采购流程标准化操作手册供应商选择到合同签订全流程

采购流程标准化操作手册（供应商选择到合同签订全流程）一、本手册适用范围与核心目标（一）适用范围本手册适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维）、办公用品采购等，覆盖从采购需求提出到合同签订的全过程管理。适用对象包括采购部门、需求部门、财务部门、法务部门及相关审批负责人。（二）核心目标规范采购流程，保证各环节操作有章可循、责任明确；控制采购风险，防范供应商选择不当、合同条款漏洞等问题；提升采购效率，缩短采购周期，保障物资/服务及时到位；实现采购透明化，符合企业内控及外部监管要求（如《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》等）。二、采购全流程标准化操作步骤（一）第一步：采购需求确认与提报操作内容：需求发起：需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求确认表》（见模板1），明确采购标的名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额、用途说明等关键信息。需求审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核；采购部门对需求的技术可行性、预算合规性（是否超预算、预算编码是否准确）进行复核，重点核查“三重一大”事项（如单笔采购金额超过万元）是否履行集体决策程序。需求冻结与调整：对于暂不具备采购条件的需求（如预算未批复、技术方案不成熟），采购部门反馈需求部门调整；确认无误后，提交至下一环节。责任部门/人：需求部门（发起）、采购部门（复核）、分管领导（审批）。输出成果：《采购需求确认表》（审批通过版）。（二）第二步：供应商寻源与信息收集操作内容：寻源渠道：根据采购标的特性，选择合适的寻源渠道，包括但不限于：公开渠道：采-购网、行业招标平台（如*招标网）、企业官网供应商招募公告；定向邀请：优先选择企业《合格供应商名录》内的供应商；对于新供应商，可通过行业协会、合作伙伴推荐等方式收集。信息收集：向潜在供应商收集《供应商基本信息表》（见模板2），内容包括公司资质（营业执照、相关行业资质证书如ISO9001、3C认证等）、主营业务、生产能力/服务资质、财务状况（近3年审计报告）、同类项目业绩（合同复印件）、联系方式等。信息筛选：采购部门对收集的信息进行初步筛选，剔除明显不符合资质要求的供应商（如经营范围不符、处于被吊销状态等），形成《潜在供应商名单》。责任部门/人：采购专员（收集）、采购经理（筛选）。输出成果：《潜在供应商名单》《供应商基本信息表》。（三）第三步：供应商资格预审操作内容：预审标准制定：采购部门根据采购需求，制定《供应商资格预审标准》（见模板3），明确必备资格（如注册资本、行业资质、生产许可等）和加分项（如专利技术、同类项目获奖、本地化服务等）。资料提交：向《潜在供应商名单》中的供应商发送《资格预审通知书》，要求其在规定时间内提交资格证明文件（复印件加盖公章）。预审执行：成立资格预审小组（由采购部门、需求部门、技术专家组成，不少于3人），对照《资格预审标准》对供应商提交的资料进行审核，填写《供应商资格预审表》（见模板4）。结果通知：预审通过后，向供应商发出《资格预审合格通知书》，明确其可参与后续采购环节；未通过的，书面说明理由（涉及商业秘密的除外）。责任部门/人：采购部门（组织）、预审小组（评审）、法务专员（监督合规性）。输出成果：《供应商资格预审表》《资格预审合格通知书》。（四）第四步：采购方式确定与执行操作内容：根据采购金额、标的特性及企业内控要求，选择合适的采购方式，执行流程1.公开招标（适用单笔采购金额≥万元或法规必须招标的项目）招标文件编制：采购部门联合需求部门、法务部门编制《招标文件》，包括投标人须知、采购需求、评标办法、合同条款等，经法务专员审核、分管领导审批后发布。发布招标公告：在指定媒介（如采-购网、企业官网）发布招标公告，公告期不少于5个工作日。投标文件接收：在截止时间前接收投标文件，密封保存，由采购专员、需求部门代表共同签收。2.邀请招标（适用符合“只能从有限范围供应商采购”情形，如专利技术、专有设备）邀请对象确定：向3家及以上具备资格的供应商发出投标邀请书，邀请对象从《合格供应商名录》或通过资格预审的供应商中选择。