DB35∕T 2168-2023 展览服务商出展服务规范

ICS03.080

CCSA16

35

福建省地方标准

DB35/T2168—2024

展览服务商出展服务规范

Specificationforout-boundexhibitionserviceofexhibitionserviceproviders

2024-02-21发布2024-05-21实施

福建省市场监督管理局发布

DB35/T2168—2024

目次

前言..................................................................................II

1范围.................................................................................1

2规范性引用文件.......................................................................1

3术语和定义...........................................................................1

4总体要求.............................................................................1

5服务团队要求.........................................................................2

6安全保障要求.........................................................................2

7服务流程与内容.......................................................................2

8服务评价与改进.......................................................................5

I

DB35/T2168—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由福建省会展业标准化技术委员会（SAFJ/TC24）提出并归口。

本文件起草单位：厦门市标准化研究院、厦门国贸誉颁国际会展有限公司、厦门市盈拓商务有限公司、

厦门励诚会展有限公司、福建荟源国际展览有限公司、福建省新天国际会展有限公司、福建省新瑞会展有

限公司、厦门国际商会、台湾华夏两岸经济文化交流协会（中国台湾）、中旅会展有限公司（中国台湾）、

厦门大学嘉庚学院、厦门理工学院、厦门城市职业学院、清华海峡研究院（厦门）、中华两岸贸易协会（中

国台湾）、福建世创商务展览有限公司、厦门建旅商务会展有限公司、厦门企发国际会展有限公司、漳州

标企会展服务有限公司。

本文件主要起草人：张金梅、李振良、李波、陈瑀、侯云、赖惠琼、蔡弘、李俊毅、黄建荣、陈良姬、

阮卫星、郭峰、林敢、林耀宗、暨芊秀（中国台湾）、谢金娣、苏锦俊（中国台湾）、谢德鑫（中国台湾）、

陈秋英、赖钰匀（中国台湾）、江彦希（中国台湾）、闫玉超、王宇航、曾梧炫（中国台湾）、黄吉光、

龚凌芳、谢雅玲、罗华杰。

II

DB35/T2168—2024

展览服务商出展服务规范

1范围

本文件规定了展览服务商出展服务的总体要求、服务团队要求、安全保障要求、服务流程与内容、

服务评价与改进。

本文件适用于为参展商提供全流程出展服务的展览服务商。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T19012质量管理顾客满意组织投诉处理指南

GB/T33489展览会信息管理系统建设规范

GB/T33490展览展示工程服务基本要求

GB/T36682展览物流服务基本要求

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

展览服务商exhibitionserviceprovider

为展览会提供服务的组织。

3.2

参展商exhibitor

与展览主办方或展览服务商签订参展合同，在展览会期间通过固定的展台展示其产品、技术和服务

的组织。

3.3

出展out-boundexhibition

以参展商身份在境外参加展览会的行为。

4总体要求

4.1展览服务商应具备与出展服务相适应的合法资质、服务能力和风险承担能力。

4.2应遵守境内外相关法律法规规定，尊重展览会目的地国家（地区）风俗习惯。

4.3应捍卫国家利益，严守国家秘密、商业秘密、参展商信息和隐私。

4.4应重视知识产权保护，明确告知参展商知识产权保护权利和义务，协助参展商做好知识产权维权

和纠纷处理。

4.5应建立健全各项服务管理制度，包括但不限于安全应急管理制度、合同管理制度、人员管理制度、

财务管理制度、档案管理制度。

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4.6应组建出展服务团队，明确团队成员职责分工，并定期进行培训。

