2025年装修合同材料库存盘点流程协议

2025年装修合同材料库存盘点流程协议本协议由以下双方于2025年【月份】【日期】在【地点】签订：甲方：【甲方名称】（以下简称“甲方”）法定代表人/负责人：【姓名】地址：【地址】联系方式：【电话/邮箱】乙方：【乙方名称】（以下简称“乙方”）法定代表人/负责人：【姓名】地址：【地址】联系方式：【电话/邮箱】鉴于甲方与乙方就【主合同项目名称】签订了编号为【主合同编号】的《【主合同全称】》（以下简称“主合同”），主合同项下约定由一方或双方供应的装修材料在项目执行过程中需要进行库存盘点，以明确材料状况及责任划分，经双方友好协商，达成如下协议：第一条盘点范围与对象1.1本协议所指的盘点时间为【请填写具体时间，如：主合同约定的竣工验收日前X天/项目整体竣工后】。1.2盘点范围包括但不限于主合同附件《材料清单》中约定由【请填写负责供应材料的方，如：甲方/乙方/双方】供应的所有材料，具体包括：【可简述材料类别，如：主要装饰材料、主要设备、甲供主材等】。盘点对象为上述材料在【请填写具体地点，如：项目现场仓库、指定存放点】的实际库存情况。1.3盘点材料清单以主合同附件《材料清单》及双方确认的采购订单、送货单、入库验收记录等文件为准。清单内容应包含材料名称、规格型号、品牌、单位、合同/预计数量、已领用/消耗情况等。第二条盘点组织与职责2.1双方同意成立联合盘点小组，由甲方指派【X】名代表，乙方指派【X】名代表组成，共同负责本次盘点工作的组织与实施。甲方代表【姓名】任小组组长，乙方代表【姓名】任小组副组长（或根据协商确定）。2.2甲方职责：(1)指派并协调盘点小组成员，提供主合同及附件、甲方供应材料的采购合同、送货单、验收记录、出入库台账等相关文件供乙方查阅。(2)如甲方供应的材料存放在项目现场，负责协调甲方材料管理人员或指定人员配合盘点现场整理与核对工作。(3)负责确认竣工项目最终材料使用情况，配合核实乙方已领用材料的准确性。(4)参与盘点过程，对盘点结果的准确性进行审核，并在盘点记录及盘点报告上签字确认。(5)对盘点中发现的差异，在规定时间内提出处理意见。2.3乙方职责：(1)指派并协调盘点小组成员，负责盘点现场的准备工作，包括但不限于材料整理、分类、标识，确保盘点环境满足清点要求。(2)提供乙方负责采购、保管或领用的材料的详细库存账目（包括系统记录或手工台账），并确保账目清晰、连续、准确。(3)负责实际库存材料的清点、核对工作，确保清点人员、方法得当，结果准确。对数量、外观进行检查并记录。(4)配合甲方、监理（如有）或第三方进行抽查、复核。(5)如乙方负责供应材料，需提供相应的采购凭证、保修卡等文件以供核对。(6)配合甲方对盘点差异进行原因分析和处理。(7)在盘点记录及盘点报告上签字确认。2.4双方共同职责：(1)提供盘点所需的必要条件，如场地、照明、安全的计量工具（如需）、必要的防护用品等。(2)如遇对材料数量、规格、质量等方面存在争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，按本协议第十三条处理。(3)确保盘点过程及结果的真实、客观。第三条盘点流程与标准3.1准备阶段：(1)盘点启动：双方在确认盘点时间前【X】天书面通知对方，并协商确定最终的盘点日期及具体时间安排。(2)文件准备：盘点启动后【X】日内，甲乙双方应将各自负责材料的库存账目及相关凭证整理完毕，提交给盘点小组或对方指定的联系人。(3)现场准备：在预定盘点开始前【X】小时，负责材料存放的一方应完成盘点区域的清理、材料的整理、分类、标识等工作，确保盘点顺利进行。3.2实施阶段：(1)现场核对：盘点小组成员依据双方提供的账目，对存放于指定地点的实物进行逐一核对，确认材料名称、规格型号、品牌、外观状况（完好、损坏、锈蚀、过期等）。(2)数量清点：采用逐一点数、量方、称重或抽样复核等方法进行数量清点，确保清点结果的准确性。对数量较大的材料，可采取分段清点或抽样复核的方式。(3)记录与确认：清点过程中，应详细、准确地填写《材料库存盘点记录表》（具体格式见附件，若无附件则描述记录内容应包含：材料编码/名称、规格型号、品牌、单位、账面数量、实盘数量、差异数量、差异原因初步分析、存放地点、盘点人员、日期等），并由双方现场盘点代表签字确认。对发现的差异，应立即记录并拍照留存（如有必要）。3.3差异处理与报告：(1)差异记录：盘点结束后，双方应共同核对《材料库存盘点记录表》，对盘盈、盘亏、毁损、变质等情况进行汇总统计，形成差异明细清单。