后续流程：参照公开招标流程，无需发布招标公告。3.询价/竞争性谈判（适用标准化、低值易耗品或服务类采购，单笔金额万元-万元）询价对象：选择3家及以上合格供应商，发出《询价单》或《谈判文件》，明确报价要求、技术参数、交付时间等。报价收集：要求供应商在规定时间内提交报价单（一次报价，不得变更），填写《供应商报价对比表》（见模板5）。比价/谈判：采购部门组织需求部门、财务部门对报价进行对比（或谈判），重点分析价格合理性、质量保障能力、售后服务等。4.单一来源采购（适用只能从唯一供应商采购或发生了不可预见的紧急情况）理由论证：采购部门编制《单一来源采购申请表》，说明唯一供应商的理由（如专利授权、紧急维修），经需求部门确认、法务部门合规性审查、总经理办公会审批后执行。价格协商：与供应商就采购价格、条款进行协商，形成《价格协商记录表》。责任部门/人：采购部门（组织）、需求部门（技术参数确认）、法务部门（合规审核）、评标/谈判小组（评审）。输出成果：招标文件/询价单/谈判文件、投标文件/报价单、《评标报告》或《比价/谈判记录表》。（五）第五步：供应商综合评估与选定操作内容：评估小组组建：根据采购方式成立评估小组（招标方式为评标小组，询价为比价小组），成员包括采购部门（组长）、需求部门、技术专家、财务专员、法务专员（必要时可邀请外部专家），人数为单数（不少于5人）。评估标准制定：采用“综合评分法”，设置价格分（权重30%-50%）、技术分（权重30%-40%）、商务分（权重20%-30%）等维度，明确评分细则（如价格分采用最低价法，技术分评估质量参数、方案可行性，商务分评估资质、业绩、售后服务等）。评估打分：小组成员独立填写《供应商综合评估打分表》（见模板6），交叉复核评分结果，计算平均分（去掉最高分、最低分）。结果公示与审批：根据评分结果推荐1-2家候选供应商，在企业内部进行公示（不少于2个工作日）；公示无异议后，提交分管领导、总经理审批，确定最终中标/成交供应商。责任部门/人：评估小组（评审）、采购部门（汇总结果）、分管领导/总经理（审批）。输出成果：《供应商综合评估打分表》《评标报告》《中标通知书》。（六）第六步：采购谈判与合同拟定操作内容：谈判准备：采购部门整理谈判资料（包括采购需求、供应商投标/报价文件、评估结果），确定谈判小组（同评估小组）、谈判策略（如价格底线、技术条款调整空间）。正式谈判：与最终供应商就合同条款进行逐项谈判，重点内容包括：标的物名称、规格、数量、质量标准；价格（含是否含税、运输费、安装费等）及支付方式（预付款、进度款、尾款比例及条件）；交付时间、地点、验收标准及流程；售后服务（质保期、响应时间、维修承诺）；违约责任（逾期交付、质量不达标等的赔偿标准）；不可抗力、争议解决方式（仲裁/诉讼）等。谈判记录：填写《采购谈判记录表》（见模板7），由双方谈判代表签字确认，作为合同附件。合同拟定：采购部门根据谈判结果，联合法务部门拟定《采购合同》，保证条款完整、合规，无歧义。责任部门/人：谈判小组（谈判）、法务部门（合同审核）、采购专员（拟定）。输出成果：《采购谈判记录表》《采购合同（草案）》。（七）第七步：合同审批与签订操作内容：合同审批：采购部门将《采购合同（草案）》提交至各部门审批，审批流程及权限需求部门：确认技术条款、交付要求与需求一致；财务部门：审核价格合理性、支付方式合规性、预算匹配度；法务部门：审核合同法律风险（如违约责任、知识产权、争议解决等），出具《法律审核意见书》；分管领导/总经理：根据合同金额（如单笔≥万元需总经理办公会审批）签署审批意见。合同修改与定稿：根据审批意见修改合同，最终由采购部门、法务部门确认无误后，形成《采购合同（最终版）》。合同签订：双方法定代表人或授权委托人签字并加盖公章（合同专用章），授权委托需提供《授权委托书》（见模板8）；合同一式多份（采购部门、需求部门、财务部门、法务部门、供应商各执1份，正本由采购部门归档）。责任部门/人：采购部门（提交审批）、各审批部门（审核）、法定代表人/授权代表（签署）。输出成果：《采购合同（最终版）》《授权委托书》《合同签订登记表》（见模板9）。