机关单位会议记录书写规范

机关单位会议记录书写规范机关单位的会议记录是政务运行中留存决策轨迹、固化工作部署的核心载体，其书写规范与否，直接关系到政策执行的连贯性、工作回溯的准确性，乃至行政效能的提升。为确保会议记录真实反映议事过程、有效支撑工作推进，结合机关工作实际，现就会议记录的书写规范作系统阐述。一、会议记录的基本定位与原则会议记录是对会议全程的纪实性文书，兼具“历史档案”与“执行依据”的双重属性。书写需遵循以下原则：真实性：如实记录会议内容，包括发言观点、讨论分歧、决策过程，杜绝主观取舍或刻意修饰，确保记录与会议实际进程高度一致。完整性：覆盖会议全要素，从基本信息到议程推进、从讨论细节到决议落地，无重要环节遗漏，形成“过程-结论-要求”的完整闭环。规范性：格式、用语、编号等符合机关公文规范，避免口语化、随意化表述，体现政务文书的严谨性。时效性：会议结束后及时整理、校核，重要会议需在24小时内形成规范记录，确保决策部署快速转化为执行依据。二、核心内容要素的规范书写（一）会议基本信息需清晰记载：会议时间（含年、月、日、具体时段，如“2024年X月X日上午9:00—11:30”）；会议地点（明确会议室或场地名称，如“机关三楼第一会议室”）；主持人（姓名+职务，如“张XX局长”）；参会人员（按职务层级或部门分类列举，如“局领导班子成员、各科室负责人、XX单位代表”，列席、请假人员单独标注）。（二）会议议程与议题逐项记录议程推进情况：议程项需标注序号（如“一、研究XX工作方案”），明确汇报人（“汇报人：李XX规划科科长”）；议题讨论前，简要说明背景（如“因XX政策调整，需优化原有方案”），为决策过程提供语境支撑。（三）讨论过程与意见记录对发言内容的记录需精准提炼、客观呈现：领导指示、部门建议需区分表述，重要分歧需原文摘要（如“王XX副局长提出：‘建议将实施周期延长至半年，以降低风险’；赵XX科长补充：‘若延长周期，需同步调整资金预算’”）；决策形成过程需体现逻辑（如“经集体讨论，综合考虑风险与预算因素，会议原则同意延长周期，由规划科牵头重新测算预算”）。（四）决议事项与工作要求决议是会议记录的“核心价值点”，需满足可执行、可追溯：明确责任主体（“由XX科室/单位负责”）、时间节点（“X月X日前完成”）、具体要求（“提交修订后的方案，经局务会审议后印发”）；涉及多部门协作的，需厘清分工（如“XX科牵头，XX处配合，XX局提供数据支持”）。（五）其他事项包括临时动议（如“会议临时讨论XX问题，决定由XX牵头调研，X月X日反馈结果”）、下一步会议安排（如“下次会议于X月X日召开，议题为XX工作阶段性总结”）等，确保工作衔接无遗漏。三、格式与书写规范（一）页面与排版要求纸张采用A4规格，页边距遵循机关公文标准；字体选用仿宋GB2312，字号为三号，行间距设为固定值28磅（或1.5倍行距），确保阅读舒适；段落首行缩进2字符，层级编号采用“一、（一）、1.（1）”的公文规范，避免编号混乱。（二）用语与表述规范采用公文式表述，避免口语化（如将“大家觉得这样行不行”改为“与会人员就方案可行性进行讨论”）；人名、职务、部门名称需准确无误，时间表述用“X月X日”而非“明天”“下周”；数据、术语需与政策文件一致，如“‘放管服’改革”“预算绩效管理”等专业表述需规范使用。（三）修改与补充规则记录过程中若需修改，采用“杠改法”（原字上划单杠，旁注修改内容，修改人签名），禁止涂抹、撕页；会后补充内容需标注“【补充】”字样，说明补充时间及依据（如“【补充于X月X日，根据XX领导批示完善】”），确保原始记录可追溯。四、质量把控与审核机制（一）记录人的素养要求具备扎实的速记能力（或熟练使用录音辅助工具，会后整理），熟悉机关业务与政策口径，能准确提炼核心观点；保持中立客观的记录立场，不代入个人意见，对模糊表述需当场确认（如“请问您的意见是优先推进A方案吗？”）。（二）审核与归档流程记录人完成初稿后，需自查：核对参会人员、决议事项、时间节点等关键信息；部门负责人复审：重点审核决策逻辑、责任分工的合理性，确保与工作实际匹配；重要会议（如党组会、局务会）需报分管领导终审，签字确认后归档；归档需同步保存纸质版（加盖公章）与电子版，按年度、会议类型分类存放，保管期限参照机关档案管理规定。五、常见问题与改进建议（一）典型问题内容残缺：漏记议程项、决策依据或责任分工，导致执行时“无据可依”；表述模糊：如“尽快完成”“适当调整”等表述缺乏量化标准，易引发执行偏差；格式混乱：层级编号混用（如“一、”后直接跟“1.”），影响文档规范性。（二）改进措施模板化管理：制定《会议记录标准模板》，明确各要素填写规范，新入职人员需专项培训；案例复盘：定期选取典型会议记录进行“优劣对比”，分析问题根源（如漏记源于记录人对议题不熟，需提前发放材料）；技术赋能：推广“会议记录辅助系统”，通过语音转文字、关键