企业供应商对账及付款流程制度

企业供应商对账及付款流程制度一、总则（一）制度目的为规范企业与供应商的对账及付款操作，确保账务清晰、资金支付安全合规，同时维护良好合作关系，结合企业实际运营需求，制定本流程制度。（二）适用范围本制度适用于企业各业务部门（含采购、项目执行等）与外部供应商（含服务、物资供应类合作方）的对账及付款管理，涵盖日常采购、项目合作等所有涉及应付账款的业务场景。二、对账流程（一）对账周期与发起1.周期约定：对账周期以合同约定或业务习惯为准——高频交易供应商（如办公用品、物流服务类）原则上实行月度对账，大额、低频合作（如设备采购、工程服务类）可采用季度或年度对账。2.发起主体：每月（季/年）末5个工作日内，由采购部门或项目对接部门联合财务部门，向供应商发送《对账函》，函件需包含本期交易明细（如订单号、送货日期、货物/服务内容、金额、已付款项等）。（二）数据核对与差异处理1.双方核对：供应商需在收到《对账函》后3个工作日内，结合自身记账凭证、送货单、验收单、发票等原始单据逐项核对；企业内部由采购部门（或项目组）核对业务单据的真实性、完整性，财务部门核对账务记录的准确性（如入账时间、金额匹配度）。2.差异沟通：若双方数据存在差异（如数量不符、价格争议、未达账项等），由采购/项目部门牵头与供应商沟通，2个工作日内明确差异原因（如物流损耗、发票开具延迟、系统录入失误等），并形成《差异说明表》，经双方确认后作为后续调整依据。3.调整与确认：差异解决后，双方更新对账数据——供应商重新提供对账单或在原函件上标注调整项，经企业采购、财务双部门签字确认后，完成本次对账。若差异涉及合同争议需法务介入，需暂停本次付款流程，待争议解决后重启。（三）对账确认与归档对账完成后，供应商需在对账单上加盖公章（或财务章），企业由采购部门留存供应商回函，财务部门同步更新应付账款台账，并将对账资料（含《对账函》《差异说明表》、原始单据复印件）归档，保存期限不少于5年（或按审计要求延长）。三、付款流程（一）付款申请与资料提交业务部门（采购/项目组）在对账确认无误后，填写《付款申请单》，注明供应商名称、付款金额、付款事由（对应订单/合同编号）、付款方式（银行转账、票据等），并附上以下资料：经双方确认的对账单（原件）；合规发票（若为预付款，需提供合同约定的预付款条款说明）；验收合格证明（针对物资采购、服务验收类业务）；其他合同约定的付款附件（如质保金释放需提供质保期内无质量问题的说明）。（二）审批流程1.部门初审：《付款申请单》由业务部门负责人审核，重点确认业务真实性、资料完整性（如验收单是否签字、发票是否合规）。2.财务复核：财务部门审核付款金额与对账单、发票的一致性，检查应付账款余额是否匹配，确认资金计划是否充足，无误后签字。3.层级审批：根据付款金额实行分级审批：单笔金额≤[X]（小额）：由分管副总审批；单笔金额＞[X]（大额）：需总经理（或董事会授权代表）审批；（注：[X]为企业根据规模设定的金额阈值，可结合实际调整）（三）付款执行与确认1.付款操作：财务部门根据审批通过的《付款申请单》，在3个工作日内安排付款（如遇节假日顺延），优先采用银行转账方式，特殊情况（如票据支付）需提前与供应商沟通确认。2.付款确认：付款完成后，财务部门需在1个工作日内将付款凭证（如银行回单）反馈给业务部门，由业务部门通知供应商查收。同时，财务部门更新应付账款台账，标注付款日期、金额、凭证号，确保账务清晰。四、责任与监督（一）部门职责采购/业务部门：负责与供应商的业务对接，确保交易单据真实、完整，及时发起对账、沟通差异，提交合规付款资料。财务部门：负责账务核算、付款审批的财务合规性审核，执行付款操作并维护台账，定期与供应商进行余额对账。审计/风控部门：每季度抽查对账及付款资料，检查流程合规性（如审批是否越权、资料是否造假），对违规行为提出整改意见。（二）违规处理若发现虚假对账、伪造单据、越权审批等行为，对直接责任人给予警告、绩效考核扣分，情节严重者（如造成资金损失）移交法务追究法律责任；供应商若故意提供虚假对账单、发票，企业有权暂停合作并追究经济赔偿，同时将其列入供应商黑名单。五、附则1.本制度自发布之日起生效，原有相关制度与本制度冲突的，以本制度为准。2.本制度由财务部牵头制定并解释，每年结合业务调整进行修订，