审计公司办公用品采购管理制度

审计公司办公用品采购管理制度

一、总则（一）目的为加强本审计公司办公用品采购管理，规范采购行为，确保办公用品及时供应、质量可靠、成本合理，特制定本制度。通过完善的采购管理体系，提升公司运营效率，更好地为审计业务开展提供支持，推动审计事业的稳健发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公用品的采购活动。包括但不限于办公文具、办公设备耗材、日常办公生活用品等。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.按需采购原则：根据各部门实际需求进行采购，避免盲目采购造成浪费。3.质量优先原则：在保证质量的前提下，选择性价比高的办公用品，确保满足工作需要。4.公平公正原则：采购过程应保持公平、公正、公开，维护公司利益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定办公用品采购计划和预算：结合公司各部门需求和财务状况，科学合理安排采购资金。2.选择合格供应商并建立供应商档案：对供应商的资质、信誉、产品质量等进行评估和审核，定期更新供应商信息。3.组织采购活动：根据采购需求，采用合适的采购方式，如招标、询价、议价等，确保采购工作顺利进行。4.签订采购合同：明确双方权利义务，保障公司利益。合同内容应包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。5.跟踪采购订单执行情况：及时与供应商沟通，确保按时、按质、按量交货。6.处理采购过程中的纠纷和问题：协调各方关系，维护公司合法权益。（二）使用部门1.提出办公用品采购需求：根据工作实际需要，定期向采购部门提交采购申请，详细说明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。2.协助采购部门进行供应商评估：提供使用过程中的反馈意见，为选择合适供应商提供参考。3.参与办公用品验收工作：确保所采购的办公用品符合工作要求。（三）财务部门1.审核采购预算和合同：确保采购资金使用合理，合同条款符合财务规定。2.办理采购付款手续：按照合同约定及时支付货款，维护公司信誉。3.对采购成本进行核算和分析：为公司采购决策提供财务数据支持，协助控制采购成本。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.定期申报：各部门应在每月末根据下月工作安排，填写《办公用品采购申请表》，提交给采购部门。申请表应注明办公用品的名称、规格、型号、预计使用时间等信息。2.汇总审核：采购部门对各部门提交的采购申请进行汇总，结合库存情况，编制《办公用品采购计划》。计划应明确采购项目、数量、预计采购时间等内容，并报公司领导审核批准。（二）采购预算编制1.依据标准：财务部门根据采购计划，结合历史采购数据、市场价格波动等因素，制定办公用品采购预算标准。预算标准应明确各类办公用品的单价上限、年度采购金额等。2.预算编制：采购部门根据批准的采购计划和预算标准，编制《办公用品采购预算表》，详细列出各项采购项目的预算金额。预算表经财务部门审核后，报公司领导审批。3.预算调整：在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经财务部门审核、公司领导批准后方可调整。四、供应商管理（一）供应商选择1.信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集的信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.初步筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，排除不符合基本条件的供应商。基本条件包括具有合法经营资质、良好的信誉、稳定的产品质量等。3.实地考察：对初步筛选出的供应商，采购部门应组织实地考察。考察内容包括供应商的生产环境、生产设备、质量管理体系、售后服务能力等。考察结束后，考察人员应撰写考察报告，提出是否选择该供应商的建议。4.综合评估：采购部门根据实地考察情况、供应商报价、市场口碑等因素，对供应商进行综合评估。评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择合格的供应商。（二）供应商档案建立1.档案内容：采购部门为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、产品质量认证文件、报价单、采购合同等。2.档案更新：定期对供应商档案进行更新，及时记录供应商的业绩表现、质量问题、交货情况等信息。如供应商信息发生变更，采购部门应及时要求供应商提供新的资料，更新档案内容。（三）供应商考核1.考核指标：建立供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。具体考核指标可根据公司实际情况设定，如产品合格率、按时交货率、价格合理性、售后服务响应速度等。2.定期考核：采购部门每季度对供应商进行一次考核，根据考核指标收集相关数据，对供应商进行评分。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。3.奖惩措施：对考核优秀的供应商，在同等条件下优先考虑继续合作，并给予一定的奖励，如增加采购量、缩短付款周期等。对考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不合格，应终止合作关系。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于采购金额较大、技术要求较高、需要公开竞争的办公用品采购项目，采用招标采购方式。2.招标流程：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。