销售业务合同审核与签订流程模板

销售业务合同审核与签订流程模板一、适用情境与目标二、全流程操作步骤（一）业务需求发起与确认操作主体：销售经理/业务负责人*操作内容：与客户初步沟通，明确客户需求（产品型号、规格、数量、服务内容、交付时间、预算范围等）；确认客户主体资格（营业执照、经营范围、法定代表人等基本信息，可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实，禁止使用非官方）；填写《业务需求确认单》（见配套表单1），记录客户核心需求、预计合同金额、关键条款（如付款方式、交付节点、违约责任等），经部门负责人审批通过后，启动合同起草流程。输出成果：《业务需求确认单》（部门负责人签字版）（二）合同文本规范起草操作主体：销售专员（根据模板填写基础信息）/法务专员（审核并完善法律条款）操作内容：销售专员依据《业务需求确认单》，使用企业标准合同模板（或参考行业通用模板）填写合同基础条款，包括：合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；标的物详情（产品名称、型号、规格、数量、单价、总价，或服务内容、范围、标准）；权利义务条款（交付时间、地点、方式、验收标准；付款方式、账户信息、发票类型等）；违约责任（逾期交付/付款、质量不达标等情形的违约金计算方式及赔偿范围）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；其他约定（保密条款、知识产权、合同生效条件等）。法务专员对合同条款进行合规性审核，重点核查：主体资格是否合法有效；权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；违约责任是否明确、可执行，是否符合《民法典》等法律规定；涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需确认是否符合行业监管要求。输出成果：合同草案（法务审核修订版）（三）多部门联合内部审核操作主体：销售部门、财务部门、法务部门、分管领导*审核流程及要点：销售部门审核：由销售经理*确认合同内容与《业务需求确认单》一致，客户需求已全部纳入，交付、付款等商业条款可执行。财务部门审核：由财务专员*确认：合同金额是否符合企业定价政策及审批权限；付款方式、节点是否与企业现金流管理要求匹配（如预付款比例、进度款支付条件、质保金比例等）；涉及税务处理的（如税率、发票类型）是否符合税法规定。法务部门终审：由法务主管*确认所有法律条款无歧义、无法律风险，重点审核违约责任、争议解决、知识产权等核心条款。分管领导审批：根据合同金额分级审批（如10万元以下由销售总监审批，10万元以上由总经理审批），审批通过后形成《内部审核表》（见配套表单2）。输出成果：《内部审核表》（各部门及分管领导签字版）（四）客户沟通与条款确认操作主体：销售经理、客户对接人操作内容：销售经理将审核通过后的合同文本（PDF盖章版）发送给客户，同步说明合同核心条款及企业标准条款；接收客户反馈意见，记录客户修改需求（如交付时间调整、付款方式变更等），填写《客户沟通记录表》（见配套表单3）；若客户修改涉及内部审核条款，需重新启动内部审核流程（如金额、付款方式等重大变更）；若为非核心条款（如表述优化、联系人信息更新），可由销售经理与法务沟通确认后直接修改，无需重新走全部审核流程。输出成果：双方确认的合同终稿（客户签字/盖章扫描件）（五）合同正式签订与盖章操作主体：行政专员、销售经理操作内容：行政专员根据合同终稿，按照企业用印管理规定，申请合同盖章（合同文本为“一式两份”或“一式三份”，根据双方约定份数准备）；加盖企业公章或合同专用章（骑缝章），保证印章清晰、位置准确（如法定代表人签字页、落款页等）；销售经理将盖章后的合同正本邮寄或送达客户，同时要求客户在约定时限内（如3个工作日）签字/盖章并回传；收到客户已签章的合同后，核对签字/盖章是否与主体信息一致，扫描存档，并将正本合同移交档案管理部门。输出成果：双方已签字/盖章的合同正本、客户回传扫描件（六）合同履行与归档管理操作主体：销售部门、财务部门、档案管理部门操作内容：销售部门根据合同约定，履行交付、服务义务，同步记录履约进度（如发货单、验收单等），保证客户按约定付款；财务部门根据合同条款开具发票、跟踪回款，逾期未付款的及时启动催收流程；档案管理部门在合同签订后10个工作日内，将合同正本、《内部审核表》《客户沟通记录表》等资料整理归档，建立合同台账（记录合同编号、签订日期、客户名称、金额、履行状态等），保证档案完整、可追溯。输出成果：合同台账、履约过程资料、档案编号三、关键环节配套表单表单1：业务需求确认单合同编号（暂定）客户名称需求类型（□产品/□服务）预计合同金额业务负责人*客户对接人*核心需求描述交付时间要求付款方式建议其他特殊约定部门负责人审批*备注表单2：内部审核表合同编号审核环节审核人*审核意见是否通过审核日期销售审核□是□否财务审核□是□否法务审核□是□否分管领导□是□否综合意见（如“通过，建议按客户意见修改第5条付款节点”）表单3：客户沟通记录表合同编号沟通时间沟通人（我方，客户）沟通内容摘要客户反馈意见处理结果四、执行过程中的风险规避要点主体资格核查：签约前务必核实客户营业执照、授权委托书（如签约非法定代表人），禁止与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约，避免合同无效风险。条款表述清晰：合同中涉及时间、金额、数量、质量等核心要素需明确具体（如“交付时间为2024年12月31日前”而非“年底前”，“违约金按日万分之五计算”而非“适当违约金”），避免歧义引发争议。审核流程刚性：严禁“先签后审”或简化审核环节，对金额较大、条款复杂的合同（如50万元以上），需邀请法务、财务、业务部门联合召开评审会，保证无遗漏风险点。履约过程留痕：交付、验收、催款等环节需保留书面凭证（