某市公安局执法案卷归档规范制度

某市公安局执法案卷归档规范制度

一、总则（一）目的与意义为了加强公安机关执法案卷管理，确保执法案卷的完整性、准确性和规范性，有效维护公民、法人和其他组织的合法权益，提高公安机关执法公信力，依据相关法律法规，结合本局实际情况，制定本规范制度。执法案卷作为公安机关执法活动的重要记录，对于保障司法公正、促进依法行政具有不可替代的作用。规范的归档工作有助于提升执法质量，为后续的案件复查、法律监督以及行政决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于本局各执法办案部门在办理行政案件、刑事案件过程中形成的各类执法案卷的归档管理工作。涵盖从案件受理、调查取证、案件处理到执行等各个环节所产生的文书材料。（三）基本原则1.合法性原则：执法案卷的归档工作必须严格遵循国家法律法规和公安部相关规定，确保归档程序和内容合法合规。2.完整性原则：全面收集、整理案件办理过程中的各类文书材料，保证案卷内容完整无遗漏，能够准确反映案件全貌。3.准确性原则：对归档文书材料的内容进行认真审核，确保其与案件事实相符，记录准确无误，数据清晰可靠。4.规范性原则：统一归档标准和操作流程，做到分类科学、排列有序、编目规范、装订整齐，便于查阅和管理。二、归档责任主体（一）办案部门职责1.各办案部门负责本部门办理案件的执法案卷的收集、整理和初步审核工作。办案民警应当在案件办理过程中及时收集与案件有关的各类文书材料，并按照规定进行整理。2.在案件办结后，办案部门应当对拟归档的案卷进行全面审核，确保文书材料齐全、内容准确、手续完备。审核通过后，将案卷移交本局档案管理部门。（二）档案管理部门职责1.档案管理部门负责对全局执法案卷归档工作的统筹规划、监督指导和检查验收。制定具体的归档工作流程和标准，定期组织对办案部门的归档工作进行培训和指导。2.接收办案部门移交的执法案卷，按照本制度规定进行再次审核和整理，对不符合归档要求的案卷及时退回办案部门进行补充完善。负责执法案卷的分类、编号、装订、上架存储等工作，建立健全案卷检索目录和电子档案数据库，实现对执法案卷的科学管理和高效利用。三、归档范围与内容（一）行政案件归档范围1.受案材料：包括受案登记表、受案回执、报案材料、群众扭送材料等，记录案件的来源和初始情况。2.调查取证材料：询问笔录、讯问笔录、证人证言、鉴定意见、勘验检查笔录、视听资料、电子数据等，这些材料是认定案件事实的关键证据。3.案件处理材料：行政处罚决定书、行政强制措施决定书、收缴物品清单、责令整改通知书等，体现对案件的处理结果和措施。4.执行材料：罚款缴纳凭证、行政拘留执行回执、没收财物处理记录等，反映案件处理结果的执行情况。5.其他材料：如案件审核审批表、案件讨论记录、告知笔录等，涉及案件办理过程中的内部审批和对当事人权利的告知等事项。（二）刑事案件归档范围1.立案材料：立案决定书、立案报告表、线索来源材料等，标志案件进入刑事诉讼程序。2.侦查材料：犯罪嫌疑人供述和辩解、证人证言、鉴定意见、勘验检查笔录、搜查笔录、扣押清单、调取证据清单等，全面反映侦查过程和获取的证据。3.强制措施材料：拘留证、逮捕证、取保候审决定书、监视居住决定书等，记录对犯罪嫌疑人采取的强制措施情况。4.移送起诉材料：起诉意见书、证据目录、证人名单等，用于将案件移送人民检察院审查起诉。5.其他材料：如案件侦查终结报告、补充侦查材料、撤销案件决定书等，根据案件不同阶段和处理结果产生的相关文书。四、归档流程（一）收集整理阶段1.办案民警在案件办理过程中，按照一案一档的原则，随时收集与案件有关的各类文书材料，并进行初步分类整理。对于纸质文书，确保其字迹清晰、内容完整；对于电子证据，及时进行存储和备份，注明来源和形成时间。2.案件办结后，办案民警对全案文书材料进行系统梳理，检查材料的完整性和准确性。对缺失的材料及时进行补充，对重复或无关的材料进行筛选剔除。（二）审核装订阶段1.办案部门负责人对办案民警整理好的案卷进行审核，重点检查文书材料是否齐全、证据是否充分、法律手续是否完备、文书格式是否规范等。对于审核中发现的问题，及时通知办案民警进行整改。2.审核通过后，办案民警按照规定的顺序和要求对文书材料进行装订。装订应牢固、整齐，不得有掉页、错页现象，同时在案卷封面和背脊上注明案件名称、案件编号、办案部门、办案民警等信息。（三）移交归档阶段1.办案部门将装订好的执法案卷定期移交本局档案管理部门。移交时，填写案卷移交清单，注明移交案卷的数量、案件名称、案件编号等信息，双方签字确认。2.档案管理部门接收移交的案卷后，进行再次审核。审核内容包括案卷的完整性、装订质量、编目准确性等。对于不符合归档要求的案卷，当场退回办案部门重新整理。审核合格的案卷，按照既定的分类方案进行编号、上架存储，并录入电子档案管理系统，建立相应的索引目录，方便查询和调阅。五、归档标准（一）文书材料排列顺序1.行政案件文书材料一般按照以下顺序排列：受案材料、调查取证材料、案件处理材料、执行材料、其他材料。其中，调查取证材料按照证据的重要程度和形成时间依次排列；案件处理材料按照处理决定的作出时间先后排列。2.刑事案件文书材料排列顺序为：立案材料、侦查材料、强制措施材料、移送起诉材料、其他材料。