行政后勤服务标准化操作手册与表单

行政后勤服务标准化操作手册与表单一、办公环境维护管理适用工作情境适用于公司总部及各分支机构的日常办公区域（包括工位、会议室、走廊、茶水间、卫生间等）的环境清洁、设施维护及绿植养护管理，旨在为员工提供整洁、有序、舒适的办公环境。操作流程指引（一）日常清洁管理每日清洁安排（1）后勤管理员*提前1个工作日根据各区域面积和使用频率，制定《每日清洁任务分配表》，明确清洁人员、区域、内容及完成时间。（2）清洁人员每日8:30前到达岗位，按以下标准执行清洁：工位区域：擦拭桌面、键盘、鼠标，清理垃圾桶内垃圾（垃圾桶内垃圾不得超过2/3满），地面无纸屑、污渍。会议室：会议结束后30分钟内清理桌面，归位桌椅，擦拭白板/投影仪屏幕，补充纸巾、矿泉水（如有需求）。公共区域（走廊、茶水间、卫生间）：每2小时巡查1次，保持地面干燥、无积水，卫生间无异味、洗手液充足，纸巾/烘手机正常使用。每周深度清洁（1）每周五17:00后进行深度清洁，包括：地毯吸尘、玻璃窗擦拭、空调滤网清洁、绿植叶片除尘等。（2）清洁完成后，后勤管理员*检查各区域清洁质量，签字确认《每周深度清洁记录表》。（二）设施维护报修问题发觉与上报（1）员工发觉办公设施故障（如灯具不亮、空调制冷异常、门锁损坏等），可通过OA系统“后勤报修”模块提交申请，或直接联系后勤管理员*，说明故障位置、具体问题及紧急程度。（2）后勤管理员*接到报修后，30分钟内响应，1小时内现场核实情况。维修跟进与反馈（1）小修问题（如更换灯泡、修复松动桌椅）：由后勤管理员*协调内部维修人员，24小时内完成修复。（2）大修问题（如空调系统故障、电路故障）：联系外部维修单位，要求提供维修方案及预估时间，经部门负责人审批后实施，修复后及时向报修人反馈结果。（3）所有维修需填写《设施维修记录表》，记录维修时间、人员、更换配件及费用（如涉及）。（三）绿植养护绿植配置（1）根据办公区域光照条件，选择适宜绿植（如绿萝、多肉、吊兰等），每10平方米配置1-2盆中型绿植。（2）新入职员工工位可申请1盆小型桌面绿植，由后勤管理员*统一发放。定期养护（1）每周安排专业人员对绿植进行浇水、施肥、修剪（避开工作时间，避免影响办公）。（2）每月检查绿植生长状况，及时更换枯萎、病虫害植株，填写《绿植养护记录表》。标准化表单模板表1：办公环境日常巡检表巡检区域巡检项目检查标准检查结果（正常/异常）处理情况检查人日期工位区桌面整洁度无杂物、无污渍垃圾桶垃圾不超过2/3满会议室设备完好度投影仪、麦克风正常工作物料补充纸巾、矿泉水充足卫生间环境卫生无异味、地面干燥洗手用品洗手液、纸巾充足表2：设施维修记录表报修日期报修区域故障描述报修人联系方式响应时间维修时间维修人员维修结果验收人关键注意事项清洁作业时需轻拿轻放，避免发出过大噪音影响员工办公；使用清洁剂前确认不会损坏办公设备表面。设施维修前需提前告知报修人及所在区域同事，避免突然断电、断水影响工作。绿植养护时注意浇水适量，避免造成地面湿滑；定期检查花盆稳固性，防止倾倒。每月25日前，后勤管理员*需汇总本月环境维护情况，编制《办公环境维护月度报告》提交行政部负责人。二、办公用品管理适用工作情境适用于公司各类办公用品（包括文具、耗材、办公设备配件等）的采购、入库、领用、盘点及库存管理，旨在规范物资流转，保障办公需求，控制成本支出。操作流程指引（一）需求统计与采购月度需求提报（1）每月25日前，各部门助理统计下月办公用品需求，填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人审批后提交至后勤管理员*。（2）后勤管理员*汇总各部门需求，结合库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，列明物品名称、规格、数量、预估单价及总预算，提交行政部负责人审批。采购执行（1）采购金额在500元以下的，由后勤管理员*从公司定点供应商处采购；500元以上的，需签订采购合同，由采购部协同完成。