某市工信局场所使用实施方案

某市工信局场所使用实施方案

一、总则（一）目的为规范某市工信局场所的合理、高效使用，确保各项工作的顺利开展，提高场所资源的利用效率，保障工信局工作环境的安全、有序，特制定本实施方案。（二）适用范围本方案适用于某市工信局所有办公场所、会议室、接待室、机房等各类功能性场所。（三）基本原则1.统筹规划原则：从全局角度出发，对场所的使用进行统一规划和安排，避免资源浪费。2.按需分配原则：根据工作任务和实际需求，合理分配场所资源，优先保障重点工作和紧急任务的开展。3.安全第一原则：在场所使用过程中，始终将安全放在首位，确保人员和财产的安全。4.高效利用原则：提高场所的使用效率，减少闲置时间，实现资源的最大化利用。二、场所分类与功能定位（一）办公场所1.领导办公室：为局领导提供独立的办公空间，用于日常办公、决策和接待重要来访人员。2.科室办公室：根据各科室的职能和人员配置，分配相应的办公区域，满足科室日常办公需求。3.公共办公区域：设置开放式办公区域，用于集中办公和团队协作，促进信息交流和工作协同。（二）会议场所1.大型会议室：可容纳较多人员，配备先进的音响、投影、视频会议等设备，适用于全局性会议、重要培训和对外交流活动。2.中型会议室：适合部门会议、小型研讨会等，具备基本的会议设备。3.小型会议室：用于内部小组讨论、一对一沟通等，提供相对私密的会议环境。（三）接待场所1.贵宾接待室：装修典雅，配备高档茶具、沙发等设施，用于接待重要贵宾和客商，展示工信局的形象和文化。2.普通接待室：满足日常一般性接待需求，为来访人员提供舒适的交流环境。（四）特殊功能场所1.机房：用于放置服务器、网络设备等关键信息技术设施，保障工信局的信息系统稳定运行。2.档案室：负责存放工信局的各类文件、档案资料，确保档案的安全保管和有效利用。三、场所使用申请与审批流程（一）申请方式1.各部门如需使用场所，应提前填写《场所使用申请表》，详细说明使用部门、使用时间、使用目的、参与人数等信息。2.《场所使用申请表》可通过工信局内部办公系统进行在线填写和提交，也可到办公室领取纸质表格填写后提交。（二）审批流程1.办公场所：-科室内部办公区域的调整，由科室负责人审批。-涉及跨科室办公场所的变动，需经办公室审核，报分管领导审批。2.会议场所：-小型会议室的使用申请，由办公室直接审批。-中型会议室的使用申请，经办公室审核后，报办公室主任审批。-大型会议室的使用申请，需经办公室、分管领导审核，报局长审批。3.接待场所：-普通接待室的使用申请，由办公室审批。-贵宾接待室的使用申请，需经办公室、分管领导审核，报局长审批。4.特殊功能场所：-机房的使用申请，需经信息中心审核，报分管领导审批。-档案室的使用申请，由档案室管理人员审批，涉及重要档案查阅的，需报分管领导审批。（三）审批时间一般情况下，办公室在收到申请后的一个工作日内完成审批并给予回复。对于紧急申请，将优先处理，确保申请部门能够及时使用场所。四、场所使用规范（一）办公场所1.保持办公场所的整洁卫生，定期进行清扫和整理，个人办公区域的物品摆放应整齐有序。2.爱护办公设施和设备，不得随意损坏或挪用。如发现设施设备损坏，应及时报修。3.遵守办公秩序，不得在办公场所大声喧哗、追逐打闹，保持安静的工作环境。4.严格遵守作息时间，不得在办公时间内从事与工作无关的活动。（二）会议场所1.使用部门应提前到达会议场所进行准备工作，确保会议按时开始。2.会议期间，应保持会议场所的安静，将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话。3.爱护会议设备，正确使用音响、投影、视频会议等设备，如遇设备故障，应及时联系技术人员处理。4.会议结束后，使用部门应负责清理会议场所，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备和门窗。（三）接待场所1.接待人员应热情、礼貌地接待来访人员，按照规定的接待流程和标准进行服务。2.保持接待场所的整洁和舒适，及时更换茶具、清理垃圾等。3.严格遵守接待纪律，不得在接待过程中泄露工信局的机密信息。（四）特殊功能场所1.机房：-机房实行专人管理，未经允许，非机房工作人员不得擅自进入。-进入机房人员应遵守机房管理制度，不得携带易燃、易爆等危险物品进入。-严格按照操作规程使用机房设备，不得随意更改设备参数和设置。2.档案室：-查阅档案应在档案室指定区域进行，不得将档案带出档案室。-爱护档案资料，不得涂改、损坏或丢失档案。-查阅完毕后，应及时将档案归还档案室管理人员，并办理归还手续。五、场所维护与管理（一）日常维护1.办公室负责办公场所、会议场所、接待场所的日常卫生清洁和设施设备的定期检查工作。2.信息中心负责机房设备的日常维护和保养，确保设备的正常运行。3.档案室管理人员负责档案室的日常管理和档案的整理、保管工作。（二）定期检查1.办公室每月组织一次对全局场所的集中检查，重点检查场所的卫生状况、设施设备的完好情况等。2.信息中心每季度对机房设备进行一次全面检查和维护，确保设备的性能和安全性。3.档案室每年对档案资料进行一次清查和整理，确保档案的完整性和准确性。（三）维修与更新1.对于场所内损坏的设施设备，使用部门应及时填写《设施设备维修申请表》，报办公室或信息中心。2.办公室或信息中心根据维修申请，及时联系维修人员进行维修。对于需要更新的设施设备，按照相关规定进行采购和更换。六、安全管理（一）消防安全1.各场所应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.保持消防通道畅通，不得在消防通道内堆放杂物。3.定期组织消防安全培训和演练，提高全局人员的消防安全意识和应急处置能力。（二）信息安全1.机房应采取严格的信息安全防护措施，如安装防火墙、入侵检测系统等，防止信息泄露和网络攻击。2.对档案室内的重要档案资料，应进行加密存储和备份，确保档案信息的安全。3.加强对全局人员的信息安全培训，提高信息安全意识，防止因人为因素导致信息安全事故。（三）人员安全1.加强对场所的安全保卫工作，配备必要的安保人员，设置门禁系统，对进出人员进行严格登记和管理。2.对场所内的电气设备、电梯等设施进行定期检查和维护，确保人员使用安全。七、监督与考核（一）监督机制1.办公室负责对全局场所使用情况进行日常监督检查，及时发现和纠正违规使用场所的行为。2.设立举报电话和邮箱，接受全局人员对场所使用违规行为的举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。（二）考核制度1.将场所使用情况纳入部门和个人的绩效考核体系，对遵守场所使用规定、维护场所良好秩序的部门和个人给予适当的奖励。2.对违反场所使用规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、扣减绩效分数等处罚。八、附则（一）解释权本实施方案由某市工信局办公室负责解释。（二）实施时间本实施方案自发布之日起正式实施