合同管理标准化模板及条款填写指南

合同管理标准化模板及条款填写指南一、适用范围与对象本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展业务合作过程中，涉及买卖、服务、委托、租赁等类型的合同管理场景。主要使用对象包括：业务部门经办人、法务专员、合同管理员、部门负责人及法定代表人等，旨在规范合同全流程管理，降低法律风险，提高合同履约效率。二、合同标准化管理操作流程（一）合同起草与草拟明确合作需求业务部门根据合作内容（如采购货物、提供服务、项目外包等），与对方初步沟通合作意向，确定合同标的、数量、价款、履行期限等核心要素，形成《合作需求说明书》。选择标准模板从企业合同模板库中匹配对应类型的标准合同模板（如《产品买卖合同模板》《服务外包合同模板》），若无完全匹配模板，可在通用模板基础上补充特殊条款。填写基础条款按模板要求填写合同主体信息（甲方、乙方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）、合同标的（名称、规格/型号、数量、质量标准等）、权利义务条款（交付/验收方式、付款条件、保密义务等）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式等）及争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地、适用法律等）。内部初审业务部门负责人对合同内容的真实性、可行性进行初审，重点核对合作要素与《合作需求说明书》是否一致，保证无遗漏或冲突。（二）合同内部审核法务审核法务专员重点审核合同条款的合法性、合规性及完整性，包括：主体资格是否有效（如营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含合作项目）；权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；违约责任是否明确，赔偿范围是否合理；争议解决方式是否符合企业规定（如优先选择企业所在地法院管辖）。业务与财务会签业务部门确认履约能力（如供应商的生产资质、服务商的技术实力）；财务部门审核付款方式、税务处理（如发票类型、税率）及资金安排是否符合企业财务制度。终审与批准根据合同金额及重要性，由分管领导或法定代表人终审批准（如金额超过10万元的合同需法定代表人签字确认）。（三）合同签署与用印文本核对经审核通过的合同文本，由合同管理员与对方最终确认，保证双方版本一致，无涂改（若有修改需双方盖章/签字确认）。签署与用印按照企业用印流程，在合同指定位置（如落款处、骑缝处）加盖企业公章或合同专用章；若为法定代表人授权签署，需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限），并由授权代表签字；乙方盖章后，及时收回合同正本（至少一式两份，双方各执一份）。（四）合同履行与归档履行跟踪业务部门负责监督合同履行情况，按约定节点交付标的、验收成果、支付款项，并留存履约凭证（如验收单、付款凭证、沟通记录等）。变更与解除若需变更或解除合同，双方应协商一致并签订《补充协议》或《解除协议》，明确变更内容、履约调整及责任划分，原合同相关条款自动失效。归档管理合同履行完毕或终止后，合同管理员将合同正本、审批单、附件、履约凭证等资料整理成册，按“年份-部门-合同类型-序号”规则编号归档，电子版同步至企业合同管理系统，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、核心模板及填写示例（一）合同基本信息表字段名称填写说明示例合同编号按企业规则编制（如“部门简称-年份-序号”，如“CG-2024-001”）CG-2024-001合同名称明确合同类型及核心内容（如“设备采购合同”“项目服务合同”）办公自动化设备采购合同甲方（采购方）全称与营业执照一致，填写统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式甲方：科技有限公司；统一社会信用代码：91110108；法定代表人：王*；地址：北京市海淀区路号；电话：010-乙方（供应方）同甲方要求乙方：商贸有限公司；统一社会信用代码：91310115；法定代表人：李*；地址：上海市浦东新区路号；电话：021-合同类型买卖/服务/委托/租赁等买卖签约地点合同签署的详细地址北京市海淀区街道办事处会议室签约日期年/月/日格式（如“2024年3月15日”）2024年3月15日合同金额（大写）中文大写，后加“整”字（如“人民币壹万元整”）人