三、各环节标准化模板表格模板1：采购需求确认表需求部门需求日期年月日采购标的名称规格型号/服务内容需求数量/服务时长预算金额（元）质量标准/技术要求交付时间/服务开始时间交付地点/服务范围需求说明（用途、背景等）需求部门负责人审核意见：签字：日期：采购部门复核意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：模板2：供应商基本信息表供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人联系电话电子邮箱主营业务注册资本（万元）相关资质证书（如ISO9001、3C认证等，附复印件）近3年主要业绩（项目名称、合作方、金额、时间，附合同复印件）财务状况（简要说明，附近1年审计报告关键页）备注供应商盖章：日期：年月日模板3：供应商资格预审标准（示例）预审维度审查内容是否必备权重（如有）公司资质营业副本在有效期内，经营范围涵盖本次采购标的是10%行业资质如特种设备生产许可证、建筑资质证书等（按采购要求）是20%业绩要求近3年内完成过3个及以上同类项目（附合同证明）是30%财务状况无重大违法违规记录，资产负债率≤70%是20%售后能力具备完善的售后服务体系，承诺24小时内响应否20%模板4：供应商资格预审表供应商名称预审日期年月日预审维度审查标准审查结果（通过/不通过）备注公司资质营业执照有效，经营范围相符行业资质具备资质证书（附编号）业绩要求近3年同类项目≥3个（附合同清单）财务状况资产负债率≤70%，无失信记录售后能力提供24小时响应承诺函综合结论□通过□不通过预审小组签字：模板5：供应商报价对比表供应商名称报价（元）价格构成（单价×数量）质量承诺交付周期售后服务备注A公司B公司C公司对比结论（推荐供应商及理由）：模板6：供应商综合评估打分表（示例）供应商名称评分人价格分（40%）技术分（35%）商务分（25%）总分排名A公司*95889090.71B公司*90928589.32评分标准说明：价格分=最低报价/报价×100；技术分评估参数符合度、方案可行性；商务分评估资质、业绩、售后。模板7：采购谈判记录表采购项目名称谈判日期年月日供应商名称谈判地点谈判小组成员（组长：，成员：、、、*）谈判主要内容及结论：1.价格：原报价元，最终确定为元（含税/不含税）；2.交付时间：原约定X月X日，调整为X月X日；3.质量标准：增加项验收指标；4.售后服务：质保期由1年延长至2年，免费提供X次培训。未达成一致事项及后续处理：（如无，填写“无”）供应商代表签字：采购部门代表签字：日期：年月日日期：年月日模板8：授权委托书授权人（公司全称）授权代表人职务授权委托事项代表本公司签订《采购合同》授权权限□代为签署合同□代为收取/支付款项□代为办理合同相关手续（可多选）授权期限自年月日至年月日受托人信息姓名：，身份证号：，联系方式：*备注本授权委托书自授权人盖章之日起生效授权人盖章：日期：年月日模板9：合同签订登记表合同编号签订日期年月日供应商名称采购标的名称合同金额（元）合同期限审批流程需求部门：□已审批□未审批；财务部门：□已审批□未审批；法务部门：□已审批□未审批；总经理：□已审批□未审批合同份数正本：份，副本：份归档情况□已归档（归档号：）□未归档备注经办人：部门负责人：四、关键风险控制与注意事项（一）合规性风险控制采购方式合规：严格执行《招标投标法》《采购法》及企业内控规定，严禁化整为零规避招标，保证采购方式与金额、标的特性匹配。供应商选择公正：资格预审、评标/谈判过程需全程留痕（保存会议纪要、评分表、录音录像等），严禁私下接触供应商或泄露评审信息。合同条款合法：法务部门需审核合同主体资格（供应商是否为独立法人、授权委托是否有效）、违约责任、争议解决等条款，避免“霸王条款”或法律漏洞。（二）流程规范性注意事项文档管理：各环节输出成果（需求表、评估报告、合同等）需及时整理归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年，电子文档需加密存储。审批时限：明确各环节审批时限（如需求审批≤2个工作日，合同审批≤3个工作日），避免因流程延误影响采购进度。变更控制：采购需求、供应商、合同条款等重大变更需重新履行审批程序，严禁“先执行后审批”或“口头变更”。（三）供应商管理注意事项利益冲突回避：采购部门人员与供应商存在关联关系（如亲属、持股关系）的，需主动申明并回避相关环节。动态