行政人事档案管理操作手册

行政人事档案管理操作手册一、管理目的与适用范围（一）管理目的为规范行政人事档案的收集、整理、保管、借阅及销毁全流程管理，确保档案信息的完整性、安全性与可追溯性，提升行政人事工作效率，为企业决策与合规管理提供可靠依据，特制定本操作手册。（二）适用范围本手册适用于公司行政档案（含规章制度、公文文书、证照资质、会议记录等）与人事档案（含员工入职资料、劳动合同、绩效考核、培训记录、离职材料等）的管理工作，覆盖公司各部门及所属分支机构。二、管理职责划分（一）人力资源部（HR）牵头负责人事档案全生命周期管理，包括员工入职资料收集、档案整理编号、归档保管、借阅审批及销毁鉴定等；建立人事档案电子台账，定期更新员工档案信息，确保与纸质档案内容一致；配合行政部门开展跨部门档案协作（如员工异动时的档案交接）。（二）行政部统筹行政档案管理工作，负责公司级规章制度、对外公文、证照资质、会议纪要等资料的收集、分类与归档；维护行政档案存放环境（如档案室温湿度、防盗防火设施），定期检查档案完好性；制定行政档案借阅规则，审核外部单位的档案查阅申请。（三）各部门负责人督促本部门员工按要求提交人事相关资料（如入职证明、培训回执等），确保资料真实、完整；配合行政部收集本部门产生的行政文件（如部门会议记录、业务报告等），并按规范整理后移交；对本部门档案的借阅、使用进行内部审批与监督，防止档案信息泄露。三、档案分类与编码规则（一）档案分类1.人事档案员工基础档案：入职登记表、身份证复印件、学历/资格证书、离职证明（入职时）、背景调查资料等；合同与协议类：劳动合同、竞业协议、保密协议、培训服务协议等；考核与发展类：绩效考核表、晋升/调岗审批表、培训记录、职业规划档案等；异动与离职类：调岗通知书、离职申请、离职面谈记录、解除/终止劳动合同证明等。2.行政档案规章制度类：公司管理制度、流程手册、奖惩条例等；公文文书类：对外发文（如函件、通知）、收文（政府文件、合作方来函）、会议纪要；证照资质类：营业执照、资质证书、荣誉证书、备案文件等；运营支持类：固定资产台账、办公用品申领记录、场地租赁合同等。（二）编码规则为便于档案检索，采用“类型代码-部门代码-年份-序号”的编码方式：类型代码：人事档案用“RS”，行政档案用“XZ”；部门代码：如人力资源部为“HR”，财务部为“CW”，综合部为“ZH”；年份：取公元纪年后两位（如2024年记为“24”）；序号：按档案归档顺序从001开始编号。示例：人力资源部2024年第5份人事档案编码为“RS-HR-____”；行政部2024年第3份规章制度编码为“XZ-ZH-____”。四、档案管理流程（一）档案收集1.人事档案收集入职阶段：HR在员工入职3个工作日内，收集入职登记表、证件复印件、离职证明等基础资料，由员工本人签字确认后归档；在职阶段：员工调岗、晋升、培训后，HR于事件完成后5个工作日内收集相关审批表、培训回执等资料；离职阶段：员工提交离职申请后，HR同步启动离职档案收集（含离职申请、面谈记录、解除合同证明等），于离职手续办结后3个工作日内归档。2.行政档案收集定期收集：行政部每月5日前，收集各部门上月产生的行政文件（如会议纪要、业务报告），由部门负责人签字确认后移交；专项收集：公司发布新制度、取得新证照或完成重大会议后，行政部需在事件完成后2个工作日内收集相关资料；外部文件：收到政府公文、合作方来函后，行政部当日登记并移交档案室，紧急文件需同步抄送相关部门。（二）档案整理与归档1.整理要求纸质档案：按“分类-排序-编号-装订”流程处理。同一类档案按时间倒序排列（最新在前），用档案专用装订夹固定，封面标注档案名称、编码、保管期限；电子档案：扫描纸质档案生成PDF版（分辨率≥300dpi），命名规则与纸质档案编码一致，存储至公司档案服务器“人事档案”或“行政档案”目录下，同时备份至移动硬盘。2.归档要求纸质档案需存放至档案室专用档案柜，按编码顺序排列，柜外张贴分类索引；电子档案需设置访问权限（HR、行政部负责人可编辑，其他人员仅可查看），每月10日前完成上月档案的电子归档；档案归档后，需在《档案管理台账》（见附件）中记录编码、名称、归档时间、保管期限等信息。（三）档案借阅管理1.借阅范围员工可借阅本人人事档案中的基础资料（如学历证明），需用于职称评定、购房等合规用途；部门负责人可借阅本部门人事档案（含下属考核记录）及行政档案（如部门制度），用于工作复盘或团队管理；外部单位（如政府部门、合作方）需借阅档案时，仅限查阅与业务相关的行政档案（如资质证书复印件）。2.借阅流程1.内部借阅：申请人填写《档案借阅申请表》（见附件），经部门负责人审批后，交HR或行政部档案管理员；2.外部借阅：需出具单位介绍信，经行政部负责人与总经理审批后，由档案管理员陪同查阅，原则上不允许外带；3.借阅期限：内部借阅不超过7个工作日，外部查阅仅限当日，逾期需重新申请。3.归还要求借阅人需妥善保管档案，不得涂改、折叠、标注，归还时档案管理员需检查完整性；若档案需复印，需经审批人同意，复印件需加盖“档案复印专用章”，与原件一并归还。（四）档案销毁管理1.销毁鉴定人事档案：员工离职满5年且无后续纠纷（如劳动仲裁），由HR牵头，联合法务部、财务部进行鉴定，确认无保存价值；行政档案：规章制度超期失效、公文过保存期限（如普通会议纪要保存3年），由行政部组织相关部门鉴定。2.销毁流程1.档案管理员编制《档案销毁清册》，列明档案编码、名称、数量、销毁原因，经部门负责人审核后，报总经理审批；2.审批通过后，由HR、行政部、监审部各派1人组成销毁小组，采用碎纸机销毁纸质档案，电子档案从服务器与备份设备中永久删除；3.销毁完成后，销毁小组在《档案销毁清册》上签字，清册由行政部存档至少5年。五、档案保管要求（一）存放环境档案室需独立设置，安装防盗门窗、监控设备（保存30天）、温湿度计（保持温度20-25℃、湿度45%-65%）、灭火器；档案柜需离墙10cm、离地5cm，避免潮湿与虫害，定期用防虫剂维护。（二）安全管理纸质档案每年6月、12月各进行一次全面检查，重点核查档案完整性、编码准确性，发现破损及时修复；电子档案每周进行服务器备份，每月将备份数据转移至离线硬盘，防止病毒或硬件故障导致数据丢失；档案管理员离职或调岗时，需完成档案交接，填写《档案交接清单》，由部门负责人监交。六、附则1.本手册由人力资源部与行政部联合制定，解释权归两部门所有；2.本手册自发布之日起施行，原有档案管理规定与本