通过公司官网、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标会议，按照评标标准确定中标供应商，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、规格标准统一、市场价格较为透明的办公用品采购项目，采用询价采购方式。2.询价流程：采购部门向三家以上供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内提供报价单。对供应商的报价进行比较，选择价格合理、质量可靠的供应商签订采购合同。（三）议价采购1.适用范围：对于一些特殊规格或独家供应的办公用品采购项目，采用议价采购方式。2.议价流程：采购部门与供应商进行一对一的谈判，就产品价格、质量、交货期等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购项目的具体情况，起草采购合同。合同条款应明确双方的权利义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容。2.合同审核：合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交给法务部门和财务部门进行审核。法务部门负责审核合同的合法性和合规性，财务部门负责审核合同的财务条款。审核通过后，报公司领导审批。3.合同签订：经公司领导审批同意后，采购部门与供应商签订采购合同。合同签订应采用书面形式，并由双方授权代表签字盖章。（二）合同执行1.订单下达：合同签订后，采购部门应及时向供应商下达采购订单，明确订单编号、产品规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.订单跟踪：采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解订单进度。如发现供应商未能按照合同约定执行订单，应及时督促供应商采取措施解决问题。3.货物验收：货物到达公司后，采购部门应组织使用部门和质量检验人员按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格后，填写《办公用品验收单》，并办理入库手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换货物或采取其他处理措施。（三）合同变更与解除1.变更程序：在合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，达成一致后签订合同变更协议。合同变更协议应报公司领导审批，并送法务部门和财务部门备案。2.解除程序：如因供应商违约或其他原因需要解除合同，采购部门应按照合同约定的解除条件和程序办理。解除合同应书面通知供应商，并报公司领导审批。同时，采购部门应及时处理合同解除后的相关事宜，如退货、退款、索赔等。七、采购验收与入库（一）验收标准1.质量标准：办公用品的质量应符合国家相关标准、行业标准以及合同约定的质量要求。2.规格标准：所采购的办公用品规格应与采购申请、采购合同中规定的规格一致。3.数量标准：验收数量应与采购合同、送货单上的数量相符。（二）验收流程1.到货通知：供应商将办公用品送达公司后，仓库管理人员应及时通知采购部门和使用部门。2.初验：采购部门和使用部门共同对办公用品的外观、数量、规格等进行初步检查。如发现问题，应及时与供应商沟通。3.检验：对于需要进行质量检验的办公用品，质量检验人员应按照相关标准进行检验。检验合格后，填写《办公用品验收报告》。4.入库：经检验合格的办公用品，仓库管理人员应及时办理入库手续，将办公用品存放至指定仓库，并更新库存台账。（三）不合格品处理1.标识隔离：对验收过程中发现的不合格办公用品，应进行标识并隔离存放，防止其混入合格产品中。2.原因分析：采购部门应组织相关人员对不合格品产生的原因进行分析，确定责任方。3.处理措施：根据不合格品的情况和责任方，采取相应的处理措施，如退货、换货、补货、索赔等。处理结果应记录在《办公用品不合格品处理记录》中。八、采购付款与报销（一）付款流程1.提交申请：采购部门在收到供应商开具的发票后，填写《办公用品采购付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交给财务部门。2.审核审批：财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，采购合同的执行情况，验收报告的合规性等。审核通过后，报公司领导审批。3.付款处理：经公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和付款时间进行付款。付款完成后，财务部门应及时更新财务账目。（二）报销规定1.报销范围：与办公用品采购相关的费用，如采购款、运输费、装卸费等，符合公司报销规定的可以报销。2.报销凭证：报销时应提供合法有效的发票、采购合同、验收报告、付款凭证等相关凭证。3.报销流程：采购人员按照公司报销流程填写报销单，附上相关凭证，经部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，到财务部门办理报销手续。九、监督与审计（一）内部监督1.定期检查：公司内部审计部门应定期对办公用品采购管理制度的执行情况进行检查，检查内容包括采购计划的执行情况、供应商选择与管理情况、采购合同的签订与执行情况、采购验收与入库情况、采购付款与报销情况等。2.投诉处理：建立投诉举报机制，接受公司员工对办公用品采购过程中违规行为的投诉举报。对投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）审计监督1.专项审计：每年定期对办公用品采购进行专项审计，审计内容包括采购管理制度的健全性和有效性