办公自动化管理系统的设计与实现

办公自动化管理系统的设计与实现摘要随着科学技术的快速发展，电脑已经成为常见的电子设备，对人们的工作和生活产生着一定的影响。随着电脑的发展和普及，越来越多的企业开始应用电脑办公，并且通过办公自动化系统来完成相应的工作。办公室自动化能够在减轻员工负担的同时，有效提高工作效率和准确度。本次设计是为了能够设计办公自动化管理系统，代替人工来完成一系列操作，帮助办公室人员能够高效完成办公室中相关工作。本次设计首先对该系统做出了可行性分析和需求分析，然后根据对系统功能进行了分配，借助数据库来逐步实现各项功能。最后通过系统部署和运行来测试该系统的稳定性，确保本次设计的办公自动化管理系统具有较强的应用性和实践性。关键词：办公自动化；系统；设计；功能

ABSTRACTWiththerapiddevelopmentofscienceandtechnology,computerhasbecomeacommonelectronicequipment,whichhasacertainimpactonpeople'sworkandlife.Withthedevelopmentandpopularizationofcomputer,moreandmoreenterprisesbegintousecomputeroffice,andcompletethecorrespondingworkthroughtheofficeautomationsystem.Officeautomationcaneffectivelyimproveworkefficiencyandaccuracywhilereducingtheburdenofemployees.Thepurposeofthisdesignistobeabletodesignacomputer自动化管理officemanagementsystem,insteadofmanualtocompleteaseriesofoperations,tohelpofficestafftoefficientlycompletetherelevantworkintheoffice.Inthisdesign,thefeasibilityanalysisanddemandanalysisofthesystemaremadefirstly,thenthefunctionsofthesystemareallocatedaccordingtotherequirements,andeachfunctionisgraduallyrealizedwiththehelpofthedatabase.Finally,throughthesystemdeploymentandoperationtotestthestabilityofthesystem,toensurethatthedesignofcomputer自动化管理officemanagementsystemhasstrongapplicabilityandpracticality.Keywords:Officeautomation;system;design;functionalofficeautomation;system;design;function

目录TOC\o"1-3"\h\u30924摘要 1238501前言 前言1.1研究背景科学技术和信息技术的快速发展，让整个社会进入了电子化时代，电脑的广泛应用能够在很大程度上减轻了人工的负担，随之而来办公自动化系统也引起了社会各界的广泛关注。一些企业部门结构复杂和人员较多，每天都需要处理较多的信息，纯人工操作难以提高效率和保障信息传递的准确性。再就是随着企业规模的不断扩大，想要多部门协同办公，加快信息的流通和传输的准确性，迫切的需要建立一个办公自动化管理系统。办公自动化管理系统具有较大的发展前景，能够帮助企业实现无纸化办公，对企业的发展也具有一定的推动作用。在这种背景下，建立办公自动化系统显得尤为必要，应用前景也较为广阔。1.2研究意义在科技快速发展的背景下，办公自动化管理系统应运而生，既能够减轻工作人员的负担，提高办公效率和准确性，加强各部门的协同配合；也能够满足企业发展需要，为企业后期的健康可持续发展奠定良好的基础。