合同签订及履行过程管理工具

合同签订及履行过程管理工具一、适用业务场景本工具适用于各类企业或组织在开展业务合作时，需规范合同全生命周期管理的场景，包括但不限于：采购与供应链管理（如原材料采购、设备采购等）；服务外包与合作（如技术开发、咨询服务、市场推广等）；项目合作（如联合研发、工程建设等）；框架协议下的具体订单执行；其他需通过合同明确双方权利义务的业务往来。通过系统化管理，可降低合同风险、提高履约效率、保障合作双方合法权益。二、全流程操作指引1.合同准备阶段：明确需求与基础信息操作要点：需求梳理：业务部门根据合作内容，明确合同标的（货物/服务/项目）、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1）。合作方资质核查：通过企业信用信息公示系统、官方认证渠道等核查合作方主体资格（营业执照、经营范围、资质证书等），保证合作方具备履约能力，留存核查记录。资料收集：收集合作方基础信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）、项目背景资料、技术规格书等，作为合同附件。2.合同谈判与起草：条款拟定与协商一致操作要点：合同起草：由法务或指定经办人根据需求及合作方信息，使用标准合同模板起草合同文本，重点明确以下条款：双方主体信息（名称、法定代表人、签约人及授权权限）；合同标的、数量、价格（或定价方式）、支付方式及条件；履行期限、地点、方式（交付/验收标准）；双方权利义务、违约责任、争议解决方式；保密条款、不可抗力、合同生效条件及附件清单。谈判修订：业务部门与法务共同参与合同谈判，针对关键条款（如价格、交付时间、违约责任）与合作方协商，修订合同文本并形成《合同谈判记录表》（见模板2），记录双方共识与分歧点，经双方确认后形成最终合同版本。3.合同审核与签署：合规性把控与授权签署操作要点：内部审核：合同文本需经业务部门负责人（确认业务可行性）、法务部门（审核法律风险）、财务部门（审核价格、支付条款）依次审核，填写《合同审核意见表》，明确审核结论（通过/需修改/不通过）及修改意见，审核通过后提交管理层审批。最终确认：审核通过后，与合作方确认最终合同文本，保证双方版本一致，打印一式X份（根据合作方数量及存档需求确定）。授权签署：由法定代表人或其授权的签约人（需提供授权委托书）签署合同，加盖合同专用章或公章，签署时保证合同文本无涂改（若有涂改需双方盖章/签字确认），并留存签署页原件。4.合同履行跟踪：进度监控与风险预警操作要点：履行计划制定：合同生效后，业务部门根据合同条款制定《合同履行计划表》（见模板3），明确各阶段时间节点（如预付款支付、交付、验收、尾款支付等）、责任人及输出成果。进度监控：责任人按计划跟踪履行情况，记录实际进度、交付物质量、验收结果等信息，对延迟或异常情况（如质量不达标、合作方违约）及时上报，并启动沟通协商机制。付款管理：财务部门根据合同约定的支付条件（如验收合格后X日内支付），审核付款申请单、发票、验收报告等资料，确认无误后安排付款，留存付款凭证。沟通记录：与合作方的沟通（如履约中的问题协商、补充约定）需形成书面记录（如邮件、会议纪要），作为合同履约的补充依据。5.合同变更与解除：规范流程与责任界定操作要点：变更申请：因业务需求变化、不可抗力等原因需变更合同时由提出方填写《合同变更申请表》（见模板4），说明变更原因、变更内容及对合同其他条款的影响，附相关证明材料（如双方书面确认函、政策文件等）。变更审核与签署：变更申请经内部审核（流程同合同审核）及合作方确认后，签订《合同变更协议》，明确变更后的条款及生效时间，变更协议作为原合同的补充文件。解除处理：需解除合同时依据合同约定的解除条件（如一方违约、不可抗力导致合同无法履行），由提出方发出书面解除通知，明确解除事由及法律依据，双方协商一致后签订《合同解除协议》，约定已履行部分的结算、违约责任承担等事宜。6.合同归档：资料整理与长期保存操作要点：资料整理：合同履行完毕或解除后，经办人收集合同文本（含附件、变更/解除协议）、审核记录、签署页、谈判记录、履行计划、付款凭证、验收报告、沟通记录等全套资料，按“一合同一档”原则整理。归档管理：将整理好的资料移交档案管理部门，登记《合同归档登记表》（见模板5），明确档案编号、保存期限（根据合同类型及法规要求确定，如采购合同通常保存不少于10年）、借阅权限等，保证档案完整、可追溯。三、核心工具表格模板模板1：合同需求申请表申请部门申请日期申请人联系方式合作方名称合作方类型□企业□个人合同标的数量/规模预算金额履行期限质量标准/要求交付地点核心需求说明附件清单部门负责人审批法务初审意见财务审核意见管理层审批模板2：合同谈判记录表合同编号谈判时间谈判地点我方参与人合作方参与人谈判主题主要讨论内容及共识分歧点及协商结果后续行动安排我方谈判负责人合作方确认模板3：合同履行计划表合同编号履行阶段计划时间节点实际完成时间责任人输出成果完成情况（□合格/□不合格）预付款支付货物/服务交付验收阶段验收报告尾款支付异常记录模板4：合同变更申请表合同编号原合同签订日期变更类型□条款变更□解除□其他变更原因变更前条款变更后条款对合同其他影响附件材料内部审核意见合作方确认模板5：合同归档登记表档案编号合同编号合同名称签署日期保存期限我方签约主体合作方主体归档资料清单归档人归档日期档案管理员借阅记录借阅人借阅日期归还日期用途四、关键风险提示主体资格风险：合作方需提供真实有效的营业执照、资质证书等文件，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约，必要时可通过第三方平台核实其信用状况。条款完整性风险：合同核心条款（如标的、金额、履行期限、违约责任）需明确具体，避免使用“合理”“尽快”等模糊表述，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地需提前约定。履约监控风险：合同履行需专人跟踪，对延迟、质量问题等异常情况及时书面函告合作方，保留催告证据，避免因未及时主张权利导致丧失合同解除权或索赔权。变更与解除风险：合同变更或解除必须采用书面形式（变更协议/解除协议），单方面解除合同需符合法定