日常办公用具管理规定

日常办公用具管理规定一、总则

日常办公用具是保障公司正常运营和员工高效工作的重要物资，为规范其管理，提高资源利用率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门及全体员工，旨在实现办公用具的合理配置、有效使用和有序循环。

二、适用范围

（一）办公用具分类

1.办公设备：电脑、打印机、复印机、扫描仪等。

2.办公耗材：纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机等。

3.办公家具：办公椅、书架、文件柜等。

4.其他用具：电话、饮水机、绿植、清洁工具等。

（二）管理责任

1.行政部负责办公用具的统一采购、分发、维护及报废管理。

2.各部门负责人对本部门办公用具的使用情况负责监督。

3.员工应妥善使用并爱护办公用具，避免浪费和损坏。

三、采购与入库

（一）采购流程

1.需求申报：各部门根据实际使用情况填写《办公用具采购申请表》，经部门负责人审批后提交行政部。

2.采购审批：行政部汇总需求，按公司采购流程报批，确保采购计划合理。

3.供应商选择：优先选择质量可靠、价格合理的供应商，执行比价采购。

（二）入库管理

1.采购到货后，行政部需核对实物与采购清单是否一致，检查产品合格证及保修说明。

2.办公用具需及时录入《办公用具库存台账》，标注数量、型号、采购日期及存放地点。

3.建立二维码或条形码管理，便于后续追踪使用情况。

四、分发与领用

（一）新员工入职

1.行政部根据岗位需求，为新员工配置标准办公用具套装，包括电脑、椅、文件柜等。

2.员工需在《办公用具领用登记表》上签字确认，行政部保留备案。

（二）部门领用

1.部门因工作需要临时申领办公用具，需填写《临时领用申请单》，经行政部核实后发放。

2.领用人需当面检查物品状态，并在单据上注明使用部门及负责人。

（三）领用要求

1.优先使用库存闲置物资，避免重复采购。

2.领用电脑等设备时，需同时领取相关配件（如鼠标、键盘），并记录配置信息。

五、日常使用与维护

（一）设备使用规范

1.电脑：每日关闭电源，定期清理灰尘，避免长时间运行导致过热。

2.打印机：打印前检查纸张类型，减少错喷浪费，定期更换硒鼓。

3.办公椅：保持清洁，避免超重使用，发现损坏及时报修。

（二）耗材管理

1.纸张使用：推行双面打印，设立打印限额，鼓励重复利用废纸。

2.笔类用具：统一采购中性笔、签字笔，减少品牌混用导致的库存混乱。

（三）维护责任

1.员工需对个人使用的办公用具进行日常保养，如发现故障及时报备行政部。

2.行政部定期组织设备维护培训，提升员工基础维修能力。

六、盘点与报废

（一）季度盘点

1.行政部每季度对所有部门办公用具进行抽查盘点，核对库存台账与实际数量。

2.盘点结果需形成《办公用具盘点报告》，对差异项查明原因并处理。

（二）报废流程

1.办公设备使用年限一般不超过5年（电脑3年、打印机4年），超出期限或损坏严重需报废。

2.报废申请需填写《办公用具报废申请表》，经行政部及部门负责人双重确认。

3.报废物资由行政部统一回收处理，并记录在案。

七、考核与奖惩

（一）考核指标

1.部门办公用具使用效率：通过盘点数据评估物资周转率。

2.员工爱护程度：行政部抽查损坏率及浪费情况。

（二）奖惩措施

1.对节约资源、合理使用的部门给予通报表扬，优先获得采购资源倾斜。

2.对因管理不善导致物资严重浪费或损坏的部门，扣除部分办公预算。

八、附则

（一）本规定自发布之日起实施，由行政部负责解释。

（二）各部门可根据本规定制定细则，报行政部备案。

一、总则

日常办公用具是保障公司正常运营和员工高效工作的重要物资，为规范其管理，提高资源利用率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门及全体员工，旨在实现办公用具的合理配置、有效使用和有序循环。