通过对办公自动化管理系统进行分析和研究，在结合企业发展实际的情况下，提出合理化的构造建议。通过建立办公自动化管理系统，能够将工作人员的双手充分解放出来，集中精力去解决更重要的问题。通过办公自动化管理系统对信息的处理，能够将信息进行高质高效的处理，为决策者提供准确、全面的参考依据。在市场竞争如此激烈的今天，快捷、准确的信息能够让企业掌握先机，在市场竞争中立足脚跟并实现健康可持续发展，具有重要的意义。1.3国内外研究现状计算机技术最早起源于西方国家，因此国外关于计算机的研究较早，最早可以追溯到上世纪五十年代。国外由于计算机技术的应用和普及，关于办公自动化的应用和研究也比国内要早数十年。其中美国学者威尔逊对办公自动化提出了自己的看法，他认为办公自动化是计算机技术发展的必然趋势，尤其是在后工业革命时期，计算机技术的快速发展，能够在很大程度上代替了人工，并且有效提高了工作效率。对于企业用户而言，办公自动化可以减少人员，提高办公效率和准确率，并且能够实现工作质量的快速提升。学者汤姆森针对办公自动化管理系统的设计和应用提出了自己的看法，该学者认为办公自动化管理系统是基于计算机技术的一项创新，通过办公自动化管理系统能够有效实现办公自动化，在解放人们双手的同时，能够改善工作环境和提高工作效率。同时，该学者也针对办公自动化的应用提出了自己的一些看法，认为办公自动化往往会导致员工变得懒惰，目前办公自动化管理系统尚未实现高度智能，还需要研究人员进行进一步的研究和设计，让办公自动化管理系统能够发挥更大的作用。学者富兰克林认为办公自动化是未来的发展趋势，随着科学技术的进步和人工智能的发展，未来的社会将是一个高度智能化的社会，办公自动化管理系统将在越来越多的企业中出现，对企业的运用和发展产生重要影响。但是该学者也针对未来办公自动化管理系统的发展提出自己的担忧，他认为随着高度智能化社会的到来，各个岗位中将不再需要普通人员，而是需要一些综合素质较高的复合型人才。因此在不远的将来，可能会有失业潮的出现，对社会稳定和发展有一定的影响。国内学者关于办公自动化以及办公自动化管理系统的设计，也有着一定的研究和看法。众多学者结合当前办公自动化的应用和发展情况，发表了自己的看法。学者杨海生和高晨在对某集团移动办公系统进行分析后，针对该系统的构建作用以及安全管理方面提出了自己的看法。两位学者认为，设计移动办公系统的目的是为了能够有效提高员工办公效率，并且对员工的上网行为起到一定的规范作用。两位学者从项目的系统性和安全性角度对该移动办公项目进行分析后，提出了自己对设计方案的一些看法，并且逐步列举了该项目在管理方面和技术方面上的创新，并且对未来发展前景作出了展望。两位学者的分析和研究对办公自动化管理系统的设计具有一定的借鉴意义，通过此研究能够有效帮助其企业拓展办公方式，将互联网与办公进行有机融合，具有良好的发展前景。学者刘思思在设计基于B/S架构的协同办公系统时，认为随着科学技术的发展，无纸化办公系统已经成为当今企业办公的主流方式，也逐渐受到社会各界的认可。该学者认为无纸化办公和自动化办公的融合，能够极大的提高办公效率，有效缩短办公时间。该学者在基于协同办公概念的基础上，设计了现代办公自动化系统，并且随着互联网的快速发展，办公自动化系统从过去的单机系统到现在的网络化、智能化的办公系统，能够有效实现数据和资源共享。办公系统的设计能够打破时间和空间的限制，实现办公系统的低成本和高效率。因此在不远的将来，办公自动化管理系统将成为主流的发展趋势。对传统办公模式产生强烈的冲击，也为企业管理带来极大的便利。学者王辉认为，计算机和互联网技术的发展为办公自动化管理系统的设计与实现奠定了基础。对于各大高校而言，教学、管理、后勤等各个部门较多，并且需要在办公过程中处理各类信息，因此建立校园办公自动化管理系统显得尤为必要。通过对校园办公进行数字化建设，能够帮助老师和学生在教学和生活中得到便利。并且通过校园办公自动化管理系统能够有效减轻工作量，进一步提高管理操作的准确性。该学者计划对某学院办公自动化管理系统进行设计，首先对某学院进行了需求分析，做出整个管理系统的设计规划。然后结合某学院的实际办公情况，从总体结构框架图开始，逐步设计了管理数据库以及其他子模块。最后通过上述陈述对该办公自动化管理系统进行了运行和实现，能够基本实现预期功能，达到良好的效果。