会议室预约及使用管理制度

会议室预约及使用管理制度会议室作为组织内部沟通协作的重要场所，其高效有序的管理对于提升工作效率、保障会议质量具有关键意义。为规范会议室的预约、使用与管理，确保资源得到合理分配与充分利用，特制定本制度。一、会议室资源概述本组织共设有X间会议室，包括小型讨论间X间、中型会议室X间、大型报告厅X间，均配备基础会议设备（投影仪、白板、音响等），部分高级会议室配备视频会议系统及智能协作设备。会议室按功能区域划分，不同规格满足不同规模会议需求。所有会议室均遵循统一的管理标准，实行预约优先、按时使用原则。二、预约管理机制（一）预约渠道1.线上预约系统：通过组织内部OA系统或专用会议室预约平台进行在线申请，支持日历同步与实时查询。2.线下预约：向行政部提交纸质预约申请表，工作日提前1-3天办理。预约需提供会议主题、时间（起止时间）、参会人数、所需设备清单等信息，系统自动记录并推送确认通知。（二）预约规则1.使用优先级：部门主管会议>部门例会>一般性讨论；高层领导会议优先使用大型会议室。2.时间限制：单次会议预约时长不超过4小时，特殊情况需报行政部审批。相邻会议可申请连续使用，但需间隔至少15分钟清场。3.重复预约：周期性会议（如每周例会）可申请批量预约，有效期为三个月，到期前需重新确认。4.取消机制：会议临时取消须至少提前2小时申请，释放资源给其他待用需求。三、使用规范（一）入场要求1.凭预约凭证入场，未经许可禁止擅自使用。会议开始前15分钟，使用部门负责人确认设备状态。2.参会人员遵守会场秩序，手机调至静音，保持室内环境安静。3.禁止在会议室吸烟、饮食，确需使用茶水需自带杯具并妥善处理垃圾。（二）设备管理1.投影仪使用需提前开启，会议结束后恢复默认设置；白板笔用完后补充至指定位置。2.视频会议系统操作需由专人负责，使用后核对设备状态并记录异常情况。3.如遇设备故障，应立即停止使用并向行政部报修，不得擅自拆卸。（三）卫生维护1.会议结束后，使用部门负责清理桌面、椅子归位、关闭设备电源。2.行政部每日对会议室进行例行保洁，每周进行深度消毒，确保环境卫生达标。3.发现破坏公物行为，按价赔偿并通报责任部门。四、特殊会议保障（一）重要会议1.大型活动或外部接待需提前一周协调场地，行政部提供专人协助布置。2.涉及保密内容的会议，需设置临时门禁或监控，会后立即恢复原状。3.外单位使用会议室需签订使用协议，明确双方权责。（二）应急使用1.突发事件临时占用，须报主管领导批准，优先保障行政部值班会议室。2.节假日值班会议按月度集中预约，行政部统筹安排。3.系统故障导致无法预约时，由行政部协调就近场地替代。五、监督与考核（一）行政部职责1.每日巡查会议室使用情况，对违规行为进行记录与提醒。2.每月汇总使用数据，分析资源闲置原因并提出优化建议。3.定期组织设备维护培训，提升使用部门管理意识。（二）责任追究1.未经预约使用会议室，取消当月部门预约额度，屡次者通报批评。2.设备损坏未报修或故意破坏，按原价双倍赔偿并纳入绩效考核。3.会议结束后未清理场地，次月强制加派保洁任务。六、制度修订本制度每年评估一次，根据组织规模变化和技术升级适时调整。修订需经管