医院基建档案管理制度

医院基建档案管理制度第一章总则第一条制度目的为加强医院基本建设档案（以下简称“基建档案”）的规范化管理，明确基建档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各环节的职责与流程，确保基建档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥基建档案在项目运维、维修改造、审计监督、历史追溯等工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《国家卫生健康委员会属（管）单位基本建设管理办法》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规及行业规范，结合本院实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于医院所有基建项目（包括新建、改扩建、维修改造、装修装饰、管线铺设、场地整治等）形成的各类档案资料，覆盖项目立项、勘察设计、招标采购、施工建设、竣工验收、竣工结算、后期运维等全生命周期，涉及基建管理部门、档案管理部门、施工单位、监理单位、设计单位、审计部门、财务部门等相关单位及人员。第三条管理原则全程归档原则：基建档案管理贯穿项目全流程，从项目立项开始同步收集相关资料，确保档案形成与项目推进无缝衔接。集中统一原则：所有基建档案均由医院档案管理部门集中统一管理，实行纸质档案与电子档案同步归档、双重保管，严禁个人或部门私自留存、据为己有。规范有序原则：基建档案的收集、整理、组卷、归档需符合国家档案管理标准及行业规范，做到分类科学、组卷合理、目录清晰、标识规范。安全保密原则：建立健全档案安全保管机制，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等“八防”措施，严格遵守保密规定，防范档案泄露或损毁。有效利用原则：优化档案检索与利用流程，建立便捷的档案查询机制，确保基建档案能为项目运维、维修改造、审计核查等工作提供有效支撑。第四条管理职责分工基建管理部门（基建办）：作为基建档案管理的责任部门，负责项目全流程档案资料的收集、整理、初步审核，督促施工、监理、设计等参建单位按时移交档案，配合档案管理部门完成归档工作，建立项目档案管理台账。档案管理部门：负责基建档案的接收、验收、分类、组卷、编号、入库保管，制定档案管理标准，提供档案管理技术指导，办理档案查阅、借阅手续，开展档案安全检查与维护。参建单位（施工、监理、设计、勘察等）：负责各自职责范围内形成的档案资料的收集、整理、审核，确保资料真实完整、签字齐全，按合同约定及规定时限向医院基建管理部门移交档案。财务部门：负责基建项目财务相关档案（如预算、结算、付款凭证、财务决算报告等）的收集整理，按规定移交档案管理部门归档，配合档案利用中的财务信息核查。审计部门：负责基建项目审计过程中形成的审计资料的收集整理与移交，对基建档案的完整性、合规性进行审计监督。后勤保障部门：负责基建项目竣工后运维过程中形成的维修改造、设施更新等档案资料的收集整理，及时移交档案管理部门归档。第二章档案归档范围与保管期限第五条归档范围基建档案归档范围覆盖项目全流程，主要包括以下类别：立项审批类：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、项目立项申请、立项批复文件、规划选址意见、用地预审意见、环境影响评价报告及批复、节能评估报告及批复等。勘察设计类：地质勘察报告、水文勘察资料、地形地貌图、规划设计方案、初步设计文件及批复、施工图设计文件、图纸会审记录、设计变更文件及批复、技术交底记录等。招标采购类：招标文件、招标公告、投标文件、中标通知书、评标报告、招标答疑文件、工程量清单、施工合同、监理合同、设计合同、勘察合同、设备采购合同等各类合同及附件。施工管理类：开工报告、施工组织设计、施工方案、技术交底记录、原材料质量证明文件（合格证、检验报告）、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、工程进度报表、监理日志、施工日志、质量整改通知书及回复、安全生产记录等。