民币壹拾万元整合同金额（小写）阿拉伯数字，标注币种（如“¥100,000.00”）¥100,000.00履行期限起始时间及截止时间（或“自之日起日内完成”）自2024年4月1日起至2024年6月30日止主要标的简述合同核心内容（如“采购电脑20台”“提供年度保洁服务”）采购联想ThinkPad笔记本20台（型号：SL510）附件清单列明所有附件名称及份数（如“附件1：设备参数表；附件2：质量标准说明”）附件1：设备参数表（一式两份）；附件2：质量标准说明（一式两份）备注其他需说明事项（如“合同生效条件”“特殊约定”）本合同自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效（二）主要条款填写表条款类型条款内容填写示例常见错误标的条款明确标的名称、规格/型号、数量、质量标准等1.标的物：联想ThinkPadSL510笔记本电脑；2.规格：i5处理器、8G内存、512G固态硬盘；3.数量：20台；4.质量标准：符合国家GB/T9813.1-2016标准及附件1参数要求1.标的名称模糊（如“一批电脑”）；2.质量标准未引用国家标准或附件（如“质量合格”）交付条款约定交付时间、地点、方式及验收流程1.交付时间：2024年4月20日前；2.交付地点：甲方北京市海淀区仓库；3.验收：乙方交付后5个工作日内，甲方按附件1参数进行验收，验收合格出具《验收合格单》1.未约定验收期限（如“验收合格后付款”）；2.验收标准不明确（如“无明显划痕”）付款条款明确付款金额、时间、方式及账户信息1.首付款：合同签订后3个工作日内，甲方向乙方支付合同总额的30%（¥30,000.00）；2.到货款：验收合格后7个工作日内，支付至合同总额的70%（¥70,000.00）；3.付款方式：银行转账；账户信息：户名商贸有限公司，开户行银行上海支行，账号1.付款条件未与履约节点挂钩（如“合同签订后一次性付清”）；2.账户信息未核对（如户名与合同乙方不一致）违约责任条款列明违约情形及对应的违约金/赔偿计算方式1.乙方逾期交付：每逾期1日，按合同总额的0.5%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同；2.甲方逾期付款：每逾期1日，按应付未付款项的0.05%支付违约金；3.质量不符合约定：乙方应在7日内更换，更换仍不符合的，甲方有权退货并要求赔偿损失1.违约金比例过高（超过实际损失的30%）；2.未约定违约金上限（如“支付违约金直至履约完成”）争议解决条款约定争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地/机构因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼1.同时约定仲裁和诉讼（如“仲裁不成，可向法院起诉”）；2.管辖地不明确（如“由当地法院管辖”）（三）附件清单表附件名称份数页数备注附件1：设备参数表23需双方签字确认附件2：质量标准说明25引用国家标准GB/T9813.1-2016附件3：授权委托书11乙方授权代表签署合同用四、关键注意事项与风险防控（一）条款填写规范信息一致性：合同主体名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息需与营业执照完全一致，避免因名称不符导致合同无效。金额与日期：合同金额大小写必须一致，日期需采用“年/月/日”格式，避免使用“近期”“月底”等模糊表述。术语准确：专业术语需明确含义（如“验收合格”需定义具体标准），避免歧义；涉及计量单位的，需注明法定单位（如“吨”“台”“平方米”）。（二）主体资格审查核实对方资质：签约前需审查对方营业执照、相关许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、生产/经营资质，保证其具备履约能力。授权代表核查：若对方由授权代表签署合同，需要求提供《授权委托书》，并核对授权范围、期限及授权代表证件号码明，避免无权代理风险。（三）履约风险防控保留履约凭证：在合同履行过程中，所有沟通记录（如邮件、）、交付凭证（如物流单）、验收文件（如《验收合格单》）均需书面化并留存，作为发生争议时的证据。变更与解除程序：合同履行中如需变更，必须签订书面补充协议，单方面变更或解除合同可能构成违约；若对方违约，需及时发函催告并保留证据。（四）法律合规底线禁止性条款：避免约定违反法律、行政法规的条款（如“一方无需承担违约责任”“争议提交境外仲裁”等），否则可能导致条款无效。格式提示义务：若使用企业单方提供的格式合同，需以显著