(2)原因分析：针对盘点中发现的各项差异，双方应在【X】日内共同或分别进行详细的原因分析，形成书面分析意见。可能的原因包括但不限于：材料自然损耗、保管不当、计量误差、领用登记错误、施工中损耗、供应商发运错误、损坏、丢失、被盗等。(3)报告编制：在原因分析的基础上，整理形成《材料库存盘点报告》，内容应包括：盘点概况、盘点依据、参加人员、盘点时间地点、盘点范围、盘点过程、差异明细汇总表、各项差异原因分析、双方确认的处理建议等。该报告需经双方代表签字确认，并加盖双方公章或合同专用章（如约定）。第四条责任界定与处理4.1盘盈处理：盘点结果如出现盘盈材料，其归属及处理方式按主合同约定执行。如主合同无明确约定，则【选择一项或协商确定：由乙方负责盘盈材料的相应采购成本冲减/由甲方确认盘盈材料价值后冲减应付乙方工程款/双方协商确定处理方式】。4.2盘亏、毁损、变质处理：(1)区分责任：对盘亏、毁损、变质的材料，首先根据主合同约定及实际原因分析，明确责任方。(2)甲方供应材料：如属于甲方供应的材料发生盘亏、毁损、变质，由甲方承担责任【具体说明：如承担修复、补足或直接赔偿等】。如非因甲方原因（如乙方保管不当、使用不当、不可抗力等）造成损失，则由责任方承担。(3)乙方采购或供应材料：如属于乙方采购、保管或领用的材料发生盘亏、毁损、变质，由乙方承担责任【具体说明：如承担补足、赔偿损失等】。因甲方原因（如指令错误、施工不当导致损坏）造成的损失，由甲方承担相应责任。(4)正常损耗：双方确认属于合理范围内的正常损耗（如材料本身特性导致），按主合同约定或行业通用标准处理，不追究责任。(5)非正常损失：如经核实属于盗窃、意外事故等非正常原因造成的损失，由实际责任方承担损失，并可根据情况要求责任方承担相应的追偿费用。4.3损失赔偿：因乙方责任造成的材料损失，甲方有权从应付乙方的工程款中直接扣除相应金额；不足部分，甲方有权向乙方追偿。如由甲方责任，乙方应按约定给予补偿。4.4处理时限：对盘点报告确认的差异及责任划分，双方应在收到报告后【X】日内提出最终处理意见。如一方逾期未提出意见，视为同意对方提出的处理方案。第五条文件归档与保管5.1本协议项下所有文件，包括但不限于主合同、本协议、采购合同、送货单、验收记录、库存账目、盘点通知、盘点记录表、盘点报告、差异分析意见、处理确认函等，均由双方妥善保管。5.2上述文件是确认材料状况、划分责任、处理结算、解决争议的重要依据。保管期限自本协议终止之日起至少【X】年。第六条通知与送达6.1双方在本协议中提供的地址、电话、邮箱等信息为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前【X】日书面通知对方。6.2双方通过书面形式（包括但不限于书面信函、传真、电子邮件）发送给对方在本协议中登记的地址或联系方式，即视为有效送达。第七条保密7.1双方应对在签订及履行本协议过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于材料价格、成本、供应渠道、项目信息、技术信息等）承担保密义务。7.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露该等商业秘密，但法律法规另有规定或监管机构要求的除外。本保密义务在本协议终止后【X】年内持续有效。第八条不可抗力8.1若本协议履行过程中，一方因受不可抗力事件（如地震、洪水、战争、政府行为等无法预见、无法避免且无法克服的客观情况）影响而无法履行其在本协议下的部分或全部义务，该方应立即通知对方，并在合理期限内提供不可抗力事件的证明文件。8.2因不可抗力导致本协议无法继续履行的，双方应协商解除本协议，互不承担违约责任，已产生的费用按实际情况结算。第九条法律适用与争议解决9.1本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。9.2因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权选择以下第【选择一项】种方式解决：(1)向【有管辖权的人民法院】提起诉讼；(2)提交【指定的仲裁委员会】按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。第十条其他10.1本协议是主合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律