学者李致颖在设计医药公司综合办公自动化管理系统时，提出了自己的一些看法。该学者认为随着网络信息技术的发展，很多企事业单位都建立了局域网，并且与因特网也建立了连接。互联网的快速发展让信息的处理与传输变得更加方便快捷，也给协同办公提供了便利的条件。为了能够充分发挥网络的作用，有效提高办公处理效率，满足客户对高速快捷办公的需要，该学者为山东高密的一家医药公司做了办公自动化管理系统设计。该办公系统设计是基于B/S模式构建，根据山东高密医药公司的实际需要做了可行性分析，并且完成系统的整体功能框架，对系统设计和实现过程中所用到的各项技术进行了深层次的探讨和研究。通过对该办公系统的设计，能够基本实现网络办公以及移动办公的需求，满足山东高密医药公司的发展需要。综上所述，国内众多学者分别对办公自动化管理系统有着自己的看法与认识，并且通过自身实践完成某项目的办公自动化管理系统，积攒了比较丰富的经验。办公自动化管理系统是时代发展的产物，也是信息技术和互联网技术对传统办公模式的直接影响。互联网的快速发展，让办公自动化和无纸化办公有效结合起来，有效减轻人工负担和提高工作效率，为社会创造更多的经济效益。

2办公自动化管理系统的可行性分析在对办公自动化管理系统进行设计之前，必须要做好可行性分析。因为办公自动化管理系统的设计是一项循序而渐进的过程，通过做好可行性分析，能够防止在后期设计方面出现问题，避免造成人力和物力的浪费。根据相关文献资料显示，可行性分析主要分为组织和管理的可行性、技术可行性、经济可行性这几种。2.1组织和管理的可行性在可行性管理中，首当其中的就是组织和管理的可行性。因为设计一个办公自动化管理系统需要实现各种功能，并且满足不同用户的需求。本次设计的目的是为了设计一个能够实现办公自动化的系统，帮助员工减轻工作负担，并且能够有效提高办公效率和准确率，为决策者提供重要和准确的参考。因此对该办公自动化管理系统采取的是模块化开发的方法，具体操作步骤就是将整个办公自动化管理系统划分为多个功能模块，根据系统设计要求对每个模块逐步实现，最终完成对整个办公自动化管理系统的设计工作。根据相关文献资料得知，这种平行划分法能够有效提高设计效率，对办公自动化管理系统的组织和管理有着重要作用。2.2经济可行性分析企业想设计办公自动化管理系统，必然是想通过办公自动化管理系统来完成提高工作效率，为企业创造更多的经济效益。因此在这种情况下，就要考虑到办公自动化管理系统的经济可行性问题。对于企业而言，应用了办公自动化管理系统后，能够明显提高员工的工作效率，减轻员工的工作负担，节省一定的人工成本。在硬件方面选用普通的计算机即可完成本次设计，并且该办公自动化管理系统在应用过程中无需再使用其他硬件设备，企业无需再承担额外成本。通过办公自动化管理系统的应用，能够为企业决策者提供大量具有准确参考价值的参考数据，也能够减少人为工作误差，帮助企业实现科学化管理，从而能够有效提高办公效率和实现更好的经济效益。2.3技术可行性分析根据相关文献资料了解到，现在办公自动化管理系统已经有着较多的成功案例，并且设计技术比较成熟，设计经验比较丰富，所设计出的办公自动化管理系统功能齐全，能够满足基大部分企事业客户的需求。在办公自动化管理系统的应用软件选择方面，主要有用来网页开发软件Dreamweaver和MyEclipse，采用Jsp开发技术来实现动态网页的开发，而数据库软件采用的是SQL2005。在经过初步分析后，认为上述软件版本齐全，使用方便，能够满足办公自动化管理系统的设计要求。因此，对办公自动化管理系统的设计具有一定的技术可行性。

3办公自动化管理系统的需求分析3.1业务流程想要做好办公自动化管理系统设计，就必须要先做好需求分析。该系统想要实现的业务流程，就是当管理员或用户通过登录模块登录上系统主页后，可以对自己所需要处理的信息进行处理。对于整个系统的业务流程图如下图所示：图3-1业务流程图3.2功能分析3.2.1行政管理办公自动化管理系统首先要实现的是行政管理功能，因为对于每个公司而言，办公区域可能比较分散，为了能够更好的实现办公管理作用，通过采用办公自动化管理系统来实现信息的实时传输和共享。当公司想要下通知，或者共享资料文件，以及工作汇报时，可以借助办公自动化管理系统进行实现。因此可以在行政管理功能下设置上通知消息模块、资料传输模块以及资源共享模块等。