2026年建筑装饰公司质量记录保存管理制度

2026年建筑装饰公司质量记录保存管理制度一、总则（一）制定目的为规范质量记录的收集、整理、存储、借阅、销毁等全流程管理，确保质量记录真实、完整、可追溯，为工程质量追溯、验收备案、问题整改及合规检查提供依据，保障工程质量与公司运营合规性，依据《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）等法律法规及行业标准，结合建筑装饰工程特点，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑装饰工程项目从立项至质保期结束全过程产生的质量记录，包括但不限于材料验收记录、施工过程质量检查记录、检测报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、质量问题整改记录、竣工结算相关质量证明文件等，覆盖公司总部各职能部门、项目部及参与工程建设的监理单位、施工班组等相关方产生的质量记录。（三）管理原则坚持“全程管控、真实准确、分类存储、便捷追溯、合规销毁”的管理原则，以“记录可查、责任可追、过程可控”为核心，确保质量记录内容完整、签字规范、存储安全，满足工程质量追溯、行业监管检查及公司内部管理需求。（四）责任体系建立“总部统筹管理+项目具体执行”的管理架构。公司档案管理部门负责制定质量记录保存标准、建立记录分类体系、监督各部门记录管理执行情况；质量技术部门负责指导项目部质量记录的规范填写与收集；项目部设专职资料员，负责项目质量记录的日常收集、整理、归档及移交，项目经理为项目质量记录管理第一责任人，项目施工员、质量员、技术员分工负责各自岗位相关质量记录的填写与提交，监理单位协助监督项目质量记录的真实性与完整性。二、质量记录分类与内容要求（一）记录分类根据工程建设阶段与记录用途，将质量记录分为五大类。一是前期准备类，包括材料进场验收记录（含材料名称、规格、数量、供应商信息、验收结论）、施工方案审批记录（含方案名称、审批人员、审批意见、审批日期）、技术交底记录（含交底内容、交底人、接收人签字）；二是施工过程类，包括工序质量检查记录（含检查部位、检查项目、检查结果、整改要求）、隐蔽工程验收记录（含隐蔽部位、施工内容、验收意见、参与验收人员签字）、施工日志（含每日施工内容、质量情况、人员机械配置）；三是检测验收类，包括第三方检测报告（含检测项目、检测数据、检测结论、CMA认证标识）、分部分项工程验收记录（含验收部位、验收标准、验收结果、验收人员签字）、竣工预验收记录（含验收问题清单、整改要求、整改时限）；四是问题整改类，包括质量问题整改通知书（含问题描述、整改责任人、整改期限）、整改复查记录（含整改完成情况、复查结论、复查人员签字）、返修验收记录（参照《工程返修管理制度》相关记录要求）；五是其他类，包括质量事故报告（若发生）、质量培训记录（含培训内容、参训人员、考核结果）、质量奖惩记录（含奖惩事由、奖惩决定、执行情况）。（二）内容要求质量记录填写需遵循“及时、准确、完整、规范”原则，内容需与工程实际情况一致，不得虚构或篡改。记录表格（若使用公司标准表格）需填写完整，无空项（无相关内容处需填“无”或划斜线）；手写记录需使用黑色签字笔，字迹清晰、无涂改（确需修改的，需在修改处签字并注明修改日期）；电子记录需使用公司指定办公软件制作，文件命名需包含项目简称、记录类型、日期（如“XX商业广场项目-瓷砖进场验收记录-20260510”）。关键记录（如隐蔽工程验收记录、检测报告）需附相关佐证材料（如现场照片、检测样品信息），照片需标注拍摄部位、拍摄日期、拍摄人。所有记录需明确责任人与日期，涉及多方签字的，需由相关人员本人签字，不得代签。三、质量记录收集与整理（一）收集流程各岗位人员在质量记录产生后24小时内（施工日志为当日内）提交至项目资料员，其中材料验收记录需在材料进场验收完成后立即提交，检测报告需在收到报告后1个工作日内提交，验收记录需在验收完成后2个工作日内提交。