4.7应密切关注展览会目的地国家（地区）动态，完善风险防范及应急处置机制，做好应对各类突发

事件预案。

4.8应审核展览展示工程、展品运输等各类展览会服务提供组织的经营资质，签署合作协议，并对其

服务过程进行监督。

4.9应以满足参展商需求为核心，及时有效与展览会各相关方沟通协调。

4.10服务全程应坚持安全第一、服务至上，积极践行绿色低碳理念。

5服务团队要求

5.1展览服务商应根据出展服务具体内容配备人数相宜的服务团队，团队成员职责分工如下：

——项目开发：负责项目前期调研及可行性分析，与展览主办方进行沟通联络，获取有效的展览

会信息，建立合作关系，并全程协调展览会展位销售，进行项目服务和管理；

——项目销售：负责收集参展商潜在需求，为其匹配合适的展览会，并完成销售合同签订；

——项目操作：负责根据参展商需求及展览会目的地国家（地区）等相关信息做好境外行程安排、

展台搭建、展品运输等各项服务；

——项目客服：负责对接展览会主办方及参展商需求，收集参展商和参展人员信息；

——出境领队：负责展览会现场的组织调配、沟通协调、问题处理；

——信息支持：负责展览会相关信息化软件、应用工具等的操作与维护。

5.2团队成员应具备良好的沟通协调和突发事件处理等能力，熟练掌握出展服务所需的各项专业技能

和礼仪常识。

5.3团队成员应穿戴整洁、得体大方，统一佩戴包含姓名、组织名称等必要信息的证件。

6安全保障要求

6.1展览服务商应制定包括但不限于以下各类突发事件应急预案，并在突发事件发生时立即启动：

——航班延误；

——展品不能如期抵达展览会现场；

——自然不可抗力（如地震、洪水、海啸、台风等自然灾害，以及流行病或瘟疫等）；

——政治不可抗力（如任何战争行为、入侵、武装冲突或骚乱、暴动、恐怖事件，以及不受任何

一方控制的全国性、政治性罢工等）；

——其他突发事件（如现场供电故障导致展览会无法正常进行、境外参会嘉宾临时缺席、翻译及

音控等辅助人员缺位等）。

6.2应提前与展览会目的地国家（地区）使领馆建立联系，发生突发事件立即上报。

6.3应提前实地察看展馆、展区及其周边的安防、消防、应急通道等安全措施及设施设备完备情况，

及时发现并排除安全隐患。

6.4应安排专人负责参展期间的出行、食宿、商旅，以及展览会现场全过程的安全巡查和管理。

6.5宜按照GB/T33489的规定，建设展览会信息管理系统，做好各类信息的安全管理。

7服务流程与内容

7.1立项

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7.1.1展览服务商应在项目立项前组建服务团队，开展包括但不限于以下内容的调查：

