采购需求申请与审批标准模板

采购需求申请与审批标准模板一、适用范围与应用场景二、采购需求申请与审批全流程操作指南第一步：需求发起与申请表填写操作主体：需求部门经办人（如部门专员或项目负责人）操作要点：明确采购需求：根据部门工作计划或项目进度，确定所需采购物品/服务的具体名称、规格、数量、用途及预算上限，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化到“A4纸100包，单价元”）。填写《采购需求申请表》（详见第三部分模板）：完整填写表内所有必填项，包括申请部门、申请人、联系方式、需求日期、项目名称（如适用）、供应商建议（如有初步意向）、技术参数要求等，并相关附件（如市场调研报告、比价记录、技术规格书等）。提交申请：通过企业OA系统、邮件或纸质表单提交至需求部门负责人审核，保证信息无误后再进入下一环节。第二步：需求部门负责人审核操作主体：需求部门负责人（如部门经理/主管）审核要点：核查需求必要性：确认采购需求是否为部门工作必需，是否符合年度/季度工作计划，避免非必要采购。审核需求合理性：检查物品/服务的规格、数量是否匹配实际需求，预算是否在部门年度预算范围内，是否存在超标或重复采购情况。审批意见：审核通过后，在《采购需求申请表》“需求部门负责人意见”栏签字确认并注明日期；若不通过，需注明驳回原因（如“预算超支”“需求不明确”）并退回申请人修改。第三步：采购部门初审与市场调研操作主体：采购部专员及采购经理操作要点：合规性审查：检查申请表填写是否完整、附件是否齐全，是否符合公司《采购管理制度》（如是否需招标、是否属于集中采购目录内物品）。市场调研与比价：对于常规物品（如办公用品），需提供至少2家合格供应商的报价单及产品对比说明；对于大型设备或服务外包，需组织供应商考察、技术参数评估，形成《市场调研报告》或《比价分析表》。出具初审意见：采购经理根据调研结果，在“采购部审核意见”栏填写初审结论（如“建议通过，建议采购A供应商，总价元”或“需补充技术参数后重新审核”），并提交至财务部门复核。第四步：财务部门预算与资金复核操作主体：财务部专员及财务主管审核要点：预算匹配性：核查采购预算是否纳入公司年度预算，是否有预算额度支持；若为预算外采购，需确认是否已履行预算调整审批流程。成本合理性：审核采购单价、总价是否符合市场价格，是否存在虚高报价；对于长期合作供应商，可参考历史采购价格进行比对。资金安排：确认采购资金是否可按时到位，避免因资金问题导致采购延误。复核意见：审核通过后，在“财务部复核意见”栏签字确认；若预算不足或成本异常，需注明“预算超支，建议调整需求”或“价格偏高，需重新比价”并退回采购部门。第五步：领导审批（按权限分级）操作主体：分管领导/总经理/决策委员会审批权限：金额≤5000元：分管领导审批；5000元＜金额≤50000元：分管领导+总经理双签审批；金额＞50000元：提交决策委员会审议，需附《采购可行性分析报告》。审批要点：战略匹配性：确认采购是否符合公司发展战略或重点项目需求；综合效益评估：结合成本、质量、交期等因素，判断采购方案的合理性。审批通过后，在对应审批栏签字；若未通过，需明确意见（如“暂缓采购，待项目预算批复后重新申请”）并终止流程。第六步：审批结果反馈与采购执行操作主体：采购部、需求部门操作要点：结果反馈：采购部在最终审批通过后1个工作日内，将《采购需求申请表》复印件反馈至需求部门，告知“采购已启动，预计月日前完成”。采购执行：采购部根据审批结果，按照公司采购流程（如招标、询价、直接采购）与供应商签订合同，跟进生产/供货进度，保证按时交付。验收与入库：需求部门收到物品/服务后，需组织验收并在《验收单》上签字确认；采购部凭《验收单》《发票》办理付款手续。三、采购需求申请表（标准模板）申请编号申请部门申请人联系方式申请日期需求日期项目名称（如适用）采购需求详情物品/服务名称规格型号/技术参数单位数量预估单价（元）预估总价（元）（例：A4纸）（例：80g,A4,白色）包100353500（例：设备维保服务）（例：年度服务器维护）项12000020000供应商建议（如有，请填写名称及报价）1.办公用品公司：报价3500元/100包2.YY文印社：报价3600元/100包附件清单（请勾选）□市场调研报告□比价记录□技术规格书□其他：________________审批流程需求部门负责人意见签字：__________日期：____年__月__日采购部审核意见签字：__________日期：____年__月__日财务部复核意见签字：__________日期：____年__月__日分管领导审批意见签字：__________日期：____年__月__日总经理审批意见（如适用）签字：__________日期：____年__月__日备注四、使用过程中的关键注意事项需求描述清晰化：避免使用“一批”“若干”等模糊表述，需明确物品规格、型号、技术参数及数量，保证采购部门准确执行，避免错采、漏采。预算合规性：所有采购需求需在部门年度预算内发起，预算外采购需提前提交《预算调整申请》，经财务部门及领导审批后方可启动流程。供应商选择规范：除小额零星采购外，需至少提供2家供应商的比价信息；大型设备或服务采购需组织供应商考察，优先选择资质齐全、口碑良好的合作方。紧急采购处理：若因突发情况（如设备故障急需维修）需紧急采购，需在申请表中注明“紧急”字样并说明原因，可简化部分审批环节，但事后需补签审批手续。附件材料完整性：技术复杂或金额较大的采购，需附《技术规格书》《市场调研报告》等附件，保证审批人充分知