资料员收到记录后，需核对记录完整性（如签字是否齐全、内容是否完整、佐证材料是否齐全），核对无误后在《质量记录接收登记本》上登记（含记录名称、提交人、接收日期、份数）；核对发现问题的，需当场告知提交人，要求补充完善后重新提交。对监理单位、第三方检测机构等外部单位提供的质量记录，由项目对应对接人（如质量员对接监理单位、技术员对接检测机构）收集，收集后3个工作日内移交资料员统一管理。（二）整理要求资料员每周对收集的质量记录进行分类整理，按“项目-建设阶段-记录类别-时间顺序”建立分类体系，如“XX项目-施工过程阶段-工序质量检查记录-2026年5月”。整理过程中，需对记录进行编号（编号规则为“项目编号-记录类别代码-年份-月份-流水号”，如“XM001-GCJC-2026-05-001”），编号需唯一且在登记本中对应记录。对纸质记录，需按编号顺序整理成册，每册厚度不超过50页，册内附目录（含记录名称、编号、页码），封面标注项目名称、记录类别、整理时间段、册数（如“XX项目-检测验收类记录-2026.01-2026.06-第1册/共3册”）；对电子记录，需按相同分类体系在公司指定云盘（或服务器）建立文件夹，按编号顺序存储，同时在本地电脑备份（定期更新备份）。整理完成后，资料员需对纸质记录进行装订（使用打孔装订或档案专用装订夹），电子记录需设置访问权限（仅项目管理人员与资料员可编辑，其他人员仅可查看）。四、质量记录存储与防护（一）存储要求纸质质量记录存储在项目现场专用档案柜（需具备防火、防潮、防虫、防盗功能，放置在通风干燥、远离火源的房间），档案柜需贴标签标注存储记录类别与时间段，柜内放置干燥剂与防虫药剂（定期更换）。电子质量记录存储在公司指定云盘（或服务器），云盘（或服务器）需设置定期备份机制（每日自动备份，备份文件保存至异地服务器），备份数据需加密存储，防止数据丢失或泄露。项目竣工后，纸质质量记录需在3个月内移交至公司档案管理部门，由档案管理部门存储在公司总部档案库（档案库需符合《档案馆建筑设计规范》要求，配备温湿度控制系统、消防系统、监控系统）；电子记录需在项目竣工后1个月内同步至公司档案管理部门指定存储系统，与纸质记录关联归档。（二）防护措施档案管理人员需定期检查纸质记录存储环境，每周检查档案柜内温湿度（温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%），发现温湿度异常及时调整；每月检查记录是否有霉变、虫蛀、破损情况，发现问题及时处理（如霉变记录需进行干燥处理，破损记录需进行修补）。电子记录存储系统需配备防火墙、杀毒软件，定期更新系统补丁，防止黑客攻击或病毒感染；档案管理部门需定期（每季度）对电子记录进行完整性检查，核对电子记录与纸质记录是否一致，检查备份数据是否可正常恢复。严禁在存储纸质记录的房间内吸烟、使用明火，严禁将易燃易爆物品带入档案库；电子记录存储设备需避免靠近强磁场、强电场，防止设备损坏导致数据丢失。五、质量记录借阅与归还（一）借阅流程公司内部人员因工作需要借阅质量记录，需填写《质量记录借阅申请表》，注明借阅记录名称、编号、借阅用途、借阅期限，经所在部门负责人签字后，提交至档案管理部门（项目建设期由项目资料员负责）。借阅纸质记录的，档案管理人员需核对借阅人身份与申请表签字，确认无误后在《质量记录借阅登记本》上登记（含借阅人、记录信息、借阅日期、归还日期），并告知借阅人记录使用要求（不得涂改、污损、转借）；借阅电子记录的，档案管理人员需根据借阅权限，为借阅人开通对应记录的查看权限（权限期限与借阅期限一致），并记录权限开通情况。外部单位（如行业监管部门、审计单位）借阅质量记录，需提供单位介绍信（注明借阅事由、借阅记录范围）与借阅人身份证明，经公司档案管理部门负责人审批后，方可借阅（原则上仅提供复印件，需在复印件上注明“仅供XX单位使用，原件存于XX公司”，加盖公司档案专用章）；确需借阅原件的，需经公司分管领导审批，且借阅人需现场查阅，不得带出档案库。