这样能够基本满足公司在行政管理方面的需求，相应模块还可以根据公司在经营发展过程中的实际需求来不断增加。3.2.2公众信息随着公司规模的不断扩大，员工数量也在不断增加。加上各个部门之间一些公众信息需要公开，因此需要设计公众信息板块。根据公司实际需求，可以在公众信息方面添加上一些办公电话模块、邮政编码模块、常用网址模块、手机号及归属地查询模块和电子邮箱模块等。这些模块能够满足公司人员在日常办公中的实际需求，方便及时查看查询，还通过超链接的方式，直接点击相应模块就能弹出对应的操作窗口，能够方便快捷的完成各项任务。3.2.3交流中心企业在日常运营过程中，会有大量的信息进行交汇和融合，因此需要设计一个交流中心来满足企业信息传递和交流的需求。交流中心下属有以下几个模块，分别是讨论中心模块、信息反馈模块以及会议中心功能模块。这些模块能够基本满足员工的信息交流需求，能够有效提高办公效率。交流中心在非办公模式下，还可以为员工提供聊天的功能和空间，满足员工的休闲需求。3.2.4个人助理对于办公自动化管理系统而言，个人助理的功能看似比较简单，却能够为员工的工作提供较大的便利。个人助理主要包括通讯录模块、日程安排模块、个人档案模块等。这几个模块在设计时设置了私密属性，也就是仅供员工自己可见。这几个模块能够帮助员工有效提高工作效率，节省了自己的工作时间，还能够保障个人隐私，给员工提供了较好的辅助作用。3.2.5超级管理在一般的管理系统当中，都会有超级管理这个设置。因为超级管理在办公自动化管理系统中属于最高权限，一般是赋予管理员的管理职能。超级管理一般下属用户管理模块、文件管理模块、信息管理模块以及单位管理模块等多个模块。之所以设计超级管理，是为了满足较高权限的需求。能够让管理者对整个管理系统进行集中管理，尤其是对登录人员的身份甄别，对管理系统安全性的考虑以及维护管理系统的正常运行，在工作中发挥着重要作用。3.2.6系统管理作为一个办公自动化管理系统，就必须要具有稳定的运行能力，确保整个办公系统能够在保持高效稳定运行，不能出现信息出错、信息丢失、系统不稳定、故障频发等问题。因此在系统设计中设计了数据备份模块、数据恢复模块，数据导出模块、技术支持模块和广告功能模块等。这些模块拥有单独的管理权限，仅供超级管理及管理员使用，一方面防止用户误删，另一方面能够确保及时为系统提供运维保障服务，确保办公自动化管理系统能够稳定运行。

4办公自动化管理系统的功能分配4.1办公自动化管理系统整体功能描述办公自动化管理系统的设计目的是为了满足企业在经营发展过程中有效提高办公效率，该系统也能够实现行政管理、交流中心，公共信息、个人信箱以及超级管理和系统管理等功能模块。具体功能示意图如下：图4-1办公自动化管理系统功能图4.2系统导航设计办公自动化管理系统是一个复杂的系统，因为涉及的各项内容和功能比较多，因此通过设计系统导航，能够把办公自动化管理系统中的各个模块进行整合，便于使用者通过导航直接进入到各个模块当中。比如说有的员工需要使用行政管理模块，可以通过导航直接进入，并且对行政管理下属的通知消息模块、资料传输模块以及资源共享模块进行灵活使用，方便快捷。有的员工想要到达交流中心，可以直接通过系统导航来完成，并且在讨论中心模块、信息反馈模块以及会议中心功能模块中，都能够通过二级菜单直接到达，避免员工多次跳转，能够有效提高办公效率，将搜索和查询时间降到最低。表4-1一级菜单下的二级菜单跳转一级菜单名称二级菜单模块名称行政管理通知消息模块、资料传输模块以及资源共享模块公众信息办公电话模块、邮政编码模块、常用网址模块、手机号及归属地查询模块和电子邮箱模块交流中心讨论中心模块、信息反馈模块以及会议中心功能模块个人助理通讯录模块、日程安排模块、个人档案模块超级管理用户管理模块、文件管理模块、信息管理模块以及单位管理模块系统管理数据备份模块、数据恢复模块，数据导出模块、技术支持模块和广告功能模块4.3消息管理设计消息管理设计是为了能够满足员工对消息管理的需求，一般情况下，消息管理模块具有搜索信息、浏览消息、添加消息以及删除消息和发布消息等功能。根据功能设计要求，当系统用户发送消息时，可以根据系统设计的时序图完成信心的传输，最终到达目标用户那里。通过消息管理，既可以添加消息，也可以删除消息，并且可以设置所发送消息的标题、关键词、内容摘要以及消息的时间限制等。