二、适用范围

（一）办公用具分类

1.办公设备：

(1)计算机类：台式电脑、笔记本电脑、平板电脑及其配件（显示器、键盘、鼠标、摄像头、耳机等）。

(2)打印/复印/扫描设备：打印机（彩色/黑白）、复印机、多功能一体机、扫描仪。

(3)其他设备：投影仪、音响设备、电话机、传真机、碎纸机、饮水机、咖啡机等。

2.办公耗材：

(1)纸张类：打印纸（A4、A3）、信封、便签纸、标签纸、传真纸、卷纸（饮水机用）。

(2)笔记本具：各类笔（中性笔、签字笔、马克笔）、笔记本、文件夹、文件袋、订书机、回形针、胶带、便利贴等。

(3)办公辅材：胶水、剪刀、尺子、数据线、充电器、插座、USB延长线等。

3.办公家具：

(1)个人家具：办公椅、办公桌、书架、文件柜、置物架等。

(2)公共家具：会议桌椅、接待台、沙发、茶几、储物柜等。

4.其他用具：

(1)清洁用品：清洁剂、消毒液、纸巾、拖把、扫帚、垃圾桶等。

(2)绿植装饰：盆栽、花盆、装饰摆件等。

(3)安全防护：灭火器、急救箱、安全警示标识等。

（二）管理责任

1.行政部负责办公用具的统一采购、入库、分发、维护、盘点及报废管理，确保全流程可追溯。

2.各部门负责人对本部门办公用具的使用情况负总责，需定期检查部门物资消耗情况，避免浪费。

3.员工应爱护办公用具，按规范使用，离岗或调岗时需归还所有公司物品，并配合资产清点。

三、采购与入库

（一）采购流程

1.需求申报：

(1)各部门每月5日前根据库存及消耗情况，填写《办公用具采购申请表》，明确所需物资的品名、数量、规格及用途。

(2)申请表需经部门负责人签字确认，行政部审核采购必要性及预算合理性。

(3)特殊设备（如电脑、打印机）采购需提供使用部门申请及技术部意见。

2.采购审批：

(1)行政部汇总各部门需求，编制《月度办公用具采购计划》，按公司财务审批流程报批。

(2)采购执行：优先选择公司合作供应商，比价采购，索要发票及质保单据。

(3)重大采购（如设备金额超过1万元）需提交采购委员会审议。

3.供应商管理：

(1)建立合格供应商名录，定期评估供应商供货及时性、产品质量及价格。

(2)对新供应商需进行资质审核，包括生产许可、产品检测报告等。

（二）入库管理

1.验收流程：

(1)物资到货后，行政部指定专人开箱验收，核对数量、型号、规格是否与采购单一致。

(2)设备类物资需检查外观、配件完整性，并运行基础功能测试（如电脑开机、打印机打印测试页）。

(3)耗材类物资需检查生产日期、包装是否完好，按批次入库。

2.登记要求：

(1)所有入库物资需及时录入《办公用具库存台账》，内容包括物资名称、规格、数量、供应商、入库日期、存放位置等信息。

(2)设备类物资需建立独立档案，记录配置参数、保修期限及维修历史。

(3)使用二维码或条形码标签，便于扫码入库及后续追踪。

3.库存管理：

(1)办公用具存放于指定仓库或区域，分类摆放，标识清晰。

(2)设备类物资需防尘、防潮，定期检查存储环境。

(3)耗材类物资需按先进先出原则发放，避免过期浪费。

四、分发与领用

（一）新员工入职

1.入职当日，行政部根据《新员工岗位配置表》准备办公用具套装，包括：

(1)电脑：台式或笔记本，配置对应岗位所需软件。

(2)辅件：键盘、鼠标、显示器（若为笔记本则无需）。

(3)办公椅及桌椅。

(4)基础耗材：笔记本、笔、文件夹等。

2.领用交接：

(1)员工需在《新员工办公用具领用单》上签字确认，行政部保留单据。

(2)电脑等设备需同时发放贴有员工信息的资产标签，并记录至《固定资产台账》。

（二）部门领用

1.临时领用：

(1)部门因活动、项目需临时申领办公用具（如投影仪、额外桌椅），需填写《临时领用申请单》，经行政部批准后发放。

(2)领用人需当面检查物品状态，并在单据上注明使用期限及归还日期。

2.常规领用：

(1)耗材类物资按需领用，行政部可设置最低库存警戒线，避免断供。

(2)领用超过一定数量（如10件以上）的耗材需附上使用说明或申请理由。

（三）领用要求

1.优先使用库存闲置物资：行政部定期整理库存，各部门需优先申领闲置物品，减少新购。

2.设备领用规范：

(1)电脑领用需确认网络、外设等配置是否满足需求。

(2)打印机领用需注明黑白/彩色、双面打印需求，避免混用。

