2026年跨境电商物流服务公司公司印章分级使用管理制度

2026年跨境电商物流服务公司公司印章分级使用管理制度第一章总则第一条为规范公司印章的分类、保管、使用与监督，防范印章滥用、冒用风险，保障公司合法权益与经营安全，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》及公司经营管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有印章（包括公司总部及分支机构印章）的分级、刻制、备案、保管、使用、变更、注销全流程管理，涉及行政部、财务部、法务部、业务部门（如运营部、清关部、海外仓管理部）及所有需使用印章的人员。第三条印章管理遵循“分级分类、权责对应、审批管控、全程留痕”的原则，以“印章使用合规率100%、审批流程完整率100%、用印记录可追溯率100%、印章安全事故发生率0”为核心目标，通过标准化管理确保印章使用规范、安全。第四条公司行政部为印章管理牵头部门，负责统筹印章分级分类、备案登记、保管监督；各业务部门、分支机构按“谁使用、谁申请、谁负责”原则落实印章使用申请与合规审查；法务部负责印章使用的法律合规性审核（如合同用印、重大对外文件用印），确保印章使用符合法律法规与公司利益。第二章印章分级分类与使用范围第五条公司印章按重要性与使用权限分为一级印章、二级印章、三级印章三个级别，各级别印章分类及使用范围明确划分：（一）一级印章（核心印章）包含类型：公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章（含银行预留印鉴章）；使用范围：公司公章：用于以公司名义发布的对外正式文件（如公司设立/变更/注销登记文件、资质申请/备案文件、对外函件、重大决议、战略合作协议）、需加盖公章的行政类文件（如政府部门要求的备案材料、员工劳动合同补充协议）；法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件（如银行开户/变更/销户材料、融资贷款合同、重大合同法定代表人签章页、产权登记文件）；合同专用章：用于公司对外签订的各类合同（如物流合作协议、海外仓租赁协议、采购合同、服务合同、客户合作协议），仅限合同正文及附件签章，不得用于其他用途；财务专用章：用于公司财务类文件（如银行票据、收款/付款凭证、财务报表、税务申报文件、发票开具授权），其中银行预留印鉴章需与法定代表人印章配合使用。（二）二级印章（业务专用印章）包含类型：运营业务专用章、清关业务专用章、海外仓业务专用章、物流调度专用章、客服业务专用章；使用范围：运营业务专用章：用于运营部门对外出具的业务类文件（如物流运输计划单、货物交接确认单、运营数据报表、客户业务沟通函）；清关业务专用章：用于清关部门办理跨境清关业务的文件（如报关单、清关委托书、货物申报材料、海关沟通函、清关进度确认单）；海外仓业务专用章：用于海外仓管理部对外出具的业务文件（如海外仓入库/出库单、退货确认单、本地派送协议、海外仓库存报表）；物流调度专用章：用于物流部门调度运输资源的文件（如运输指令单、车辆调度单、物流合作方交接确认单）；客服业务专用章：用于客服部门处理客户事务的文件（如客户投诉处理单、服务满意度反馈单、客户需求确认函）。（三）三级印章（内部管理印章）包含类型：部门印章（如行政部印章、财务部印章、人力资源部印章）、内部流程专用章（如考勤确认章、报销审核章、文件签收章）；使用范围：部门印章：用于部门内部管理文件（如部门通知、内部会议纪要、部门间协作函件），不得用于对外文件或具有法律效力的文件；内部流程专用章：用于公司内部流程审批（如考勤表签章、费用报销单审核签章、内部文件签收确认），仅限内部流程使用，无对外效力。第六条严禁超范围使用印章：一级印章不得用于内部管理文件或非法定用途；二级印章不得用于对外签订合同、出具具有法律效力的承诺文件；三级印章不得用于任何对外业务或涉及公司权利义务的文件，违反范围使用的，需追究相关人员责任。第三章印章刻制、备案与保管第七条印章刻制需按“申请审批+合规刻制”流程执行：需新增印章时，使用部门提交《印章刻制申请表》（注明印章名称、级别、使用范围、申请理由），经部门负责人签字后，报行政部审核；一级印章刻制需行政部审核后，报公司总经理审批；二级印章刻制需行政部审核后，报分管副总经理审批；三级印章刻制由行政部负责人审批；审批通过后，由行政部统一到公安机关备案的正规刻章机构刻制，严禁部门或个人自行刻制印章；印章刻制完成后，行政部在3个工作日内完成印章备案（登记印章名称、级别、样式、刻制日期、保管人），建立《公司印章备案台账》。第八条印章保管实行“专人负责、分级保管”制度，保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任与风险承担：一级印章保管：公司公章、合同专用章由行政部指定专人（需通过背景审查，无不良记录）保管，存放于带密码锁的保险柜中；法定代表人印章、财务专用章由财务部指定专人保管，存放于财务专用保险柜，其中银行预留印鉴章需与法定代表人印章分人保管，避免单人掌控；二级印章保管：各业务专用章由对应业务部门指定专人保管（如运营业务专用章由运营部专人保管、清关业务专用章由清关部专人保管），存放于部门带锁文件柜，保管人需为部门核心岗位人员，离职时需办理印章交接；三级印章保管：部门印章由部门负责人或其指定专人保管，内部流程专用章由对应流程管理岗位人员保管，存放于办公抽屉并上锁，严禁随意放置。