如果用户想要取消消息发送，可以通过点击返回，来返回到上一级的操作界面，可以将消息暂时保存，待等到合适时候再发送。4.4文档管理模块设计设计文档管理是为了便于用户在使用办公自动化管理系统时，能够根据自己的需要来设置和选择各种文档，并且能够及时查看各种文件，也可以新增文件夹来保存自己的文件信息。在文档管理模块，主要能够实现以下功能，包括查看文件功能，上传文件功能，删除文件功能，文件暂存功能以及新建文件夹和删除文件夹的功能。文档管理的具体实现功能如下：当用户有文档选择需求后，会根据流程图进入到文档选择界面。用户选择自己所需要的文档，可以采取下一步的操作。当用户需要对文件夹进行处理时，系统会根据用户的选择提供不同的处理机制。如果用户需要新建一个文件夹，那么系统会帮助用户新建一个文件夹，然后等待用户命名，默认名称为“新建文件夹”。如果用户需要删除一个文件夹，那么系统也会有相应的提示，待用户操作完毕后，该办公自动化管理系统会将用户操作对应到数据库操作中，将数据库和文档管理页面进行更新。

5办公自动化管理系统数据库设计为了能够更好地实现办公自动化管理系统的功能，就需要数据库来作为支撑。数据库顾名思义，就是里面存在着较多的数据，以便于程序能够随时调用。在本次办公自动化管理系统的设计中，分别设置了用户信息表、用户状态表、角色信息表、菜单功能信息表、角色权限表、机构信息表、部门信息表、文件信息表等表格。5.1用户信息表用户信息表是主要用来存放用户的基本信息，因为在办公自动化管理系统中，往往存在着较多的用户。通过将不同用户的信息进行收集和分类，存放到数据库当中，以便于程序的调用。表5-1用户信息表（UserInfo）字段名数据类型空/非空是否主键其他说明UserIdVarchar(50)非空是用户唯一标识UserNameVarchar(50)非空否真实姓名PassWordVarchar(50)非空否密码DepartIdint非空否所在部门Genderint非空否性别RoleIdint非空否用户角色UserStateint非空否用户状态5.2用户状态表用户状态表主要是用来存放用户的状态信息，一般情况下，用户的状态分为两种，即正常状态或被屏蔽状态。通过用户状态表来表示用户的实际状态，如果用户是处于被屏蔽状态的话，可能无法接收到数据信息，就需要及时进行解除屏蔽处理或单独通知。表5-2用户状态表（UserState）字段名数据类型空/非空是否主键其他说明UserStateIdVarchar(50)非空是1：正常状态0：被屏蔽UserStateNameVarchar(50)非空否5.3角色信息表角色信息表是用来存放不同角色的基本信息，其中包括不同角色的标识（ID），还有角色的名称，角色的权限等。角色信息表有利于系统对角色进行管理，包括分配不同的权限等。表5-3角色信息表（RoleInfo）字段名数据类型空/非空是否主键其他说明RoleIdint非空是角色idRoleNameVarchar(50)非空否角色名称5.4菜单功能信息表菜单功能在整个办公自动化管理系统中是承上启下的重要功能，因为用户通过菜单，才能够完成对各项指令的调配，从而实现一级和二级菜单中的各项工作。表5-4菜单功能信息表（SysFun）字段名数据类型空/非空是否为空其他说明NodeIdint非空是菜单节点idDisplayNameVarchar(50)非空否菜单名称NodeURLVarchar(50)空否菜单连接地址DisplayOrderint非空否菜单显示顺序ParentNodeIdint非空否父节点id5.5角色权限表角色权限表主要是对各个用户赋予一定的权限，因为在办公自动化管理系统中，不同部门和不同层次的员工有着不同权限，因此通过此表做出相应的权限规定。表5-5角色权限表（RoleRight）字段名数据类型空/非空是否主键其他说明RoleRightIdint非空是角色权限idRoleIdint非空否角色idNodeIdint非空否菜单节点id5.6机构信息表机构信息表主要是用来存放不同机构的信息，对于不同类型的机构要按照要求放好，避免出现混乱的情况。表5-6机构信息表（BranchInfo）字段名数据类型空/非空是否主键其他说明BranchIdint非空是机构idBranchNameVarchar(50)非空否机构名称BranchShortNameVarchar(50)非空否机构简称5.7部门信息表一个正常的公司有着多个部门，而每个部门的分工不同，所涉及到的信息也各不相同。