3.领用登记：所有领用需及时更新《办公用具库存台账》，确保账实相符。

五、日常使用与维护

（一）设备使用规范

1.电脑使用：

(1)每日下班前关闭电脑及显示器电源，避免待机耗电。

(2)定期清理桌面、风扇灰尘，禁止在设备上放置液体或重物。

(3)软件安装需经IT部门审批，禁止私自安装与工作无关程序。

2.打印机使用：

(1)打印前检查纸张尺寸、类型，避免卡纸或错喷。

(2)定期清洁打印头，按墨粉/碳粉余量及时更换硒鼓/墨盒。

(3)高价值打印机（如彩色复印机）需设定使用权限或密码。

3.办公椅使用：

(1)每日使用后检查椅脚、升降装置是否正常。

(2)禁止在椅子上跳跃或放置尖锐物品，避免损坏结构。

(3)发现损坏（如弹簧异响、旋转失灵）需立即报修。

（二）耗材管理

1.纸张使用：

(1)推行无纸化办公，鼓励双面打印、草稿打印。

(2)建立打印权限制度，部门主管可设置超额打印预警。

(3)废纸需分类回收，行政部定期联系回收企业。

2.笔类用具：

(1)统一采购中性笔、签字笔，避免品牌杂乱导致库存混乱。

(2)个人笔耗用超量（如每月5支以上）需向部门负责人说明原因。

（三）维护责任

1.员工责任：

(1)个人使用的设备（如电脑）需设置开机密码，定期备份重要数据。

(2)发现设备故障（如打印机无法复印、鼠标失灵）需第一时间通知行政部。

(3)禁止擅自拆卸设备或更改设置，违者按设备维修费用赔偿。

2.行政部责任：

(1)每月对设备进行巡检，更换易损件（如硒鼓、墨盒）。

(2)组织设备维护培训，提升员工基础故障排查能力（如更换纸张、清理卡纸）。

(3)建立维修记录表，跟踪设备维修周期，计划性采购备件。

六、盘点与报废

（一）季度盘点

1.盘点范围：涵盖所有部门办公用具，重点抽查设备类物资（电脑、打印机等）。

2.盘点方法：

(1)行政部人员与部门代表共同清点实物，核对《库存台账》与实际数量。

(2)设备类物资需核对资产标签、配置信息，确认使用状态（在用/闲置/报修）。

3.差异处理：

(1)数量差异需查明原因（丢失/报损/申领未登记），形成《盘点差异报告》。

(2)损坏设备需评估维修价值，决定维修或报废。

（二）报废流程

1.报废标准：

(1)设备：使用年限满5年且性能无法满足工作需求；损坏严重且维修成本超原值50%；技术淘汰（如7年未更新）。

(2)耗材：生产日期超过2年且存储不当导致变质；超出公司采购范围。

2.报废申请：

(1)部门填写《办公用具报废申请表》，附设备照片、维修记录或技术鉴定。

(2)行政部组织技术部、财务部联合评估，确认报废必要性。

3.报废处理：

(1)设备类物资由行政部联系专业回收公司，确保数据彻底销毁（如硬盘粉碎）。

(2)耗材类物资统一销毁或环保回收，记录处理时间及供应商。

(3)报废资产需在《固定资产台账》中标注“已报废”状态。

七、考核与奖惩

（一）考核指标

1.部门考核：

(1)物资周转率：通过季度盘点计算闲置物资比例，目标≤10%。

(2)损耗率：统计部门物资损坏、丢失数量，目标≤2%。

(3)节约贡献：评选“办公用品节约标兵”，奖励超额节省物资的部门。

2.个人考核：

(1)按时领用：禁止超量申领耗材，违者通报批评。

(2)爱护设备：因个人原因导致设备严重损坏，需赔偿10%-20%维修费用。

（二）奖惩措施

1.奖励：

(1)每季度评选“优秀部门”，奖励办公预算10%用于改善办公环境。

(2)个人提出合理化建议（如改进打印流程、推广无纸化方案）被采纳者，奖励100-500元。

2.惩罚：

(1)未经批准私自采购办公物资，费用由部门承担并罚款采购人200元。

(2)多次发现设备浪费（如长时打印草稿、闲置电脑不关机）的部门，取消当期评优资格。

八、附则

（一）本规定自发布之日起实施，由行政部负责解释。

（二）各部门可根据本规定制定细则，报行政部备案。

（三）行政部每年6月30日及12月31日组织全公司办公用具大清查，确保管理持续有效。

一、总则

日常办公用具是保障公司正常运营和员工高效工作的重要物资，为规范其管理，提高资源利用率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门及全体员工，旨在实现办公用具的合理配置、有效使用和有序循环。