（二）归还要求借阅人需在借阅期限内归还质量记录，纸质记录归还时，档案管理人员需检查记录是否有涂改、污损、缺页情况，核对无误后在借阅登记本上标注归还日期；发现记录损坏或缺失的，需立即上报档案管理部门负责人，根据损坏程度追究借阅人责任（如轻微污损需由借阅人负责清洁修复，严重损坏或缺失需由借阅人承担补制责任）。电子记录借阅权限到期后，系统自动关闭权限；若需延长借阅期限，借阅人需在权限到期前3个工作日内提交延期申请，经审批后延长权限期限。归还的纸质记录需放回原存储位置，确保编号顺序与存储体系一致；电子记录借阅过程中，严禁下载、复制（经审批允许的除外），严禁将记录转发至外部人员或非指定系统，违反者按公司保密制度处理。六、质量记录销毁（一）销毁条件质量记录保存期限需符合相关规定，其中短期保存记录（如施工日志、工序质量检查记录）保存期限为工程竣工验收后5年；中期保存记录（如材料验收记录、分部分项工程验收记录、整改复查记录）保存期限为工程质保期结束后10年；长期保存记录（如竣工结算相关质量证明文件、第三方检测报告、隐蔽工程验收记录）保存期限为工程设计使用年限（若未明确设计使用年限，按50年保存）；永久性保存记录（如竣工总验收记录、质量事故报告（若发生））需永久保存。达到保存期限的质量记录，由档案管理部门牵头组织鉴定，成立鉴定小组（由档案管理、质量技术、法务部门人员组成），对记录的继续保存价值进行评估，确定是否销毁（无继续保存价值的可销毁，仍有参考或备查价值的需延长保存期限）。涉及法律纠纷、审计检查未完成或公司认为有必要继续保存的质量记录，即使达到保存期限，也需暂缓销毁，待相关事项结束后重新评估。（二）销毁流程经鉴定确认需销毁的质量记录，由档案管理部门填写《质量记录销毁申请表》，注明销毁记录名称、编号、数量、保存期限、鉴定结论，经鉴定小组签字后，报公司档案管理部门负责人审核、分管领导审批。纸质记录销毁需委托具备资质的专业销毁机构（需提供销毁资质证明、保密协议），销毁过程需有2名及以上档案管理人员现场监督，确保记录全部销毁（不得留存任何残片），销毁完成后由销毁机构出具《销毁证明》，监督人员在《质量记录销毁登记本》上签字确认（含销毁时间、地点、销毁方式、参与人员），《销毁证明》与销毁申请表、登记本一并归档。电子记录销毁需使用专业数据销毁软件（确保数据无法恢复），由档案管理部门与信息技术部门共同操作，销毁前需再次核对销毁记录清单，确认无误后进行销毁，销毁过程需留存操作日志（含销毁时间、操作人员、销毁记录信息），操作日志与销毁申请表一并归档。严禁擅自销毁质量记录，严禁将需销毁的记录作为废品出售或随意丢弃，违反者按公司规章制度严肃处理，构成违法的，移交司法机关处理。七、监督与考核（一）监督检查公司档案管理部门每季度对各项目部、各职能部门质量记录管理情况进行检查，检查内容包括记录收集及时性、填写规范性、存储安全性、借阅归还规范性，检查方式包括现场查阅记录、核对登记本、访谈相关人员，对检查发现的问题（如记录填写不完整、存储环境不达标、借阅未登记），出具《质量记录管理整改通知书》，明确整改责任人与整改期限，跟踪整改情况。公司质量技术部门在日常质量检查中，同步检查质量记录完整性与真实性，重点检查关键记录（如隐蔽工程验收记录、检测报告）是否与工程实际一致，对发现的记录造假、篡改等问题，立即上报公司管理层，严肃追究相关人员责任。每年年底，公司组织质量记录管理专项audit，由audit小组（含外部专家）对公司质量记录管理体系的有效性进行评估，提出改进建议，形成audit报告，作为下一年度制度优化与管理改进的依据。（二）考核奖惩将质量记录管理工作纳入各部门、各项目部绩效考核，考核指标包括记录收集及时率（目标≥98%）、记录填写合格率（目标≥95%）、记录存储完好率（目标100%）、借阅归还合规率（目标100%）。对考核优秀的部门或项目部（考核得分≥90分），给予通报表扬与绩效奖金奖励（部门奖金5000-10000元，项目部奖金根据项目规模确定）；对考核不合格的部门或项目部（考核得分＜60分），给予通报批评，扣发部门负责人或项目经理当月绩效奖金的20%，并责令限期整改，整改仍不合格的，调整相关责任人岗位。对在质量记录管理工作中表现突出的个人（如及时发现记录问