（2）采购时需核对物品质量、价格及售后服务，保证符合采购标准，保留采购凭证（如订单截图、收据）。（二）入库与登记入库验收（1）办公用品到货后，后勤管理员*与采购人共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，检查有无破损、过期等情况。（2）验收合格后，填写《办公用品入库登记表》，记录入库日期、物品信息、供应商、数量、入库人等信息；验收不合格的，及时联系供应商退换货。库存管理（1）入库物品需分类存放于指定货架（如文具区、耗材区），张贴标签注明物品名称及数量，做到“先进先出”。（2）建立《办公用品库存台账》，实时更新入库、领用、库存数据，保证账实相符。（三）领用与发放领用流程（1）员工领用办公用品时，登录OA系统填写《办公用品领用申请单》，注明领用人、部门、物品名称、数量及用途，经部门负责人审批后提交至后勤管理员*。（2）后勤管理员*审批通过后，按领用单发放物品，领用人当场核对数量并签字确认；紧急领用可通过电话申请，事后24小时内补录系统流程。领用规范（1）按需领用，避免浪费；消耗类物品（如笔、纸）每人每月限领1次，耐用品（如计算器、订书机）以旧换新。（2）严禁将办公用品私带回家或挪作他用，一经发觉按公司规定处理。（四）盘点与核销月度盘点（1）每月最后1个工作日，后勤管理员*与财务部人员共同对办公用品进行盘点，核对库存台账与实际库存数量，填写《月度库存盘点表》。（2）盘盈盘亏需分析原因，如为管理漏洞需及时整改；盘亏金额超过200元的，需提交书面说明至行政部负责人。库存核销（1）对于过期、损坏无法使用的物品，由后勤管理员*填写《办公用品报废申请表》，注明报废原因、数量及价值，经行政部负责人审批后核销。（2）报废物品需统一存放，定期交由专业机构处理，避免环境污染。标准化表单模板表3：办公用品需求申请表部门申请人申请日期物品名称规格型号单位需求数量用途说明审批人表4：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格型号供应商单位数量单价总价入库人验收人表5：办公用品领用申请单领用日期领用人部门物品名称规格型号单位领用数量用途审批人发放人领取签字关键注意事项采购时优先选择环保、耐用的办公用品，减少一次性物品使用。库存区域需保持干燥、通风，避免阳光直射，防止物品受潮、变质。严禁将公司办公用品用于非工作场合，领用需与工作职责相关。每季度末，后勤管理员*需分析办公用品消耗情况，优化采购计划，降低库存成本。三、会议服务保障适用工作情境适用于公司各类会议（包括部门例会、项目研讨会、外部客户接待会、大型年会等）的场地布置、设备调试、物料准备及现场服务，保证会议顺利、高效进行。操作流程指引（一）会议需求对接会议信息收集（1）会议组织者需提前2个工作日通过OA系统提交《会议服务需求申请单》，或直接联系后勤管理员*，明确以下信息：会议名称、时间、地点（如需预定场地）参会人数、参会人员级别（内部/外部、领导/客户）会议议程、所需设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统等）特殊需求（如茶歇、横幅、席卡、鲜花、资料打印等）需求确认与沟通（1）后勤管理员*收到需求后1小时内与组织者沟通确认，保证无遗漏；如有无法满足的需求（如特殊设备临时短缺），需及时反馈并协商替代方案。（2）重要会议（如外部接待会、大型年会）需提前3个工作日召开协调会，组织行政部、IT部、后勤组共同确认服务细节。（二）会前准备场地与设备准备（1）场地布置：根据会议类型调整桌椅摆放（如圆桌式、课桌式、剧院式），铺设桌布，摆放席卡（按职位高低或姓氏拼音排序）、会议资料、笔、便签纸；大型会议需设置签到台、指示牌、背景板（提前1天搭建完成）。（2）设备调试：会前2小时完成投影仪、麦克风、音响、灯光、视频会议系统等设备的安装与测试，保证画面清晰、声音无杂音、网络稳定；IT人员需全程待命。