因此通过部门信息表来统计公司各个部门的不同信息，便于不同用户的快捷查询。表5-7部门信息表（DepartInfo）字段名数据类型空/非空是否主键其他说明DepartIdint非空是部门idDepartNameVarchar(50)非空否部门名称PrincipalUserVarchar(50)非空否部门负责人ConnectTelNobigint空否联系电话ConnectMobileTelNobigint空否移动电话Faxesbigint空否传真BranchIdint非空否所属机构5.8文件信息表不同的文件有着不同的名称，也存放着不同的信息，这些信息里对文件的名称、属性、日期以及摘要等都有着明确说明。为了便于数据库对文件的统计和用户的调用，通过文件信息表来存放文件的各项信息。表5-8文件信息表FileInfo字段名数据类型空/非空是否主键其他说明FileIdint非空是文件IdFileNameVarchar(50)非空否文件名称FileTypeint非空否文件类型RemarkVarchar(50)空否备注FileOwnerVarchar(50)非空否创建者CreateDateDateTime非空否创建日期ParentIdint非空否父节点IdFilePathVarchar(200)非空否文件路径IfDeleteint非空否是否已删除

6办公自动化管理系统的实现6.1系统架构的实现在完成前面的设计和配置工作后，需要进行系统架构。本次设计的办公自动化管理系统采用的ASP和数据库技术，主要分为三层架构。第一层架构是表现层，也就是一个展现给用户的友好界面，用户通过表现层来实现对各项功能的选择；第二层架构是业务逻辑层，具体而言就是对待某些问题的实际和具体操作，这些操作能够直接反应到数据层的操作当中，从而能够对数据库中的数据业务进行逻辑上的处理；第三层就是数据访问层，这是与数据库紧密结合的一层。数据访问层的作用就是直接对数据库进行操作，包括数据的添加，数据的删除和数据的查找等，都是直接在数据库中体现出来，然后通过表现层面向客户直接体现。6.2数据访问的实现作为一个完整的办公自动化管理系统，想要提高效率和稳定性，对数据库也有着一定的要求。在本次设计中采用的是美国微软公司设计的SQLServer2005数据库。这个数据库软件操作方便，性能稳定，对一般用途的数据库有着良好的支撑作用。为了能够让数据库访问拥有一定的连接性，将创建连接对象的字符串保存在固定的结点下，便于数据的统一处理。6.3系统导航的实现作为一个办公自动化管理系统，导航功能必不可少，想要实现系统导航功能，就要对不同的用户赋予一定的权限。首先要允许用户能够登陆到办公自动化管理系统当中，然后通过前台操作页面，根据自己的不同需要来选择不同的功能，最后通过改变数据库中的具体参数，来完成相应的功能。系统导航是一个承上启下的功能，既能够满足用户的快速选择需求，又能够及时在数据库中做出调整，并且将反馈结果及时反馈给用户，完成一连串的系统操作。6.4消息管理的实现在办公自动化管理系统中，无时无刻都要对消息进行处理，因此对消息的管理显得尤为重要。通过加载信息类型、机构信息自己部门信息，然后对开始时间和结束时间进行判断，然后对每个类型进行循环，添加了下拉控件。这样每位用户可以根据自己的需要来选择相关的信息，并且通过下拉控件来浏览之前的信息记录。6.5实现系统运行系统运行需要做好相应的准备工作。首先有两台装好SQLServer2005数据库的服务器，在对数据库客户端进行配置后，打好最新数据库的补丁，确保数据库的安全性能够万无一失。然后在“计算机”中打开“控制面板”来安装完成IIS，并且安装.NETFramework4.0以及.NETFramework4.0补丁。接下来就要对IIS进行配置，在配置好IIS站点后绑定网站。最后进行网站的发布配置，在IIS管理器中右键单击“网站”并添加网站，将该系统进行发布。

7总结办公自动化管理系统具有广阔的应用前景，尤其是在社会快速发展的背景下，信息量的爆炸式增长让办公管理人员感觉到工作量巨大，并且难以保证工作质量和工作效率。正因为如此，办公自动化管理系统应