行业采购申请及审批标准化流程表

一、适用范围与典型场景本标准化流程适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中发生的各类采购需求管理，包括但不限于办公设备采购、生产原材料采购、服务外包采购（如IT运维、保洁服务等）、固定资产采购等场景。典型应用场景包括：新项目启动需采购专用设备、常规办公耗材库存不足需补充、生产部门因产能提升需新增原材料采购、行政部门需外包年度服务项目等。通过标准化流程，可规范采购行为、提高审批效率、控制采购成本，保证采购活动合规有序。二、标准化操作流程详解（一）需求确认与申请发起操作主体：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）。操作内容：（1）申请人明确采购需求，包括物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明（需具体到项目名称或日常使用场景）、期望交付时间等关键信息；（2）确认采购需求符合部门年度预算计划，若为预算外采购，需提前说明超预算原因及资金来源；（3）登录企业采购管理系统或填写纸质《采购申请表》（见模板表格），附相关支撑材料（如技术参数表、比价报价单、项目立项批复等），提交至部门负责人审核。输出要求：完整的《采购申请表》及附件材料，信息填写准确、无遗漏。（二）部门负责人初审操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）。操作内容：（1）审核采购需求的必要性：确认采购内容是否为部门业务开展所必需，是否存在替代方案（如租用、维修现有设备等）；（2）审核需求的合理性：核对数量、规格是否匹配实际工作需要，预估价格是否符合市场行情（可参考历史采购数据或询价结果）；（3）审核预算符合性：确认采购支出在部门预算额度内，超预算采购需签署《超预算说明》并说明理由；（4）审核通过后，在《采购申请表》“部门负责人审核意见”栏签字确认，提交至财务部门复核。时限要求：1个工作日内完成审核，特殊情况（如需求复杂需核实）不超过2个工作日。（三）财务部门复核操作主体：财务部门专员/主管。操作内容：（1）复核预算：核对采购项目是否纳入年度预算，预算额度是否充足，资金来源是否合规（如专项资金、流动资金等）；（2）审核价格：对大额采购（如单次采购金额超万元）进行市场询价对比，保证预估价格合理，避免虚高报价；（3）合规性检查：确认采购内容是否符合财务制度（如是否属于采购目录范围、是否需缴纳履约保证金等）；（4）复核通过后，在《采购申请表》“财务复核意见”栏签字，提交至对应管理层级审批。时限要求：2个工作日内完成复核，大额或复杂采购可延长至3个工作日。（四）管理层审批操作主体：根据采购金额及重要性划分审批权限（示例）：小额采购（金额≤5000元）：采购部门负责人审批；中额采购（5000元＜金额≤5万元）：分管副总/总监审批；大额采购（金额＞5万元）：总经理/单位负责人审批，重大采购（如金额超20万元或涉及核心设备）需提交总经理办公会集体审议。操作内容：（1）审批人重点审核采购的战略匹配性（是否符合企业发展规划）、成本效益比（投入产出是否合理）、风险可控性（供应商资质、履约能力等）；（2）对集体审议项目，需提前将采购方案、供应商比价表、风险评估报告等材料提交会议成员预审，会上讨论并形成审批意见；（3）审批通过后，在《采购申请表》“管理层审批意见”栏签字确认，流转至采购部门执行。时限要求：小额采购1个工作日，中额采购2个工作日，大额或集体审议项目3-5个工作日。（五）采购执行与合同签订操作主体：采购部门专员。操作内容：（1）接收审批通过的《采购申请表》，根据需求类型开展采购工作：标准化物品（如办公文具）：通过合格供应商目录内电商或线下供应商采购；定制化物品/服务：组织3家及以上供应商比价，或通过公开招标、竞争性谈判等方式确定供应商；（2）与供应商签订采购合同，明确标的物名称、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部门（如有）审核；（3）跟踪订单进度，保证供应商按时交付，若遇延期需及时与需求部门沟通并协调解决。（六）验收与付款操作主体：需求部门、采购部门、财务部门。操作内容：（1）货物/服务送达后，需求部门牵头组织验收（可邀请技术部门、使用部门共同参与），对照采购合同及申请表要求核对数量、质量、规格等，填写《验收单》；（2）验收合格后，采购部门收集《采购申请表》《合同》《验收单》《发票》（合规票据）等付款材料，提交财务部门审核；（3）财务部门核对票据与实际采购内容一致后，按合同约定办理付款手续（如银行转账、公务卡支付等）。输出要求：完整的验收记录及付款凭证，资料归档保存。（七）资料归档操作主体：采购部门/档案管理部门。操作内容：将《采购申请表》《审批意见单》《合同》《验收单》《发票》等采购全流程资料整理成册，按“年度+采购类型+编号”规则归档，保存期限不少于3年（重要采购项目保存期限不少于5年）。三、采购申请表示例采购申请表申请编号申请日期年月日基本信息申请部门申请人联系方式*需求日期年月日采购明细序号物品/服务名称规格型号单位12…预算信息预算科目预算金额（元）审批流程环节审核意见签字日期部门负责人审核财务复核管理层审批采购部门意见备注（如技术参数、供应商要求、紧急程度说明等）附件清单（如报价单、技术参数表、立项批复等）四、关键注意事项与风险提示预算刚性原则：严格执行“无预算不采购、超预算不审批”要求，确需调整预算的，需按预算调整流程报批，严禁先采购后补预算。信息准确性：申请人需保证采购申请表中的物品名称、规格、数量等信息准确无误，避免因信息错误导致采购不符或退货成本。审批时效管理：各审批环节需在规定时限内完成，逾期未反馈的视为默认通过；申请人可定期跟踪审批进度，避免延误采购时效。供应商合规性：采购部门需建立合格供应商名录，优先选择资质齐全、信誉良好的供应商，大额采购前需核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）。紧急采购处理：因突发事件或生产经营急需的采购，可启动紧急采购流程：需求部门负责人签字确认后，口头或邮件报分管领导审批，采购部门先行执行，事后1个工作日内补全书面申请及审批手续。验收