物料与茶歇准备（1）会议物料：根据需求打印横幅、议程表、参会名单等资料，装订成册；鲜花、绿植按会议规格摆放（如领导席位摆放鲜花盆栽）。（2）茶歇服务：提前1天确认茶歇菜单（如水果、点心、咖啡、茶水），供应商于会议开始前1小时送达后勤管理员*指定位置，按人数摆放，标注食品名称及过敏提示（如有）。（三）会中服务签到与引导（1）参会人员到达后，由专人引导签到（电子签到或纸质签到），发放会议资料、胸牌（如需）；引导至指定座位，协助存放随身物品。（2）会议开始后，后勤服务人员需全程在场外值守，10分钟巡查1次，及时响应设备故障、物料补充等需求（如更换话筒电池、添加茶水）。茶歇与应急处理（1）茶歇时间（如上午10:00-10:30、下午15:00-15:30），及时补充茶点、清理桌面，保持区域整洁。（2）遇突发情况（如参会人员身体不适、设备严重故障），立即联系行政部负责人及医疗/IT支持人员，维持现场秩序，保证会议安全。（四）会后整理场地复原（1）会议结束后1小时内，后勤服务人员清理场地，回收桌椅、设备、剩余物料，恢复场地原状；桌布、席卡等可重复使用的物品需清洗消毒后归位。（2）设备关闭并断电，检查有无损坏或配件遗漏（如麦克风电池、遥控器），填写《会议设备使用记录表》。资料与反馈（1）会议资料（如纸质版、电子版）由组织者统一领取，后勤组协助整理归档；重要会议需拍摄现场照片（经领导同意后），留存备查。（2）会后2个工作日内，后勤管理员*向组织者发送《会议服务满意度调查表》，收集反馈意见，持续优化服务质量。标准化表单模板表6：会议服务需求申请单会议名称会议时间会议地点组织者联系方式参会人数参会人员类型是否需要预定场地□是□否所需设备□投影仪□麦克风□音响□视频会议系统□其他：特殊需求□茶歇□横幅□席卡□鲜花□资料打印□其他：需求确认人审批人提交日期表7：会议服务满意度调查表会议名称参会人评价日期评价项目评价等级（优/良/中/差）场地布置设备运行服务人员响应速度茶歇质量其他建议关键注意事项重要会议需提前制定《会议服务应急预案》，明确设备故障、人员疏散等突发情况的处置流程。茶歇食品需保证新鲜、卫生，避免提供易致敏食物（如花生、海鲜），如有特殊饮食需求（如素食、gluten-free）需提前确认。会议资料需保密，不得随意泄露；会后剩余物料（如未拆封的食品、可重复使用的物品）需登记入库，后续优先使用。每月5日前，后勤管理员*汇总上月会议服务数据（如会议场次、参会人数、满意度评分），编制《会议服务月度报告》提交行政部。四、公务用车调度适用工作情境适用于公司公务用车的申请、调度、使用、归还及费用管理，保障员工因公出行的交通需求，规范车辆使用流程，保证行车安全。操作流程指引（一）用车申请与审批提交申请（1）员工因公出行需使用公务车时，需提前1个工作日通过OA系统填写《公务用车申请审批单》，或直接联系后勤管理员*，注明以下信息：用车人、部门、用车事由出发时间、返回时间、目的地及行程路线乘车人数、是否需要司机特殊需求（如车型要求、携带大件物品）审批流程（1）部门负责人审批：确认用车事由与工作相关，行程合理。（2）行政部负责人审批：根据车辆调度情况及用车优先级（如客户接待、紧急事务）统筹安排，审批通过后《用车任务单》。（二）车辆调度与准备车辆匹配（1）后勤管理员*根据《用车任务单》，优先安排距离目的地最近、车型符合需求的车辆（如5人以下安排轿车，5人以上安排商务车）。（2）如车辆不足，协调外部租车公司（需为公司定点供应商），明确取车时间、车型及费用标准。出车前检查（1）司机或后勤管理员*需在出车前30分钟检查车辆状况：车辆外观：无划痕、凹陷，轮胎气压正常车内设施：空调、音响、导航、安全带等正常工作随车物品：行驶证、保险单、急救包、灭火器齐全有效（2）检查无误后，填写《车辆出车前检查记录表》，并将《用车任务单》交予司机。（三）行车管理与费用记录行程规范（1）司机需严格按照《用车任务单》指定的路线行驶，不得擅自更改行程或绕路；如需变更，需提前联系用车人及后勤管理员*确认。