二、适用范围

（一）办公用具分类

1.办公设备：电脑、打印机、复印机、扫描仪等。

2.办公耗材：纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机等。

3.办公家具：办公椅、书架、文件柜等。

4.其他用具：电话、饮水机、绿植、清洁工具等。

（二）管理责任

1.行政部负责办公用具的统一采购、分发、维护及报废管理。

2.各部门负责人对本部门办公用具的使用情况负责监督。

3.员工应妥善使用并爱护办公用具，避免浪费和损坏。

三、采购与入库

（一）采购流程

1.需求申报：各部门根据实际使用情况填写《办公用具采购申请表》，经部门负责人审批后提交行政部。

2.采购审批：行政部汇总需求，按公司采购流程报批，确保采购计划合理。

3.供应商选择：优先选择质量可靠、价格合理的供应商，执行比价采购。

（二）入库管理

1.采购到货后，行政部需核对实物与采购清单是否一致，检查产品合格证及保修说明。

2.办公用具需及时录入《办公用具库存台账》，标注数量、型号、采购日期及存放地点。

3.建立二维码或条形码管理，便于后续追踪使用情况。

四、分发与领用

（一）新员工入职

1.行政部根据岗位需求，为新员工配置标准办公用具套装，包括电脑、椅、文件柜等。

2.员工需在《办公用具领用登记表》上签字确认，行政部保留备案。

（二）部门领用

1.部门因工作需要临时申领办公用具，需填写《临时领用申请单》，经行政部核实后发放。

2.领用人需当面检查物品状态，并在单据上注明使用部门及负责人。

（三）领用要求

1.优先使用库存闲置物资，避免重复采购。

2.领用电脑等设备时，需同时领取相关配件（如鼠标、键盘），并记录配置信息。

五、日常使用与维护

（一）设备使用规范

1.电脑：每日关闭电源，定期清理灰尘，避免长时间运行导致过热。

2.打印机：打印前检查纸张类型，减少错喷浪费，定期更换硒鼓。

3.办公椅：保持清洁，避免超重使用，发现损坏及时报修。

（二）耗材管理

1.纸张使用：推行双面打印，设立打印限额，鼓励重复利用废纸。

2.笔类用具：统一采购中性笔、签字笔，减少品牌混用导致的库存混乱。

（三）维护责任

1.员工需对个人使用的办公用具进行日常保养，如发现故障及时报备行政部。

2.行政部定期组织设备维护培训，提升员工基础维修能力。

六、盘点与报废

（一）季度盘点

1.行政部每季度对所有部门办公用具进行抽查盘点，核对库存台账与实际数量。

2.盘点结果需形成《办公用具盘点报告》，对差异项查明原因并处理。

（二）报废流程

1.办公设备使用年限一般不超过5年（电脑3年、打印机4年），超出期限或损坏严重需报废。

2.报废申请需填写《办公用具报废申请表》，经行政部及部门负责人双重确认。

3.报废物资由行政部统一回收处理，并记录在案。

七、考核与奖惩

（一）考核指标

1.部门办公用具使用效率：通过盘点数据评估物资周转率。

2.员工爱护程度：行政部抽查损坏率及浪费情况。

（二）奖惩措施

1.对节约资源、合理使用的部门给予通报表扬，优先获得采购资源倾斜。

2.对因管理不善导致物资严重浪费或损坏的部门，扣除部分办公预算。

八、附则

（一）本规定自发布之日起实施，由行政部负责解释。

（二）各部门可根据本规定制定细则，报行政部备案。

一、总则

日常办公用具是保障公司正常运营和员工高效工作的重要物资，为规范其管理，提高资源利用率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门及全体员工，旨在实现办公用具的合理配置、有效使用和有序循环。