——宏观环境：展览会目的地国家（地区）的政治环境、经济环境、文化环境、治安环境、市场

环境（产品适用性）、产业政策、市场准入制度、知识产权管理规定、与我国友好程度；

——展览主办方：组织架构、专业度、在展览会目的地国家（地区）的行业地位及号召力、历届

展览会举办情况及影响力；

——展览会：展览总面积、举办历史与周期、历届参展商及观众人数、展品；

——展馆：名称、地址、总面积、平面图及展位分布图、展区价格、展台类型及预定情况。

7.1.2在调查的基础上，应结合参展商需求、自身服务能力及财务测算情况，决定项目是否立项。

7.1.3确定立项的项目，应及时与展览主办方联系，预定符合项目需求的展区，并向参展商出具招展

书，内容包括但不限于展览会介绍、展品介绍、展位价格、参展特殊事项说明。

7.2招展

7.2.1项目立项后，应通过多种渠道（如行业媒体、电话、互联网、行业商协会等）进行招展。

7.2.2招展期间，应进一步沟通确认参展商需求，协助其不断优化参展目标。

7.2.3待参展商对服务内容、服务流程、服务价格、支付方式、服务监督方式等无异议后，应与其签

订参展合同。

7.3参展准备

7.3.1信息确认

应收集确认包括但不限于以下参展商信息，并及时向展览主办方等相关方提供必要信息：

——企业信息：地址、中英文名称、主营业务、展品、联系人及联系方式；

——人员信息：参展人员办理参展证、护照及签证等所需信息；

——其他信息：会刊、楣板制作、展品运输及其他服务所需信息。

7.3.2出境手续办理

应收集展览会目的地国家（地区）签证信息（包括但不限于签证价格、签证所需时间、签证材料收

寄时间、各使领馆假期），并根据参展商选择的以下出境手续办理方式做好相应服务。

——自行办理：

根据展览会时间及出境手续办理周期，提醒参展商关注时间截点和办理进度；

根据展览会目的地国家（地区）签证政策，提供签证办理等相关信息咨询服务。

——委托办理：

根据不同签证类型，选择信誉良好的专业签证机构；

与展览主办方对接邀请函等办理签证所需资料；

根据展览会目的地国家（地区）签证办理难易程度及参展商签证情况，合理安排签证办理

时间和地点等，并预留充足的突发事件处理时间。

7.3.3行程安排

应根据展览会时间及目的地国家（地区）情况，为参展商合理安排行程并做好以下服务，包括但不

限于：

——购买保险：为随团参展商购买旅行保险，确认保险内容、价格、索赔程序和条件等；

——选择地接：选择展览会目的地国家（地区）旅游部门指定或推荐、服务管理体系健全、信誉

和业绩优良的旅行社；

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——交通食宿：确认往返时间、地点、航班，入住时间、天数、人数、房型，用餐时间、地点、

方式、菜品等。

7.3.4展台设计

7.3.4.1应根据参展商品牌特征、展品类型和数量、目标观众等，为其选择具备展览会目的地国家（地

区）展台搭建资质、服务管理体系健全、信誉和业绩优良的承建商。

7.3.4.2应协助参展商和承建商，就包括但不限于以下事项做好沟通协调：

——展台设计方案；

——展台搭建材料进场时间；

——展台搭建进度；

——展台交付效果；

——展台安全要求。

7.3.5展品运输

应根据参展商选择的以下展品运输方式做好相应服务。

——自行运输：提前告知参展商展品运输截止时间、运输方式、包装和标志、报关报检、单证、

保险、展品进场时间、知识产权等相关要求。

——委托运输：

提前向参展商发送运输指南，协助其根据展品特性、时间、成本等因素合理选择运输方式；

选择在招展范围内设有网点、具备国际货运资质、服务管理体系健全、信誉和业绩优良的

展品运输商；

提醒参展商及展品运输商根据展品价值投保，并提前约定展品损坏赔偿规则；

与展品运输商保持密切联系，及时协助处理展品运输过程中的破损、丢失、回运等意外情况；

实时跟进展品运输商服务进度，按照GB/T36682的规定对其服务过程进行监督，确保展品

在规定时间安全送达目的地。

7.3.6其他参展准备

7.3.6.1应制作并向参展商发放参展手册，内容包括但不限于展览服务商联系方式、展览会基本信息、

参展证领取信息、使领馆信息、出入境注意事项、参展期间注意事项、境外生活注意事项。

7.3.6.2应根据参展商需求，结合自身服务能力，做好会议场地、广告与宣传媒体对接、招商、线上

匹配、商务配对、商务翻译等服务。

7.4参展

7.4.1布展

7.4.1.1到达展览会现场后，应协助参展商及承建商做好各项布展工作，包括但不限于：

——展台施工手续办理及参展证领取；

——展览器材及设施设备租赁；

——展品进场布局；

——展台搭建验收。

7.4.1.2布展过程中，应协助参展商做好广告牌、横幅、宣传册的布置和摆放，核实展位、展台、展

品、参展人员是否到位，并确认参展信息。

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DB35/T2168—2024

7.4.1.3应实时跟进承建商服务进度，按照GB/T33490的规定对其服务过程进行监督，确保展览展示

工程项目符合展览会目的地国家（地区）、展览主办方、展馆运营方的相关规定。

7.4.1.4布展完成后，应协助参展商对展台的位置、高度、开口、结构、灯光、材料等进行现场检查。

7.4.2现场服务

7.4.2.1应做好参展商现场需求保障工作，包括但不限于现场协调、现场拍摄、入场及用餐安排、会

刊等材料派发。

7.4.2.2应根据自身需求及参展商信息留存、媒体宣传素材收集等需求，安排专人按照以下要求进行

现场拍摄，并做好分类整理和归档，同时提醒参展商做好现场拍摄留存：

——拍摄画面清晰，内容包括但不限于参展商、采购商、服务团队、展台、展品、活动现场；

——拍摄展台时，画面完整展示楣板，并包含采购商；

——拍摄展团合影时，选择标