采购申请审批流程表物资采购成本控制版

采购申请审批流程表（物资采购成本控制版）一、适用场景与核心目标本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的物资采购管理场景，尤其适用于对采购成本有明确管控需求的组织。当企业需采购生产原料、办公用品、设备设施、服务类物资等，且需通过规范流程实现“成本可控、流程透明、责任明确”目标时，可使用本模板。核心目标包括：规范采购申请审批环节，避免无预算、超预算采购；通过多级审核与比价机制控制物资采购成本；明确各环节责任主体，保证采购过程合规、高效。二、采购申请审批全流程操作指南（一）需求提出与申请：明确需求，锁定预算操作内容：采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际业务需求，填写《物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预估总价、用途说明、到货时间等关键信息。同时需附上《采购需求说明书》（含技术参数、质量标准等）及《年度预算分解表》（证明该采购在部门预算范围内）。责任部门/人：需求部门申请人（如工、主管）、需求部门负责人。输出成果：《物资采购申请表》（含附件）、《年度预算分解表》。注意事项：预估单价需参考历史采购数据或市场行情，避免明显偏离市场价；若为紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件），需在申请表备注栏说明紧急原因，并承诺后续补走特殊审批流程。（二）预算审核：严控成本，杜绝超支操作内容：财务部门收到《物资采购申请表》后，重点审核以下内容：申请采购的物资是否在部门年度预算范围内；预估总价是否超过预算金额（若超预算，需核查是否有预算调整申请或补充说明）；预算分解是否合理（如季度预算是否已用完，是否需调整后续预算分配）。责任部门/人：财务部预算专员（会计）、财务部负责人（经理）。输出成果：预算审核意见（通过/不通过/需调整）。注意事项：若预算审核不通过，需明确告知原因（如“超出Q3预算5000元，需提交预算调整申请”）；若需调整预算，需求部门需先完成《预算调整申请表》审批，再继续采购流程。（三）采购方式选择：按需选型，降本增效操作内容：采购部门根据物资类别、金额、市场供应情况，选择合适的采购方式，具体标准如下（参考企业《采购管理制度》）：公开招标：单次采购金额≥10万元（或企业规定的招标金额下限），且市场有3家及以上合格供应商的物资；邀请招标：单次采购金额5万-10万元，或供应商资源有限的专用物资；-询价采购：单次采购金额1万-5万元，需向不少于3家合格供应商询价；-单一来源采购：因技术专利、独家代理等原因只能从1家供应商采购（需提供独家证明材料，如代理授权书）；-零星采购：单次采购金额＜1万元（如办公用品、低值易耗品），可通过电商平台或固定供应商采购。责任部门/人：采购部专员（主管）、采购部负责人（总监）。输出成果：《采购方式审批表》（明确采购方式及理由）。注意事项：禁止将应招标采购的项目拆分为小金额项目规避招标；询价需保留供应商报价单（加盖公章），保证比价过程可追溯。（四）供应商比价与议价：货比三家，择优选择操作内容：询价采购/邀请招标：采购专员向3家及以上合格供应商发出《询价单》（含物资规格、数量、交货期等要求），收集报价后，填写《供应商比价表》，对比分析价格、质量、交货期、售后服务等维度，推荐最优供应商；公开招标：通过招标平台发布招标公告，组织开标、评标（由采购部、需求部、财务部、法务部组成评标小组），确定中标供应商；议价：针对推荐的最优供应商，进行价格谈判，争取进一步降低成本（如批量采购折扣、付款账期优化等）。责任部门/人：采购专员、采购部负责人、需求部门代表、财务部代表。输出成果：《供应商比价表》《招标评标报告》《议价记录表》。注意事项：供应商需为合格供应商（已通过企业资质审核，如营业执照、相关行业资质等）；比价过程需避免“人情供应商”，保证公平公正。（五）审批权限确认：分级审批，权责对等操作内容：根据采购金额、物资重要性，按《采购审批权限表》分级审批，示例权限如下（企业可根据自身规模调整）：部门级审批：金额＜1万元，需求部门负责人审批；分管副总审批：金额1万-5万元，需求部门负责人+采购部负责人+分管副总审批；总经理审批：金额5万-10万元，需求部门负责人+采购部负责人+分管副总+总经理审批；董事长审批：金额≥10万元，需提交董事长办公会审议。责任部门/人：各审批层级负责人（如经理、副总、*总经理）。输出成果：审批完整的《物资采购申请表》（各审批人签字/盖章）。注意事项：严禁越权审批（如5万元项目未经分管副总审批直接提交总经理）；审批人需对采购的必要性、成本合理性负责，若审批后发觉明显不合理（如价格远高于市场价），需承担相应责任。