二、适用范围

（一）办公用具分类

1.办公设备：

(1)计算机类：台式电脑、笔记本电脑、平板电脑及其配件（显示器、键盘、鼠标、摄像头、耳机等）。

(2)打印/复印/扫描设备：打印机（彩色/黑白）、复印机、多功能一体机、扫描仪。

(3)其他设备：投影仪、音响设备、电话机、传真机、碎纸机、饮水机、咖啡机等。

2.办公耗材：

(1)纸张类：打印纸（A4、A3）、信封、便签纸、标签纸、传真纸、卷纸（饮水机用）。

(2)笔记本具：各类笔（中性笔、签字笔、马克笔）、笔记本、文件夹、文件袋、订书机、回形针、胶带、便利贴等。

(3)办公辅材：胶水、剪刀、尺子、数据线、充电器、插座、USB延长线等。

3.办公家具：

(1)个人家具：办公椅、办公桌、书架、文件柜、置物架等。

(2)公共家具：会议桌椅、接待台、沙发、茶几、储物柜等。

4.其他用具：

(1)清洁用品：清洁剂、消毒液、纸巾、拖把、扫帚、垃圾桶等。

(2)绿植装饰：盆栽、花盆、装饰摆件等。

(3)安全防护：灭火器、急救箱、安全警示标识等。

（二）管理责任

1.行政部负责办公用具的统一采购、入库、分发、维护、盘点及报废管理，确保全流程可追溯。

2.各部门负责人对本部门办公用具的使用情况负总责，需定期检查部门物资消耗情况，避免浪费。

3.员工应爱护办公用具，按规范使用，离岗或调岗时需归还所有公司物品，并配合资产清点。

三、采购与入库

（一）采购流程

1.需求申报：

(1)各部门每月5日前根据库存及消耗情况，填写《办公用具采购申请表》，明确所需物资的品名、数量、规格及用途。

(2)申请表需经部门负责人签字确认，行政部审核采购必要性及预算合理性。

(3)特殊设备（如电脑、打印机）采购需提供使用部门申请及技术部意见。

2.采购审批：

(1)行政部汇总各部门需求，编制《月度办公用具采购计划》，按公司财务审批流程报批。

(2)采购执行：优先选择公司合作供应商，比价采购，索要发票及质保单据。

(3)重大采购（如设备金额超过1万元）需提交采购委员会审议。

3.供应商管理：

(1)建立合格供应商名录，定期评估供应商供货及时性、产品质量及价格。

(2)对新供应商需进行资质审核，包括生产许可、产品检测报告等。

（二）入库管理

1.验收流程：

(1)物资到货后，行政部指定专人开箱验收，核对数量、型号、规格是否与采购单一致。

(2)设备类物资需检查外观、配件完整性，并运行基础功能测试（如电脑开机、打印机打印测试页）。

(3)耗材类物资需检查生产日期、包装是否完好，按批次入库。

2.登记要求：

(1)所有入库物资需及时录入《办公用具库存台账》，内容包括物资名称、规格、数量、供应商、入库日期、存放位置等信息。

(2)设备类物资需建立独立档案，记录配置参数、保修期限及维修历史。

(3)使用二维码或条形码标签，便于扫码入库及后续追踪。

3.库存管理：

(1)办公用具存放于指定仓库或区域，分类摆放，标识清晰。