侦查材料按照不同种类证据的重要性和关联性进行排列，强制措施材料按照采取措施的时间顺序排列。（二）编目要求1.对每卷执法案卷编制详细的目录，目录应包含文书材料的名称、日期、页号等信息。目录编制应准确无误，与卷内文书材料内容相符。2.页号编写：在文书材料的正面右上角、背面左上角编写页号，空白页不编页号。页号应连续、清晰，便于查阅和统计。（三）装订规格1.执法案卷采用A4纸张规格进行装订，对于大于A4纸张的文书材料，应进行折叠处理，使其与A4纸张大小一致；对于小于A4纸张的材料，应进行粘贴或托裱，确保装订整齐。2.装订应使用线绳或专用装订设备，装订厚度一般不超过2厘米。装订应牢固、整齐，不得影响文书材料的阅读和使用。六、存储与保管（一）存储环境要求1.设立专门的执法案卷档案库，档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。2.档案库应配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等设施设备，定期进行检查和维护，确保档案存储安全。（二）分类存储方式1.执法案卷按照行政案件和刑事案件进行大类划分，然后根据案件发生时间、案件类型等因素进行进一步细分。同一类型的案件按照年份和案件编号顺序依次上架存储，便于查找和管理。2.建立电子档案数据库，将执法案卷的目录信息和扫描图像等电子数据进行分类存储，与纸质档案建立一一对应关系，实现纸质档案和电子档案的协同管理。（三）定期清查与维护1.档案管理部门定期对执法案卷进行清查盘点，核对纸质档案与电子档案的一致性，检查档案的存储状况。对于发现的档案损坏、丢失等问题，及时进行登记和处理，并采取相应的补救措施。2.对超过保管期限的执法案卷，按照规定的程序进行鉴定和销毁。销毁前，应编制销毁清册，经审批后进行销毁处理，并在电子档案管理系统中进行相应记录。七、查阅与利用（一）查阅申请与审批1.本局内部人员因工作需要查阅执法案卷的，应填写《执法案卷查阅申请表》，注明查阅目的、查阅案件名称或编号、预计查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本局执法案卷的，应持有单位介绍信和相关法律文书，说明查阅理由和查阅范围，经本局分管领导审批后，方可到档案管理部门查阅。（二）查阅方式与要求1.查阅执法案卷应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将案卷带出指定场所。查阅过程中，应爱护档案，不得在案卷上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换文书材料。2.如需复印或摘录案卷内容，应按照规定的程序办理审批手续。复印或摘录的内容应妥善保管，不得泄露与案件有关的机密信息。（三）利用反馈与跟踪1.档案管理部门对执法案卷的查阅利用情况进行登记，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。定期对查阅利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。2.对于因执法案卷查阅利用而产生的问题或反馈意见，档案管理部门应及时进行处理和回复，不断改进档案服务工作，提高档案利用效率。八、信息化建设（一）电子档案管理系统建设1.加大对执法案卷信息化建设的投入，建立功能完善、操作便捷的电子档案管理系统。该系统应具备档案录入、存储、检索、查询、统计分析等功能，实现对执法案卷的数字化管理。2.电子档案管理系统应与本局其他业务系统进行有效对接，实现数据的互联互通和共享共用，提高工作效率和执法协同能力。（二）数字化扫描与存储1.逐步对现有纸质执法案卷进行数字化扫描，将扫描图像转化为电子数据，并进行分类存储。扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化存储的相关标准。2.在数字化扫描过程中，对文书材料进行准确编目和索引，确保电子档案与纸质档案的一致性和可追溯性。同时，对电子档案数据进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息化应用与服务1.推广电子档案在执法办案、法律监督、教育培训等工作中的应用，办案民警可以通过电子档案管理系统快速查阅相关案件资料，为案件办理提供参考。2.利用信息化手段，为社会公众提供依法公开的执法案卷信息查询服务，增强公安机关执法工作的透明度，接受社会监督。九、培训与监督（一）业务培训1.档案管理部门定期组织对办案民警进行执法案卷归档业务培训，培训内容包括归档制度、操作流程、标准规范等。通过培训，提高办案民警的归档意识和业务水平。2.邀请档案管理专家进行专题讲座和现场指导，分享先进的档案管理经验和技术，不断提升本局执法案卷归档工作的整体质量。（二）监督检查1.本局法制部门和档案管理部门联合对各办案部门的执法案卷归档工作进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括归档工作的落实情况、案卷质量、存储保管等方面。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求办案部