竣工验收类：竣工验收申请报告、竣工验收方案、验收组成员名单、竣工验收记录、竣工图（含修改补充说明）、工程质量评估报告、消防验收报告、环保验收报告、人防验收报告、卫生防疫验收报告、竣工结算审核报告、财务决算报告等。后期运维类：项目竣工后的维修改造方案、维修记录、设施设备更新记录、运维巡查记录、重大故障处理报告等。其他相关类：项目相关会议纪要、请示批复文件、照片、视频、音频等声像资料，以及与项目相关的其他具有保存价值的文件材料。第六条保管期限永久保管：涉及医院主体建筑、重大基建项目的立项审批文件、竣工验收文件、竣工图、重要合同、财务决算报告等，需永久保管。长期保管（30年）：一般基建项目的勘察设计资料、施工管理资料、监理资料、招投标文件、普通合同等，保管期限为30年。短期保管（10年）：项目施工过程中的临时报表、普通会议记录、阶段性进度资料等临时性文件材料，保管期限为10年。保管期限从项目竣工验收合格并完成档案归档的次年1月1日起计算。第三章档案收集与整理第七条收集要求及时性：基建管理部门应在项目立项后建立档案收集台账，按归档范围同步收集各类文件材料，确保不遗漏关键资料；参建单位应在每阶段工作完成后15日内将相关资料移交基建管理部门。完整性：收集的档案资料需齐全完整，包括正文、附件、附图、签字页、盖章页等，不得缺页、漏项；复印件需注明原件存放处并加盖相关单位公章。真实性：档案资料需真实反映项目实际情况，数据准确、签字齐全、盖章有效，严禁伪造、篡改档案资料。规范性：文件材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印，字迹清晰、卷面整洁，不得使用铅笔、圆珠笔书写；图纸应采用标准图幅，折叠规范，标注清晰。第八条整理规范分类整理：按本制度第五条规定的归档类别进行分类，每类下可按项目阶段、文件类型进一步细分，确保分类逻辑清晰。组卷要求：同一项目、同一类别、同一阶段的文件材料组成一卷或多卷，卷内文件按形成时间或重要程度排序；卷内文件需编写页码，填写卷内文件目录（包括序号、文件编号、文件名称、形成单位、形成日期、页数、备注等）。装订要求：纸质档案采用线装或胶装方式装订，装订前去除金属物，做到整齐牢固、便于翻阅；图纸采用折叠式装订或盒装保存，折叠后图签外露。案卷封面：每卷档案需填写案卷封面，注明项目名称、案卷题名、形成单位、形成日期、保管期限、卷内页数、案卷编号等信息，加盖相关单位公章。第九条电子档案整理电子档案需与纸质档案内容一致，确保完整、准确、可读，格式符合国家相关标准（文本文件采用PDF格式，图纸采用DWG格式，照片采用JPG格式，视频采用MP4格式）。电子档案需进行命名规范（如“项目名称-归档类别-文件名称-形成日期”），建立电子档案目录，设置权限管理，定期备份，防止数据丢失或损坏。涉及保密内容的电子档案，需进行加密处理，严格控制访问权限，确保信息安全。第四章档案归档与保管第十条归档流程项目竣工验收合格后3个月内，基建管理部门完成所有档案资料的收集、整理、初步审核，填写《基建档案移交申请表》，附档案移交清单（注明案卷编号、题名、数量、页数、电子档案情况等），向档案管理部门申请移交。档案管理部门收到移交申请后，在15个工作日内组织验收，验收内容包括档案完整性、真实性、规范性、签字盖章情况等，电子档案需核查可读性与一致性。验收合格的，档案管理部门与基建管理部门办理交接手续，双方在《基建档案移交交接单》上签字确认，明确责任；验收不合格的，退回基建管理部门限期整改，整改完成后重新申请验收。档案管理部门对验收合格的档案进行分类、编号、入库，更新档案管理系统，建立纸质档案与电子档案的对应关联。第十一条保管管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，门窗坚固、通风良好，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等设备（如灭火器、除湿机、防虫药剂、遮光窗帘等），保持库房温度在14-20℃，相对湿度在45-60%之间。档案存放采用专用档案柜，按档案分类、编号顺序排列，做到“柜有目录、卷有标识”，便于检索查找；档案柜应远离水源、电源，防止潮湿、漏电损坏档案。档案管理部门每月对库房进行一次安全检查，每季度对档案保管情况进行一次抽样核查，每年开展一次全面清查，做好检查记录，发现问题及时处理并上报；对破损、褪色、霉变的档案及时进行修复或复制。