（2）行车过程中遵守交通规则，系好安全带，禁止超速、酒驾、疲劳驾驶；如遇交通拥堵或意外情况，及时向用车人及后勤管理员*反馈。费用记录（1）用车结束后，司机填写《车辆使用登记表》，记录行驶里程、加油量、停车费、过路费等实际费用，用车人签字确认。（2）使用外部租车的，需保留租车发票、费用明细单，连同《用车任务单》提交至后勤管理员*审核。（四）车辆归还与维护归还检查（1）车辆返回后，司机或后勤管理员*需检查车辆有无损坏（如新增划痕、故障灯亮），确认油量与出车时基本一致（如为燃油车，油量差不超过1/4；如为新能源车，电量不低于20%）。（2）检查无误后，用车人在《车辆使用登记表》上签字确认；如有损坏，需及时上报并填写《车辆损坏情况说明》，明确责任方。定期维护（1）车辆每行驶5000公里或3个月（以先到者为准）进行一次常规保养，更换机油、机滤，检查刹车系统、轮胎等，填写《车辆保养记录表》。（2）车辆出现故障时，司机需立即停止使用，联系后勤管理员*安排维修，维修前需提供维修方案及费用预估，经审批后实施。标准化表单模板表8：公务用车申请审批单用车人部门用车日期出发时间返回时间用车事由目的地乘车人数是否需要司机□是□否行程路线特殊需求部门负责人审批行政部负责人审批后勤管理员*调度安排表9：车辆使用登记表用车日期车牌号用车人司机行驶里程（公里）油量/电量出发时间返回时间停车费过路费其他费用用车人签字关键注意事项公务车仅限因公使用，严禁私用；特殊情况需经总经理审批，并按公司规定缴纳费用。司机需持有有效驾驶证，驾龄3年以上，熟悉本地交通路况；行车期间禁止接打手持电话，保证乘车人安全。费用报销需提供真实、合规的票据（如发票、行程单），严禁虚报、冒领费用。每月10日前，后勤管理员*汇总上月车辆使用数据（如行驶里程、费用支出、保养情况），编制《公务用车月度报表》提交行政部及财务部。五、访客接待服务适用工作情境适用于外部访客（包括客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的预约、接待、引导及送别服务，展现公司专业、规范的形象，提升访客体验。操作流程指引（一）访客预约与信息核对预约登记（1）访客来访前，需由公司对接人（员工*）提前1个工作日通过OA系统提交《访客预约登记表》，或直接联系前台接待人员，提供以下信息：访客姓名、单位、职务、联系方式到访时间、预计停留时长、接待部门及对接人访客人数、到访目的（如商务洽谈、面试、检查指导）特殊需求（如需要翻译、无障碍通道、保密会议）信息确认与通知（1）前台接待人员收到预约后，30分钟内与对接人*确认信息，无误后录入《访客预约台账》，并通过短信/邮件向访客发送《到访温馨提示》（含公司地址、交通路线、注意事项）。（2）重要访客（如大客户、领导）需提前1天对接人*与行政部负责人沟通，确认接待规格（如是否需要领导迎接、是否准备茶歇/礼品）。（二）接待准备环境与物料准备（1）接待区域：提前30分钟整理前台、会议室、会客室，保证桌面整洁、物品摆放整齐（如公司宣传册、饮用水、纸巾）；如需保密会议，检查门窗是否锁闭，手机信号屏蔽仪是否正常。（2）物料准备：根据访客人数及需求准备席卡（标注访客及对接人姓名、职务）、会议资料、签字笔、投影仪等设备；重要访客需准备公司简介、礼品（如定制纪念品，价值不超过200元）。人员安排（1）前台接待人员负责访客到访时的迎接、签到、引导；对接人*需提前10分钟到达接待区域等候。（2）如需多部门接待，明确主对接人及陪同人员，避免出现多人引导或无人对接的情况。（三）访客接待流程迎接与签到（1）访客到达后，前台接待人员主动上前问候（如“您好，欢迎来到公司，请问您是*先生/女士吗？”），核对身份信息（如证件号码、预约记录）。（2）引导访客在《访客签到表》上签字，发放《访客证》（需佩戴于胸前），告知“请跟随我到接待区，对接人*已在等候”。引导与接待（1）引导访客至接待区/会议室，途中简要介绍公司环境（如“这边是我们的办公区，那边是会议室”），避免谈论敏感话题。（2）对接人*负责接待事宜：为访客递上饮用水（根据季节选择热水或冷水）