（六）订单下达与合同签订：锁定细节，规避风险操作内容：审批通过后，采购专员根据最终确定的供应商和价格，下达《采购订单》（含物资名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、质量要求等），并与供应商签订《采购合同》（金额≥5万元或重要物资必须签订合同）。责任部门/人：采购专员、采购部负责人、法务部（审核合同）、供应商代表。输出成果：《采购订单》《采购合同》（双方签字/盖章）。注意事项：合同条款需明确违约责任（如延迟交货、质量不达标的处理方式）；付款方式尽量约定“验收合格后付款”，避免预付款风险。（七）执行跟踪与验收：保证履约，严控质量操作内容：执行跟踪：采购专员定期跟踪订单进度，与供应商确认交货时间，若延迟需及时通知需求部门并协商解决方案；验收：物资到货后，需求部门、采购部、质检部（如需）共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量（查验合格证、检测报告等），填写《物资验收单》，验收合格后入库；若不合格，需及时联系供应商退货或换货，并记录《不合格品处理单》。责任部门/人：采购专员、需求部门代表、质检员（检验）、仓库管理员（仓管）。输出成果：《物资验收单》《不合格品处理单》（若有）。注意事项：验收需“见单收货”，无《采购订单》或《采购合同》的物资不得入库；质量验收需按合同约定的标准执行，避免“口头验收”。（八）成本核算与归档：分析差异，留存记录操作内容：成本核算：财务部根据《采购订单》《验收单》《发票》等单据，核算实际采购成本（含物资价款、运输费、税费等），对比预估成本和预算金额，分析差异原因（如市场价格波动、供应商议价能力不足等），形成《采购成本分析报告》；流程归档：采购部将《物资采购申请表》《预算分解表》《供应商比价表》《采购合同》《验收单》《发票》等资料整理成册，按“一单一档”原则归档保存，保存期限≥3年。责任部门/人：财务部成本会计（会计）、采购部档案管理员（文）。输出成果：《采购成本分析报告》《采购档案归档清单》。注意事项：成本分析需定期开展（如每月/每季度），为后续采购预算制定和供应商优化提供数据支持；归档资料需完整、清晰，避免缺失关键单据。三、物资采购申请审批流程表模板基本信息申请部门*部（如：生产部/行政部）申请日期年月日物资名称规格型号单位（如：件/公斤/台）需求数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明（如：生产线日常维护/办公室新员工使用）到货时间年月日前预算编号（如：2024-SCB-003）预算金额（元）预算余额（元）采购方式选择□公开招标□邀请招标□询价采购（≥3家供应商）□单一来源□零星采购选择理由（如：金额5万元，市场有3家合格供应商）供应商比价信息供应商名称1（*供应商A）供应商名称2（*供应商B）供应商名称3（*供应商C）报价（元）质量承诺（如：质保期1年）交货期（天）售后服务（如：24小时响应）推荐供应商□是□否□是□否□是□否审批流程审批人职位审批意见（同意/不同意/需调整）日期需求部门负责人*强*部经理年月日采购部负责人*伟采购部总监年月日财务部负责人*敏财务部经理年月日分管副总*杰分管生产副总年月日总经理*总总经理年月日备注|（如：紧急采购，需3天内到货；需提供3C认证等）|四、成本控制关键注意事项与风险规避（一）预算管控是成本控制的核心严格执行“无预算不采购、超预算不审批”原则，确需超预算的，必须提前提交《预算调整申请表》，说明调整原因及资金来源，经原预算审批层级审批后方可执行；财务部需每月监控各部门预算执行情况，对连续2个月超预算的部门进行预警，要求提交整改方案。（二）供应商选择需遵循“质优价廉、公平竞争”原则建立《合格供应商名录》，定期对供应商进行评估（质量、价格、交货期、服务等），淘汰评分低于60分的供应商；询价/招标过程需邀请需求部门、财务部共同参与，避免“采购部说了算”，保证比价结果客观合理；禁止与供应商存在关联关系（如亲属、利益输送）的供应商进行非必要合作，若需合作，需提交《关联交易审批表》并经总经理审批。（三）审批流程需明确时效，避免流程延误各审批环节需在2个工作日内完成（紧急采购需在1个工作日内完成），若因审批人拖延导致采购延误，需追究其责任；采购专员需主动跟踪审批进度，对超期的审批节点及时提醒，保证采购流程高效运行。（四）验收环节需严格把关，防止不合格物资入库验收人员需对照《采购订单》《合同》逐项核对物资信息，保证数量准确、质量达标；对大宗、重要物资（如生产设备、原材料），需委托第三方检测机构进行质量检测，检测合格后方可入库；不合格物资需在24小时内通知供应商，并要求其在3个工作日内完成退/换货，逾期未处理的，采购部需启动索赔程序。（五）成本分析需常态化，持续优化采购策略财务部每季度出具《采购成本分析报告》，分析各品类物资的实际成本与预算差异、供应商价格波动情况，提出成本优化建议（如调整供应商结构、集中采购等）；采购部需根据成本分析结果，定期更新《采购价格数据库》，为后续