财务报销审批流程表单

财务报销审批流程通用表单一、表单概述与适用范围本表单旨在规范企业内部财务报销流程，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。适用于公司全体员工因公产生的各项费用报销，包括但不限于：日常办公费用（如文具、打印费）、差旅费用（如交通、住宿、伙食费）、业务招待费用（如客户餐费、礼品）、采购费用（如办公设备、耗材）及其他符合公司财务制度的合理支出。无论费用金额大小，均需通过本表单完成审批流程，保证报销过程有据可依、权责清晰。二、详细操作步骤：从填写到审批的全流程（一）第一步：准确填写报销基本信息报销人需在表单开头完整填写以下核心信息，保证信息真实、准确无误：报销单号：由财务部门统一编制（通常按“年份-月份-部门-流水号”格式，如“2024-05-001-001”），报销人无需填写，由财务人员在接收表单时补充；所属部门：填写报销人所在的全称部门（如“市场部”“技术研发中心”）；报销人姓名：填写本人姓名（用“”代替，实际使用时填写真实姓名，此处按规范示例为“”）；报销日期：填写提交表单当天的日期（格式：YYYY年MM月DD日）；费用归属期间：填写费用实际发生的起止日期（如“2024年4月1日-2024年4月10日”），便于财务按月核算。（二）第二步：逐笔填写费用明细，保证清晰可查费用明细是审批的核心依据，需按“每一笔独立费用”为一行进行填写，具体列包括：序号：按费用发生顺序填写1、2、3……；费用发生日期：填写单笔费用产生的具体日期（如“2024年4月5日”）；费用项目：明确费用类别（如“市内交通费”“住宿费”“招待餐费”等），避免使用“其他”“杂费”等模糊表述；金额：填写单笔费用的不含税金额（若为增值税专用发票，需单独注明税额），大小写需一致（如小写“120.00”，大写“壹佰贰拾元整”）；发票号码：填写对应发票的完整号码（如“5678”），便于财务核对发票真伪；费用事由：简要说明费用产生的原因（如“前往客户公司洽谈项目”“部门季度会议采购文具”等），保证审批人知晓费用合理性。（三）第三步：补充报销事由与附件清单报销总事由：在表单指定区域填写本次报销的整体事由（如“4月市场推广活动费用”“北京出差差旅费”），需简明扼要，与费用明细事由一致；附件清单：列出本次报销所附的全部材料，并在“数量”栏注明份数，常见的附件包括：增值税发票（需为合规发票，抬头、税号等信息与公司一致）；差旅费报销需附：行程单、住宿水单、会议通知等；招待费报销需附：招待对象、人数、事由说明（如“与公司洽谈合作”）；采购费用需附：采购申请单、验收单、合同（如金额较大）。（四）第四步：提交审批，按流程逐级签字填写完整的报销表单需按以下层级提交审批，每一环节的审批人需对费用的真实性、合规性负责：部门负责人审核：报销人将表单提交至直接上级（部门负责人），部门负责人需核对费用是否在部门预算内、事由是否与部门业务相关，审核通过后签字并注明日期；财务部门复核：部门负责人签字后，将表单及附件提交至财务部门，财务专员需重点核对：发票真伪、抬头、税号是否正确；费用明细与附件是否一致（如发票金额与明细金额、发票类型与费用项目是否匹配）；报销金额是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）。复核通过后，财务人员签字；若发觉问题，注明退回原因并交由报销人修改；分管领导审批：根据费用金额及公司权限划分，需由分管领导（如分管市场、行政的副总）审批的，财务复核后提交分管领导，审批人需从业务合理性角度签字确认；总经理审批：单笔或单月累计金额超过公司规定限额（如5000元或10000元，具体标准按公司制度执行）的，需提交总经理最终审批。（五）第五步：审批通过后财务付款与归档付款处理：所有审批完成后，财务部门在5个工作日内完成付款（银行转账或现金报销），报销人可通过财务系统或向财务人员查询付款进度；表单归档：财务部门将审批完成的报销表单及附件统一编号、装订归档，保存期限不少于5年（按会计档案管理规定执行），以备后续审计或查询。三、财务报销审批通用表单（模板）财务报销审批表报销单号：__________所属部门：__________报销人：*报销日期：____年_月_日费用归属期间：____年_月_日至_年_月____日费用明细序号———————123合计金额（大写）：壹仟壹佰伍拾元整¥（小写）：1150.00报销总事由：2024年4月北京出差及客户项目洽谈相关费用附件清单：附件名称增值税普通发票出差行程单客户招待说明审批意见部门负责人审核：财务复核：分管领导审批：总经理审批：财务付款记录付款方式：□银行转账□现金□其他付款日期：____年_月_日付款人：*备注：_______________________________________________________________________四、使用本表单需重点关注的事项（一）填写规范：保证信息完整、准确报销表单需用黑色签字笔或钢笔填写（或打印后签字），字迹清晰，不得涂改；若填写错误，需在错误处划线更正并签字确认；费用项目需按公司统一标准填写（如“差旅费”不可简写为“差旅”），金额大小写必须一致，小写数字前需加“¥”符号；报销人姓名、部门等信息需与员工档案一致，不得使用别名或简称。（二）附件要求：合规、齐全、有效发票必须是合规的增值税发票（或符合规定的其他票据），需加盖发票专用章，且抬头、税号、开户行信息等必须与公司全称一致；发票内容需与费用项目匹配（如“办公用品”发票不可开具为“餐饮费”），且发票日期需在费用归属期间内；附件需按顺序整理（如发票在上、说明在下），并在附件清单中详细列明，避免遗漏。（三）审批时限：按流程及时处理，避免延误报销人需在费用产生后15个工作日内提交报销（如遇节假日可顺延），逾期未提交的，需向部门负责人及财务部门说明原因，经审批后方可报销；各审批环节需在2个工作日内完成审核（财务复核可延长至3个工作日），若因审批人原因导致延误，影响付款的，由审批人承担责任。（四）常见退回情形及处理发票问题：发票抬头错误、税号错误、印章不清、发票重复报销等，需由报销人联系开票方重新开具合规发票；金额超标：费用金额超过公司标准（如住宿费超标准部分），需由部门负责人出具书面说明并经分管领导审批，超标部分由个人承担；事由不清：费用事由模糊（如“办公费”未注明具体用途），需补充详细说明并附相关证明材料（如采购清单）。（五）特殊情况处理紧急报销：如因业务紧急需提前报销的，报销人需填写《紧急报销申请表》，经部门负责人及总经理签字同意后，可优先处理，但事后需补全正常审批流程；跨月报销：费用归属期间与报销月份跨月的，需在报销表单中注明原因，并由部门负责人签字确认，避免影响财务月度核算。（六）保密与合规要求报销信息（