第九条印章保管人需履行以下职责：妥善保管印章，不得擅自将印章交他人代管或使用；下班前检查印章是否归位上锁，节假日需将印章存放在公司指定安全区域（如行政部保险柜）；发现印章遗失、被盗或损坏，需立即向行政部及公司管理层报告，启动应急处理；配合行政部开展印章核查，提供用印记录。第四章印章使用审批与流程第十条印章使用需严格执行“申请-审核-审批-用印-登记”流程，不同级别印章审批权限不同，严禁无审批用印、越权审批用印：（一）一级印章使用流程用印申请：用印部门填写《印章使用申请表》（注明用印文件名称、用途、份数、涉及的权利义务），附用印文件原件或电子版，经部门负责人签字确认；合规审核：一级印章用印需先经法务部审核（如合同类文件需审核条款合法性、风险点；对外文件需审核内容合规性），法务部在1个工作日内出具审核意见，审核通过后签字；审批流程：公司公章、合同专用章用于重大事项（如合同金额≥100万元、对外重大承诺），需行政部负责人审核后，报公司总经理审批；用于一般事项（如常规合同、普通备案文件），由行政部负责人审批；法定代表人印章、财务专用章使用，需财务部负责人审核后，报公司总经理审批（涉及银行重大业务需法定代表人本人确认）；用印登记：审批通过后，用印人持《印章使用申请表》及用印文件到保管人处用印，保管人核对审批手续完整性，确认无误后用印，同时在《印章使用登记台账》记录用印日期、用印人、文件名称、份数、审批人，用印人签字确认；文件归档：用印完成后，用印部门需将用印文件复印件（或电子版）提交行政部归档，一级印章用印文件需单独存档，保存期限不少于10年。（二）二级印章使用流程用印申请：用印人填写《印章使用申请表》，附用印文件，经部门业务主管签字；审核审批：二级印章用印由对应业务部门负责人审核，报分管副总经理审批（如运营业务专用章由运营部负责人审核，报分管运营的副总经理审批），紧急业务可通过线上审批（需留存审批记录）；用印登记：保管人核对审批手续，确认后用印，在《印章使用登记台账》记录，用印文件复印件由业务部门归档，保存期限不少于3年。（三）三级印章使用流程用印申请：用印人填写《印章使用申请表》（内部流程文件可简化申请，注明文件用途），经部门主管审核；审批用印：三级印章用印由部门负责人审批，保管人核对后用印，在《印章使用登记台账》记录，用印文件由使用部门内部归档，保存期限不少于1年。第十一条特殊场景用印需额外管控：紧急用印：因业务紧急（如海关清关时限要求、物流合作方紧急签约）无法按常规流程审批的，需用印人提交《紧急用印申请说明》，经部门负责人及分管领导签字后，可先使用印章，但需在2个工作日内补全审批手续；异地用印：海外分支机构或出差人员需使用印章的，不得携带印章异地使用，需通过线上提交用印申请，审批通过后由总部保管人用印，通过扫描件或邮寄方式交付，严禁异地刻制或代管印章；空白文件用印：严禁在空白合同、空白函件、空白票据上加盖任何级别印章，特殊情况（如物流合作方需提前盖章的空白提货单）需经公司总经理审批，明确使用范围与有效期，用印后由用印部门跟踪文件使用，确保未使用空白文件及时回收销毁。第五章印章变更、注销与监督第十二条印章变更需按“申请-回收-刻制-备案”流程执行：因公司名称变更、法定代表人变更、业务调整需变更印章的，使用部门提交《印章变更申请表》，经行政部审核、公司管理层审批后，启动变更；行政部负责回收旧印章，在旧印章上加盖“作废”标识，登记《印章作废台账》，旧印章保存期限不少于1年（法律规定需长期保存的除外），保存期满后由行政部组织销毁，销毁需有2人以上在场并记录；新印章刻制与备案按本制度第七条执行，新印章启用前需通知各部门，旧印章自新印章启用之日起停止使用。第十三条印章注销需规范流程：因业务终止、部门撤销、印章损坏无法使用需注销印章的，保管人提交《印章注销申请表》，经行政部审核、对应审批人审批后，将印章交回行政部；行政部核对印章信息，登记注销台账，按旧印章销毁流程处理，确保注销印章不再流通。第十四条印章监督核查需多维度开展：日常监督：行政部每月检查印章保管情况（如保管人是否合规、印章是否归位、用印登记是否完整），每季度抽查用印文件（重点核查一级印章用印文件审批手续、内容合规性）；专项核查：法务部每半年开展印章使用法律合规性核查，重点检查合同专用章用印文件是否存在法律风险、公章使用是否超范围；问题处理：发现印章使用违规（如无审批用印、超范围用印、保管不当），行政部需立即制止，查明原因，追究相关人员责任（如通报批评、绩效扣分、岗位调整）；涉及重大风险（如印章遗失导致公司损失），需报公司管理层，必要时通过法律途径解决。第六章责任追究与附则第十五条责任追究：对违反本制度规定的行为，按情节轻重追究责任：轻微违规：如用印登记不完整、保管时临时离岗未上锁，给予责任人警告、内部通报批评，责令整改；一般违规：如无审批使用三级印章、超范围使用二级印章，给予责任人绩效扣分（扣10%-20%月度绩效）、岗位培训，部门负责人连带追责；严重违规：如无审批使用一级印章、擅自将印章交他人使用、印章遗失未及时报告导致公司损失，给予责任人降职、解除劳动合同，同时要求承担相应经济赔偿；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第十六条本制度未尽事宜，参照《中华人民