董事会会议议程及通知模板

董事会会议议程及通知模板董事会会议作为公司治理的核心决策机制，其议程设计与通知发布的规范性直接影响决策效率与合规性。一份清晰、严谨的议程与通知模板，既能保障会议目标明确、流程有序，也能为后续会议纪要与决议执行提供坚实基础。以下结合《公司法》及上市公司治理准则等要求，提供专业级的议程与通知模板及实操建议。一、董事会会议议程模板（示例）（一）会议基本信息会议主题：202X年度第X次董事会会议会议时间：202X年X月X日上午X:XX—X:XX会议地点：公司XX会议室（或线上视频会议，注明平台及接入方式）主持人：董事长XXX（二）议程安排（按逻辑与重要性排序）1.签到与资料发放（5分钟）参会董事、监事（列席）、高管完成签到，工作人员同步发放会议材料（含议案文本、财务数据、法律顾问意见等）。2.主持人开场（3分钟）宣布会议正式开始，说明会议召集程序合规性（如“本次会议已提前10日以书面/电子方式通知全体董事，符合《公司章程》要求”），明确会议目标与纪律要求。3.议案审议（逐项进行，共XX分钟）议案1：审议《202X年度财务决算报告》财务总监汇报报告核心内容（如营收、利润、现金流等关键指标），董事围绕数据真实性、审计意见等展开提问与讨论。议案2：审议《XX项目投资可行性报告》项目负责人阐述投资背景、预期收益、风险评估，董事结合行业趋势、公司战略提出意见，法律顾问同步提示合规风险。议案3：审议董事/高管薪酬调整方案人力资源总监说明调整依据（如行业对标、绩效关联），董事就方案的公平性、激励性展开讨论。4.自由讨论（10分钟）董事就未充分讨论的议题补充意见，或依规提出临时动议（需符合《公司章程》关于临时议案的规定）。5.表决与决议（8分钟）主持人就各议案依次发起表决（注明表决方式：现场/线上投票、举手表决等），记录员统计结果并宣读（如“议案1获X票同意、X票反对、X票弃权，符合通过条件”）。6.会议总结（3分钟）董事长总结决议要点，明确后续执行责任人与时间节点（如“XX议案由总经理牵头，于X月X日前提交实施方案”）。7.散会（三）议程设计核心原则议程设计需兼顾效率与合规性：一方面，议案数量应做减法，优先聚焦战略布局、财务安全、合规风险等“关键少数”事项，避免议程冗长导致决策疲劳；另一方面，每个环节需设置弹性时间（如复杂议案预留15-20分钟讨论），主持人需结合实际灵活控场，防止某一议题“过度占用”会议资源。同时，务必确保议程严格遵循《公司法》《公司章程》关于董事召集权、表决程序的要求——涉及关联交易、高管任免等敏感议题，需单独审议并同步记录关联董事的回避情况，为后续合规审查留存依据。二、董事会会议通知模板（示例）（一）通知标题关于召开202X年度第X次董事会会议的通知（二）主送对象全体董事；抄送：监事（列席）、董事会秘书、相关高管（根据《公司章程》及议事规则确定列席人员）（三）通知正文尊敬的各位董事：根据《公司法》及《XX公司章程》规定，经董事长提议，现定于202X年X月X日（周X）上午X:XX召开202X年度第X次董事会会议，具体安排如下：1.会议地点：公司XX层XX会议室（或“线上会议，腾讯会议ID：XXX，密码：XXX”）2.会议方式：现场+线上（同步视频）3.会议议程（同前文“议程安排”，可简化为要点）：审议《202X年度财务决算报告》审议《XX项目投资可行性报告》审议董事/高管薪酬调整方案4.参会要求：请各位董事携带有效身份证明及履职所需材料（如行业研究报告、法律意见书等）参会；若因特殊原因无法出席，需提前2个工作日以书面形式（经法定代表人签字并加盖公章）向董事长请假，并同步提交授权委托书（委托其他董事代为出席，格式见附件）；线上参会人员请于会议前10分钟调试设备，确保音视频信号稳定。（四）附件（可选）授权委托书（模板）各议案文本及相关支撑材料（如财务报表、法律意见书扫描件）（五）通知落款与日期XX股份有限公司董事会秘书办公室202X年X月X日（六）通知发布注意事项提前送达：书面通知需提前10日（或《公司章程》规定的时长）送达董事，电子通知需留存送达记录（如邮件已读回执、OA系统签收记录）。清晰准确：议程、时间、地点表述需无歧义，线上会议需明确接入方式及测试时间，避免因信息误差导致参会障碍。留痕管理：通知及反馈文件需归档保存，作为“会议召集程序合规”的证明材料，以备监管机构核查。三、实操优化建议1.个性化适配：模板需结合公司实际（如非上市公司可简化合规要求，科技公司可增加“技术战略审议”等专属议程）。2.数字化工具：使用董事会管理系统（如北交所“董办云”、第三方SaaS工具）发布通知、在线投票、签署决议，提升效率与合规性。3.会后跟踪：会议结束后24小时内，秘书需向未参会董事通报决议内容，确保全体董事