2026年跨境电商物流服务公司数据采集与存储管理制度

2026年跨境电商物流服务公司数据采集与存储管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业跨境电商物流业务中的数据采集、存储行为，保障数据安全，保护客户个人信息与企业商业数据，防范数据泄露、丢失等风险，根据《数据安全法》《个人信息保护法》《网络安全法》及跨境电商物流行业监管要求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业各部门及全体员工在跨境物流业务中开展的数据采集、存储相关活动，涵盖客户数据、订单数据、物流运营数据、合作方数据等所有业务相关数据，包括线上系统采集、线下人工收集、第三方合作获取等各类数据来源。第三条管理原则遵循“合法合规、最小必要、安全可控、全程可溯”原则，确保数据采集符合法规要求，存储满足安全标准，数据全生命周期管理责任明确，同时兼顾业务效率与数据保护需求。第二章数据采集管理第四条采集范围与内容客户数据：仅采集为提供物流服务必需的信息，包括客户姓名、联系方式、收货地址（含境外地址）、身份验证信息（如身份证号、护照号，仅限清关必需时采集），不得采集与服务无关的客户隐私信息；订单数据：采集订单编号、商品信息（名称、数量、价值、HS编码）、物流服务类型（如直邮、海外仓）、支付金额、时效要求等业务必需数据；运营数据：采集仓储库存数据（商品入库量、库存量、出库量）、运输数据（运输路线、运力信息、在途位置、配送时效）、清关数据（申报信息、海关审核结果、税费金额）；合作方数据：从第三方合作方（如电商平台、海外仓服务商、清关代理）获取的数据，仅限合作协议约定范围内的必要数据，需明确数据用途与使用期限。第五条采集方式与合规要求采集方式：优先通过企业官方系统（如物流管理平台、客户APP）自动采集数据，线下采集需通过合规表单记录，禁止通过非法渠道（如爬虫工具、第三方非法共享）获取数据；告知义务：采集客户个人信息前，需以清晰易懂的方式向客户告知采集目的、范围、使用方式及保存期限，获取客户明确同意（如勾选同意框、签署知情同意书），客户不同意的，不得强制采集；跨境数据采集：采集境外客户数据或从境外合作方获取数据时，需符合数据来源地的法律法规要求，涉及向境内传输数据的，需通过合规渠道传输，确保数据跨境流动合法；数据核验：采集后需对数据准确性进行核验，客户身份信息、商品HS编码、清关申报数据等关键信息需与官方数据（如海关编码库）比对，发现错误及时修正，确保数据真实有效。第六条采集责任与记录责任部门：客户数据由客服部、销售部负责采集，订单数据由运营部负责采集，运营数据由仓储部、运输部、清关部按职责分工采集，合作方数据由对接部门（如战略合作部、技术部）负责采集；采集记录：建立数据采集台账，记录采集时间、采集人、数据来源、采集内容、用途，台账需留存至少3年，确保数据采集全程可追溯；禁止行为：严禁员工私自采集、存储客户数据，严禁超范围采集数据，严禁伪造、篡改采集数据，违反者按企业奖惩制度处理。第三章数据存储管理第七条存储载体与标准存储载体：客户数据、商业敏感数据需存储在企业自有服务器或合规第三方云服务平台（需通过等保三级及以上认证），禁止存储在员工个人电脑、移动硬盘、私人云盘等非官方载体；存储加密：对客户个人敏感信息（如身份证号、银行卡号）采用加密存储，加密算法需符合国家密码管理局规定（如SM4算法），密钥由技术部专人保管，定期更换（每季度至少1次）；存储期限：按“业务必需+法规要求”确定存储期限，客户数据在服务结束后留存不超过2年（清关必需的身份信息留存不超过5年，符合海关监管要求），订单数据、运营数据留存不低于3年，超过期限的需按规定销毁。第八条存储安全保障服务器安全：企业自有服务器需部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件，定期（每月）进行安全漏洞扫描与修复，服务器机房需具备物理安全防护措施（如门禁、监控、消防设备）；云存储安全：选择第三方云服务时，需审核其安全资质，签订数据安全保障协议，明确云服务商的数据保护责任，定期（每季度）核查云存储数据的完整性与安全性；访问控制：建立数据存储访问权限体系，按“最小权限”原则分配权限，员工仅能访问其岗位职责必需的数据，敏感数据访问需采用“双人授权”或“动态口令”验证，访问记录需实时留存，保存至少1年。第九条数据备份管理备份频率：客户数据、订单数据实行“每日增量备份+每周全量备份”，运营数据实行“每周增量备份+每月全量备份”，备份时间选择业务低峰期（如凌晨2点-4点）；备份存储：备份数据需异地存储，本地备份与异地备份距离不小于100公里，异地备份可选择合规云存储或合作方备份中心，确保单一地点故障不导致数据丢失；备份验证：每月对备份数据进行恢复测试，验证备份数据的完整性与可用性，测试记录存档备查，发现备份异常需立即修复，确保备份机制有效。第四章数据安全管理第十条安全责任划分技术部：负责数据存储系统的安全维护，包括服务器安全、加密管理、备份机制运行，定期开展数据安全评估；风控部：负责监督数据采集、存储的合规性，每半年开展一次数据安全审计，排查安全风险，提出整改要求；各业务部门：负责本部门采集数据的初步审核与安全管理，确保采集数据符合制度要求，及时上报数据安全异常情况；员工责任：全体员工需遵守数据安全规定，不得泄露、篡改、滥用数据，入职时需签署《数据安全承诺书》，离职时需交还所有数据载体并注销访问权限。第十一条异常情况处置数据泄露处置：发现数据泄露（如客户信息被非法获取、系统数据被窃取）时，发现部门需立即上报技术部与风控部，技术部在1小时内采取应急措施（如切断泄露渠道、冻结相关账号），风控部在24小时内开展泄露原因调查，形成调查报告，同时按法规要求向监管部门报告（如需）；数据丢失处置：因硬件故障、自然灾害等导致数据丢失时，技术部立即启动备份数据恢复流程，优先恢复核心业务数据（如订单数据、清关数据），确保业务不中断，恢复后需核验数据完整性，分析丢失原因并制定预防措施；应急演练：每季度组织一次数据安全应急演练，模拟数据泄露、丢失等场景，检验应急处置流程的有效性，演练记录存档，根据演练结果优化应急预案。第五章监督与考核第十二条监督检查日常监督：技术部每日监控数据存储系统运行状态，风控部每月抽查数据采集台账与访问记录，核查是否存在超范围采集、违规访问情况；定期检查：每半年开展一次全面数据安全检查，涵盖采集合规性、存储安全性、备份有效性，检查结果形成报告，报管理层审批后，对发现的问题限期整改；外部审计：每年聘请第三方合规机构开展数据安全审计，审计范围包括数据采集、存储全流程，审计报告作为制度优化与风险改进的依据。第十三条考核与奖惩考核指标：将数据安全管理纳入部门与个人绩效考核，核心指标包括数据采集合规率（需达100%）、数据存储安全事故发生率（年度为0）、数据备份合格率（需达100%）；奖励机制：对在数据安全管理中表现突出的部门或个人（如及时发现安全隐患、有效阻止数据泄露），给予通报表扬与绩效奖金奖励；惩罚机制