人审核签字后，提交采购审批小组审议。3.采购审批小组审议-采购审批小组定期召开会议，对《采购计划》进行审议。-采购部门负责人向审批小组详细介绍《采购计划》的内容，解答小组成员的疑问。-审批小组对采购项目的必要性、预算合理性、供应商选择等方面进行综合评估，形成审议意见。-对于一般性采购项目，经审批小组多数成员同意后即可通过；对于重大采购项目（超过一定金额或具有重要影响的项目），需经审批小组全体成员三分之二以上同意方可通过。4.供应商选择与采购谈判-通过审批的采购项目，采购部门按照既定的供应商选择方式（如招标、询价、竞争性谈判等）进行供应商筛选。-对潜在供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行综合评估，选择不少于三家符合要求的供应商进行采购谈判。-采购谈判由采购部门牵头，需求部门、财务部门等相关人员参与，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。-谈判结束后，采购部门整理谈判记录，形成《采购谈判报告》，推荐最优供应商，提交采购审批小组审批。5.合同签订与执行-采购审批小组批准《采购谈判报告》后，采购部门与选定的供应商签订正式的《采购合同》。-《采购合同》应明确双方的权利义务、采购物资或服务的详细规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。-合同签订后，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。-需求部门应积极配合采购部门，做好接收采购物资或服务的准备工作。6.验收与付款-采购项目完成后，需求部门会同采购部门、财务部门等相关人员组成验收小组，按照合同要求对采购物资或服务进行验收。-验收小组根据验收结果填写《采购验收报告》，对验收合格的项目予以确认；对验收不合格的项目，提出整改要求或处理意见，通知供应商及时解决。-财务部门根据《采购合同》和《采购验收报告》，审核无误后办理付款手续。四、采购预算管理1.预算编制-每年末，各需求部门根据下一年度的工作规划和实际需求，编制本部门的采购预算草案。-采购部门汇总各部门的采购预算草案，结合俱乐部整体发展战略和财务状况，进行综合平衡和调整，形成俱乐部年度采购预算初稿。-年度采购预算初稿经财务部门审核后，提交采购审批小组审议，经俱乐部管理层批准后正式下达执行。2.预算调整-在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。-《采购预算调整申请表》经部门负责人审核后，提交采购部门和财务部门审核，再报采购审批小组审批。-重大预算调整事项需经俱乐部管理层批准后方可实施。3.预算监控与分析-财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，及时掌握采购项目的资金使用进度。-采购部门每月对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，查找原因，提出改进措施。-每季度末，采购部门和财务部门联合向采购审批小组提交《采购预算执行情况分析报告》，为俱乐部决策提供依据。五、供应商管理1.供应商开发与筛选-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。-对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的情况，确定符合基本条件的供应商名单。-对符合条件的供应商进行实地考察或要求提供样品，进一步了解其实际情况，选择优质供应商纳入俱乐部供应商名录。2.供应商评估与考核-定期对供应商进行评估考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。-采购部门、需求部门等相关人员根据日常采购执行情况和反馈意见，对供应商进行打分评价。-根据评估考核结果，对表现优秀的供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对表现不佳的供应商提出整改要求，如整改后仍不符合要求，将其从供应商名录中剔除。3.供应商关系维护-采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期回访供应商，了解其经营状况和合作意愿。-对于供应商提出的合理问题和建议，及时给予回应和处理，共同解决合作过程中出现的问题。-通过组织供应商座谈会、培训等活动，加强与供应商的交流与合作，促进共同发展。六、采购风险管理1.风险识别与评估-采购部门定期组织相关人员对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括但不限于市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险、合同风险、供应商违约风险等。-对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施-针对不同等级的风险，制定相应的应对措施。-对于市场风险，通过建立价格预警机制、与供应商签订价格调整条款、增加供应商数量等方式降低风险影响；对于质量风险，加强采购物资或服务的检验检测，要求供应商提供质量保证；对于合同风险，加强合同条款审查，明确双方权利义务和违约责任；对于供应商违约风险，建立应急供应机制，确保俱乐部运营不受影响。3.风险监控与预警-采购部门和相关部门对采购风险进行实时监控，及时掌握风险变化情况。-一旦发现风险迹象，及时发出预警信号，启动相应的风险应对措施，将风险损失控制在最小范围内。七、监督与审计1.内部监督-俱乐部内部设立专门的监督岗位或监督小组，负责对采购审批过程进行监督。-监督人员有权查阅采购相关文件、资料，参与采购项目的谈判、验收等活动，对发现的问题及时提出整改意见。-各部门应积极配合内部监督工作，如实提供相关信息和资料。2.审计检查-定期邀请内部审计部门或外部审计机构对俱乐部采购活动进行审计检查。-审计内容包括采购审批流程的合规性、采购预算的执行情况、采购合同的签订与执行、供应商选择与管理等方面。-审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的违规问题提出处理建议，督促相关部门进行整改。八、培训与宣传1.培训-定期组织俱乐部员工参加采购审批管理相关培训，提高员工对采购政策、流程和制度的认识和理解。-培训内容包括采购法律法规、采购审批流程、供应商管理、合同签订等方面的知识和技能。-邀请专家或专业人士进行授课，通过案例分析、模拟演练等方式，增强培训效果。2.宣传-利用俱乐部内部宣传栏、网站、微信群等渠道，宣传采购审批管理的重要性和相关制度规定。-