(2)设备类物资需防尘、防潮，定期检查存储环境。

(3)耗材类物资需按先进先出原则发放，避免过期浪费。

四、分发与领用

（一）新员工入职

1.入职当日，行政部根据《新员工岗位配置表》准备办公用具套装，包括：

(1)电脑：台式或笔记本，配置对应岗位所需软件。

(2)辅件：键盘、鼠标、显示器（若为笔记本则无需）。

(3)办公椅及桌椅。

(4)基础耗材：笔记本、笔、文件夹等。

2.领用交接：

(1)员工需在《新员工办公用具领用单》上签字确认，行政部保留单据。

(2)电脑等设备需同时发放贴有员工信息的资产标签，并记录至《固定资产台账》。

（二）部门领用

1.临时领用：

(1)部门因活动、项目需临时申领办公用具（如投影仪、额外桌椅），需填写《临时领用申请单》，经行政部批准后发放。

(2)领用人需当面检查物品状态，并在单据上注明使用期限及归还日期。

2.常规领用：

(1)耗材类物资按需领用，行政部可设置最低库存警戒线，避免断供。

(2)领用超过一定数量（如10件以上）的耗材需附上使用说明或申请理由。

（三）领用要求

1.优先使用库存闲置物资：行政部定期整理库存，各部门需优先申领闲置物品，减少新购。

2.设备领用规范：

(1)电脑领用需确认网络、外设等配置是否满足需求。

(2)打印机领用需注明黑白/彩色、双面打印需求，避免混用。

3.领用登记：所有领用需及时更新《办公用具库存台账》，确保账实相符。

五、日常使用与维护

（一）设备使用规范

1.电脑使用：

(1)每日下班前关闭电脑及显示器电源，避免待机耗电。

(2)定期清理桌面、风扇灰尘，禁止在设备上放置液体或重物。

(3)软件安装需经IT部门审批，禁止私自安装与工作无关程序。

2.打印机使用：

(1)打印前检查纸张尺寸、类型，避免卡纸或错喷。

(2)定期清洁打印头，按墨粉/碳粉余量及时更换硒鼓/墨盒。

(3)高价值打印机（如彩色复印机）需设定使用权限或密码。

3.办公椅使用：

(1)每日使用后检查椅脚、升降装置是否正常。

(2)禁止在椅子上跳跃或放置尖锐物品，避免损坏结构。

(3)发现损坏（如弹簧异响、旋转失灵）需立即报修。

（二）耗材管理

1.纸张使用：

(1)推行无纸化办公，鼓励双面打印、草稿打印。

(2)建立打印权限制度，部门主管可设置超额打印预警。

(3)废纸需分类回收，行政部定期联系回收企业。

2.笔类用具：

(1)统一采购中性笔、签字笔，避免品牌杂乱导致库存混乱。

(2)个人笔耗用超量（如每月5支以上）需向部门负责人说明原因。

（三）维护责任

1.员工责任：

(1)个人使用的设备（如电脑）需设置开机密码，定期备份重要数据。

(2)发现设备故障（如打印机无法复印、鼠标失灵）需第一时间通知行政部。

(3)禁止擅自拆卸设备或更改设置，违者按设备维修费用赔偿。

2.行政部责任：

(1)每月对设备进行巡检，更换易损件（如硒鼓、墨盒）。

(2)组织设备维护培训，提升员工基础故