医药企业内勤岗位职责说明

医药企业内勤岗位职责说明医药企业内勤作为企业运营体系的“神经中枢”，肩负行政统筹、资源协调、合规保障的多重使命。其工作质量直接影响内部运转效率、合规风险防控及团队协作效能，是医药企业实现精益管理、践行行业规范的关键支撑环节。行政事务统筹：筑牢内部运转基石办公环境与物资管理：统筹办公区域日常维护，确保冷链设备、实验仪器等设施合规使用并定期检修；结合研发、生产、销售等部门需求（如试剂采购、宣传物料申领），制定物资采购计划，严格审核供应商资质（需符合医药行业供应商管理规范），建立物资台账并跟踪库存动态，避免因物资短缺影响核心业务推进。会议与接待管理：组织质量分析会、销售复盘会等内部会议，负责议程规划、资料准备及纪要整理；接待来访客户、监管部门或行业伙伴时，严格遵循企业接待流程与合规要求（如接待记录留痕、礼品合规管理），协调技术讲解、现场参观等环节，展现企业专业形象。文档与信息管理：守护合规与知识资产文件全生命周期管理：对合同、资质文件（如药品经营许可证、GMP证书）、业务台账（如采购/销售台账）实施规范化管理，建立电子与纸质双备份机制，定期核查文件有效期并预警（如资质续期提醒）；严格执行医药行业文档保管要求（如记录保存期限符合GSP/GMP规定），确保文件查阅、借阅流程合规可追溯。信息传递与知识沉淀：实时关注医保政策、监管新规等行业动态及企业内部通知，通过邮件、OA系统等渠道精准传达至相关部门；参与企业知识库搭建，整理业务流程手册、合规指引等资料，助力团队知识共享与新员工融入。供应链协同支持：保障产销链路顺畅需求与库存协同：汇总生产部原辅料、研发部实验耗材等需求，协助采购部门制定采购计划，跟踪进度并反馈异常（如供应商延迟交货、物资质量异议）；定期核对仓储库存数据，针对冷链药品、高值耗材等关键物资设置安全库存预警，避免因库存不足影响履约。物流与单据管理：协助物流部门整理随货同行单、冷链运输温度记录等发货单据，确保信息与货物、合同约定一致；跟踪运输状态，协调解决冷链断链、货物破损等异常，保障医药产品运输合规与安全。合规与质量管理协助：夯实风险防控底线质量文件与记录支持：配合质量部门审核采购合同质量条款（如供应商质量协议、产品标准），整理SOP、质量手册等体系文件的修订意见；协助记录偏差处理、客户投诉等质量活动全过程，确保记录真实可追溯，为内外部检查提供合规资料。合规培训与宣贯：参与合规培训组织工作，协助整理培训资料、统计考核结果；日常宣贯GSP/GMP、药品管理法等法规要求，推动团队形成合规操作习惯。团队运营支持：激活组织协作效能人事与财务事务协助：负责员工考勤统计、假期管理，协助HR开展招聘、入职手续的后勤支持；初审报销单据，确保事项符合公司财务制度与医药行业费用合规要求（如学术推广费用的真实性审核）。跨部门沟通与流程优化：协调解决销售订单与生产排期、研发样品与采购周期等流程卡点问题；基于经验提出优化建议（如简化物资申领流程），推动企业运营效率提升。任职要求：专业能力与合规意识兼备专业背景：药学、制药工程等医药相关专业，或行政管理、工商管理专业优先；具备医药行业内勤、行政、合规岗位经验者优先。核心技能：熟练使用Office办公软件（Excel需具备台账数据分析能力，Word需精准排版合规文档）；掌握ERP、DMS等医药文档管理系统操作优先；具备较强沟通协调能力，能清晰传递需求与问题。职业素养：具备强烈合规意识，熟悉GSP/GMP、药品管理法等基本法规；工作细致严谨，具备风险预判与问题解决能力，保障工作准确性与时效性。工作价值与职业发展：从“后勤保障”到“管理支撑”医药企业内勤是个人能力成长的“练兵场”：通过统筹行政事务，提升项目管理与资源整合能力；通过参与合规管理，积累医药监管知识；通过跨部门协作，锻炼沟通协调与问题解决能力。职业发展可向行政主管（搭建企业行政体系）、合规专员（专注医药合规管理）、运营专员（推动流程优化