电子档案存储在专用服务器或存储设备中，实行异地备份与定期备份相结合（至少每月备份一次），备份介质妥善保管，定期检查备份数据的完整性与可读性。第五章档案查阅与利用第十二条查阅条件医院内部科室因工作需要查阅基建档案的，需填写《基建档案查阅申请表》，经科室负责人签字、档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。外部单位（如审计、监管部门、参建单位等）查阅基建档案的，需持单位介绍信、本人有效身份证件，经医院分管基建领导批准后，由档案管理部门专人陪同查阅。涉及国家秘密、商业秘密或医院核心利益的基建档案，查阅需经医院主要领导批准，严格控制查阅范围。第十三条利用规范查阅档案需在档案管理部门指定的场所进行，严禁将档案带出指定区域；确因工作需要借出档案的，需经档案管理部门负责人及分管院领导批准，约定归还日期（一般不超过7个工作日），逾期未还需办理续借手续。查阅档案时不得涂改、勾画、撕毁、抽取档案页面，不得拍摄、复制档案核心内容；确需复制档案的，需经档案管理部门负责人批准，复制件需注明复制日期、用途，由档案管理人员核对后加盖档案管理部门公章。档案利用完毕后，查阅人员需在《基建档案利用登记薄》上签字，注明利用事由、利用时间、查阅案卷编号等信息。严禁利用基建档案从事违法违规活动，不得向无关人员泄露档案内容，违者按规定追究责任。第十四条利用服务档案管理部门建立基建档案检索系统，提供案卷目录检索、文件名称检索、项目名称检索等多种检索方式，提高档案利用效率。档案管理部门为查阅人员提供必要的咨询指导，协助查找相关档案，根据需求提供档案复制、摘录等服务。对高频利用的基建档案（如主体建筑竣工图、主要设施管线图等），可制作副本或电子查阅件，方便日常查阅使用。第六章档案鉴定与销毁第十五条档案鉴定档案保管期限届满前1年，由档案管理部门会同基建管理部门、财务部门、审计部门组成鉴定小组，对档案进行鉴定。鉴定小组对档案的保存价值进行评估，提出继续保管、延长保管期限或予以销毁的意见，填写《基建档案鉴定意见书》，经鉴定小组成员签字确认。需延长保管期限的档案，由档案管理部门更新档案保管信息，重新标注保管期限；需销毁的档案，按本制度第十六条规定办理销毁手续。第十六条销毁流程对经鉴定确认无保存价值的基建档案，由档案管理部门填写《基建档案销毁申请表》，附《基建档案鉴定意见书》《档案销毁清册》（注明档案名称、案卷编号、形成单位、形成日期、保管期限、卷数、页数等），报医院分管档案领导审核、主要领导批准。档案销毁需在指定地点进行，由两人以上负责监销，监销人员需核对销毁档案与《档案销毁清册》是否一致，销毁完毕后在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期、地点、监销人。《档案销毁清册》及相关鉴定、审批文件需永久保存，电子档案销毁需按电子数据销毁规范执行，确保数据不可恢复。严禁私自销毁基建档案，严禁将销毁档案出售或挪作他用。第七章监督检查与责任追究第十七条监督检查档案管理部门每季度对基建档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行检查，发现问题及时下达整改通知书，督促相关部门限期整改。审计部门每年对基建档案管理情况进行审计，重点核查档案的完整性、合规性、安全性，以及档案管理流程的执行情况。建立基建档案管理考核机制，将档案管理工作纳入基建管理部门及相关参建单位的考核范围，对档案管理工作成效显著的给予表彰，对管理不力的予以通报批评。第十八条责任追究对在基建档案管理过程中出现以下行为的，追究相关部门及责任人的责任：未按规定收集、整理基建档案，导致档案缺失、遗漏的；私自留存、隐匿、据为己有基建档案，或拒绝移交档案的；伪造、篡改基建档案资料，提供虚假档案的；档案保管不当，导致档案损毁、丢失、霉变、虫蛀的；违反查阅利用规定，擅自借出、复制、传播档案，或泄露档案秘密的；未按规定程序擅自销毁基建档案的；其他违反本制度规定，造成基建档案管理混乱或医院损失的。第十九条责任追究方式根据违规行为的情节轻重、造成损失的大小，采取以下责任追究方式：限期整改；通报批评；经济处罚（如扣发绩效工资、赔偿经济损失等）；行政处分（如警告、