企业会议纪要撰写及存档规范模板

企业会议纪要撰写及存档规范模板一、适用范围与场景本规范适用于企业各类正式会议的纪要撰写与存档管理，包括但不限于：定期经营分析会、月度/季度工作例会；项目启动会、阶段评审会、专题研讨会；跨部门协调会、客户需求对接会；重大决策会议（如战略规划、预算审批等）。通过标准化纪要流程，保证会议内容准确传达、决议有效落地、过程可追溯，为企业运营管理提供书面依据。二、会议纪要全流程操作指引（一）会前准备：奠定纪要基础明确会议信息提前获取会议通知，记录会议名称、时间、地点、主持人、预计时长、核心议题及参会部门/人员范围。若涉及外部单位，需标注参会单位及人员职务（如“客户方：A公司总经理*先生”）。准备资料与工具收集会议背景资料（如议程草案、上次会议纪要、相关数据报表等），供记录时参考。准备会议记录工具：优先使用电子文档（如Word、企业协作平台），同步开启录音设备（需提前告知参会人员），或使用专用会议记录本。确认参会人员提前与主持人确认参会人员名单，包括请假人员及原因，避免纪要中遗漏关键角色。（二）会中记录：捕捉核心内容聚焦议程与议题按会议议程顺序记录，重点关注每个议题的讨论背景、核心观点、分歧点及初步结论。避免逐字记录，提炼关键信息：如“市场部提出：当前产品用户增长放缓，需优化推广策略”，而非完整发言内容。明确决议与行动项决议：记录最终达成的共识，需清晰、无歧义，如“同意将Q3营销预算增加15%，重点投入线上渠道”。行动项：逐项记录“任务内容+负责人+完成时限+交付标准”，例如：“完成竞品分析报告，负责人：（市场部经理），完成时限：2023年X月X日，交付标准：含3家竞品定价及功能对比”。标注待办与疑问对未当场解决的问题或需进一步确认的信息，标注“待办”或“待确认”，会后及时跟进补充。（三）会后整理：形成规范纪要初稿撰写会议结束后24小时内完成初稿，按以下结构组织内容：会议基本信息：名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员。会议议程：按实际讨论顺序列出各议题。议题讨论情况：简要说明每个议题的讨论过程及关键观点（可附发言人姓名，如“（技术部总监）建议……”）。会议决议：汇总所有共识性结论。行动项清单：表格化呈现（详见“三、标准化会议纪要模板”）。附件：如会议PPT、数据图表、签到表等。审核与定稿初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项负责人及时限是否明确。根据审核意见修改，经主持人签字或线上确认后，形成正式纪要。分发与传达正式纪要在会后2个工作日内分发给所有参会人员及相关部门负责人，抄送需知晓的上级领导。涉及保密内容的纪要，需标注“内部文件，注意保密”，并限定分发范围。（四）存档管理：保证可追溯性存档方式电子存档：将正式纪要（含审核签字扫描件）及附件统一存储至企业指定服务器或共享文档平台（如OA系统、企业网盘），按“年份-月份-会议类型”分类命名（如“2023-09-经营分析会纪要”）。纸质存档：重要会议（如战略决策会、董事会）需打印纸质版，经主持人签字后交行政部归档，保存期限不少于5年。存档要求存档文件需包含完整版本：会议通知、签到表、会议记录初稿、审核稿、正式纪要及附件。定期检查存档文件完整性，保证电子文档可正常打开，纸质文档无缺损。三、标准化会议纪要模板会议基本信息会议名称例：2023年第三季度经营分析会会议日期年月日会议时间上/下午时分至时分会议地点例：公司3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议，会议号：*–）主持人（职务：）记录人（职务：）参会人员（含缺席）出席：（部门）、（部门）……缺席：（部门），原因：*列席人员例：（外部顾问）会议议程与讨论情况议题一：Q2业绩回顾讨论要点：1.财务部经理汇报：Q2营收同比增长8%，净利润下降3%，主要因成本上升；2.销售部总监建议：优化渠道结构，重点拓展线上分销。决议：同意线上渠道拓展方案，预算增加10万元。议题二：Q3重点项目规划讨论要点：1.产品部经理提出：新产品A需在9月底前完成测试；2.研发部总监反馈：当前人力不足，需增配2名工程师。决议：增配研发工程师，由人力资源部*周经理负责协调，X月X日前到位。行动项清单任务内容负责人完成时限交付标准备注1线上渠道拓展方案细化（销售部）2023年X月X日含预算分配、合作方筛选标准2研发工程师招聘（人力部）2023年X月X日2名工程师到岗3新产品A测试计划报备（研发部）2023年X月X日含测试节点、风险预案附件1.Q2业绩数据报表2.线上渠道拓展方案草案3.签到表分发范围公司领导、各部门负责人、参会人员存档编号例：BJ-2023-09-001四、关键注意事项与合规要求内容准确性纪要需客观反映会议内容，避免主观臆断或遗漏关键决议。行动项的负责人、时限、标准需与主持人确认无误，避免责任模糊。及时性与保密性严格遵守“24小时内初稿、2个工作日内定稿”的时间要求，保证信息及时传递。涉密会议纪要需通过加密渠道传输，严禁私下外传。格式规范性统一使用企业模板，字体、字号、段落格式保持一致（如标题黑体三号，宋体小四，行距1.5倍）。行动项建议用表格呈现，清晰易读。存档完整性电子存档需定