企业印章管理与使用申请流程范本

企业印章管理与使用申请流程范本企业印章作为权责行使的法定凭证，其管理规范程度直接关乎商业信誉、法律风险防控与运营效率。本文结合实务经验，梳理印章管理全流程规范与申请使用范式，为企业构建合规、高效的印章管理体系提供实操指引。一、印章管理制度框架（一）印章种类与归口管理企业印章按功能分为法定类（公章、法定代表人章）、业务类（合同专用章、财务专用章、发票专用章、人事专用章等）、临时类（项目章、临时授权章）。需明确各类印章的管理部门：公章、法定代表人章由行政部（或综合管理部）指定专人保管；合同专用章由法务部或业务主管部门管理；财务专用章、发票专用章由财务部保管；项目章由项目负责人牵头，行政部备案监管。（二）印章刻制与备案流程1.刻制申请：新增印章需由需求部门提交《印章刻制申请表》，说明刻制原因、印章样式（含文字、图形、尺寸），经部门负责人、分管领导审批后，报总经理（或董事会）终审。2.合规刻制：凭审批文件到公安机关指定的刻章单位制作，严禁私自刻制。3.备案登记：刻制完成后，行政部需将印章印模、刻制单位资质、审批文件等资料报送公安机关备案，并留存企业档案。（三）印章保管要求专人专管：保管人需与企业签订《印章保管责任书》，明确保管责任与保密义务；专柜存放：印章需存放于带锁保险柜或密码箱，非工作时间封存；交接管理：保管人离职、调岗时，需填写《印章交接清单》，由监交人（部门负责人+行政部代表）现场监交，核对印模后签字存档。二、印章使用申请流程（一）日常用印流程（以合同用印为例）1.申请发起：申请人（业务经办人）填写《印章使用申请表》，注明用印事由（如“签订XX项目服务合同”）、印章类型（合同专用章），并附用印文件（合同文本、审批单等）。2.部门初审：业务部门负责人审核用印文件的真实性、合规性（如合同条款是否与审批一致），签署意见后转法务部（或合规岗）。3.合规审查：法务部重点审核合同的法律风险（如权利义务、违约责任、争议解决条款），财务部门同步审核涉及金额的合规性（如预算、付款条款），双部门签字确认。4.分级审批：常规合同（金额≤XX万元）：分管业务/财务领导审批；重大合同（金额＞XX万元）：总经理（或董事会授权人）终审。5.用印登记：申请人持审批通过的申请表到印章保管人处，保管人核对申请表、用印文件与审批意见，登记《印章使用台账》（记录日期、事由、文件名称、申请人、审批人）。6.用印操作：保管人在文件指定位置用印（骑缝章需覆盖页码），留存用印文件复印件（或扫描件）归档。7.归档留存：申请人将用印后的文件原件按企业档案制度归档，申请表与复印件由保管人留存，定期移交行政部存档。（二）特殊用印流程（涉外文件、授权书等）除上述流程外，需增加国际合规审查（如涉外合同需经外贸部/国际业务部审核）、公证/认证要求（如授权书需公证的，提前完成公证），审批层级提升至总经理办公会或董事会决议。三、风险防控与监督机制（一）用印前合规审查法务前置：合同类文件必须经法务审核，非合同类文件（如授权书、承诺函）需明确法律后果；财务核验：涉及资金往来的文件，财务部需审核付款依据、预算额度、票据合规性。（二）用印中双签机制重要文件（如融资协议、股权变更文件）实行“保管人+部门负责人”双签用印，确保用印行为可追溯。（三）用印后追溯管理台账电子化：建立印章使用电子台账，记录用印时间、事由、文件编号，支持关键词检索；定期审计：行政部每季度抽查用印文件，核对台账与归档资料的一致性，形成《印章管理审计报告》。（四）违规追责机制对私自用印、伪造印章、泄露印模等行为，视情节给予纪律处分、追偿损失，涉嫌犯罪的移交司法机关。四、附件范本（可根据企业需求调整）（一）《印章使用申请表》申请部门申请人联系电话----------------------------用印事由（简要说明：如“申请使用合同专用章签订XX公司供货合同”）用印文件清单1.XX合同（编号：XXX）；2.合同审批单（编号：XXX）部门负责人意见签字：________日期：________法务/财务意见签字：________日期：________分管领导意见签字：________日期：________总经理意见签字：________日期：________（二）《印章使用登记台账》日期印章类型用印事由申请人审批人保管人备注（如“骑缝章+落款章”）----------------------------------------------------------------------------结语印章管理需“制度+执行+监督”三位一体，企业应结合行业特性、组织