供应商合同评审流程

供应商合同评审流程通用工具模板一、适用场景与价值本模板适用于各类企业（制造业、服务业、贸易型等）的采购部门、法务部门、财务部门及业务需求部门协作开展供应商合同评审工作，涵盖原材料采购、服务外包、设备租赁、技术开发等常见合同类型。通过标准化评审流程，可保证合同条款合规合理、风险可控，同时明确各部门职责，提高合同审批效率，避免因条款疏漏导致的法律纠纷或经济损失，为企业与供应商的稳定合作奠定基础。二、流程步骤详解（一）合同接收与初步审核责任部门：采购部操作内容：采购部收到供应商提交的合同草案后，首先检查合同文本的完整性，包括封面、合同编号、双方主体信息、标的物/服务描述、价格条款、交付/验收条款、违约责任、争议解决方式、签署页等核心要素是否齐全。核对合同基本信息与采购需求（如采购申请单、招标结果）是否一致，包括供应商名称、合同金额、交付期限、技术参数等关键内容，保证无基础信息偏差。对合同中的模糊表述（如“合理期限”“约定价格”等）要求供应商补充明确说明，形成《合同补充说明附件》。输出成果：《合同接收登记表》（记录合同编号、供应商名称、提交日期、接收人、初步审核意见等）。（二）业务部门需求评审责任部门：需求部门（如生产部、市场部、技术研发部）操作内容：需求部门结合业务目标，评审合同中标的物/服务的具体内容（如技术规格、质量标准、交付数量、服务范围等）是否满足实际需求，重点关注：技术参数是否符合产品/服务标准；交付周期与项目计划是否匹配；售后服务（如质保期、响应时间）是否满足业务连续性要求。评估供应商的履约能力，包括过往合作业绩、生产/服务资质、交付能力等，必要时可要求供应商提供相关证明材料（如资质证书、客户案例）。对合同中与业务需求不符的条款提出修改建议，填写《业务部门评审意见表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，并说明理由。输出成果：《业务部门评审意见表》（含需求部门负责人签字及评审日期）。（三）法务部门合规性评审责任部门：法务部操作内容：审查合同的合法性与合规性，重点包括：双方主体资格（供应商是否为合法注册企业，是否具备相关经营资质）；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；约定内容是否存在法律风险（如格式条款无效、侵权责任、知识产权归属等）。检查合同条款的完整性与严谨性，保证权利义务对等，例如：价格条款是否包含税费、运费等明细，避免后续争议；违约责任是否明确违约情形、赔偿计算方式及上限；争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定明确管辖机构。对法律风险点提出修改意见，必要时参考同类合同模板优化条款，填写《法务部门评审意见表》，标注“无法律风险”“需修改条款”或“存在重大法律风险，不建议签署”。输出成果：《法务部门评审意见表》（含法务负责人签字及评审日期）。（四）财务部门成本与资金评审责任部门：财务部操作内容：审核合同价格的合理性与成本构成，包括：价格是否符合市场价格水平，是否低于预算（对比采购申请单中的预算金额）；付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否与企业资金政策匹配，避免现金流风险；涉及的税费（如增值税、关税）计算是否准确，发票类型是否符合财务要求。评估合同履约过程中的资金压力，例如大额长期合同是否需分期支付，供应商是否提供付款担保（如履约保证金）。对财务相关条款提出修改意见，填写《财务部门评审意见表》，明确“同意”“调整付款方式后同意”或“成本超预算，需重新谈判”。输出成果：《财务部门评审意见表》（含财务负责人签字及评审日期）。（五）综合评审与最终审批责任部门：采购部牵头，组织需求部门、法务部、财务部及管理层（如分管副总、总经理）操作内容：采购部汇总各部门评审意见，组织召开合同评审会（或通过书面会签方式），协调解决部门间意见分歧（如业务部门要求交付周期缩短，但供应商坚持原周期，需评估可行性并达成一致）。管理层根据合同金额、重要性及各部门评审结论，进行最终审批：金额较小（如低于10万元）且无重大分歧的合同，由分管副总审批；金额较大（如10万元以上）或涉及重大业务/法律风险的合同，需提交总经理审批。审批通过后，形成《合同审批意见表》，明确“同意签署”“修改后签署”或“不同意签署”的结论，并加盖审批公章。输出成果：《合同审批意见表》（含各审批环节签字及审批日期）。（六）合同签署与归档责任部门：采购部、行政部操作内容：采购部根据审批意见，与供应商就最终合同文本达成一致，保证修改条款已落实，避免“先签字后修改”的风险。由法定代表人或授权代表签署合同，保证签字人具备相应权限（需提供授权委托书），合同一式多份（如供应商留存1份，企业采购部、财务部、法务部、需求部门各留存1份）。行政部负责合同归档，建立《合同台账》，记录合同编号、签署日期、有效期、金额、存放位置等信息，同时将电子版合同备份至企业文档管理系统，保证查阅便捷且安全。输出成果：签署完成的合同文本、《合同台账》。三、合同评审表模板供应商合同评审表合同基本信息合同编号供应商名称合同类型□采购合同□服务合同□租赁合同□技术开发合同□其他：_________合同金额（元）合同有效期自_年_月_日至_年__月__日采购需求部门合同提交日期____年__月__日采购部接收人评审环节评审要点评审意见评审人评审日期业务部门评审1.标的物/服务内容是否符合需求；2.技术参数、质量标准是否达标；3.交付周期、售后服务是否满足业务要求。□同意□修改后同意（修改内容：____________________）□不同意（理由：____________________）*（需求部门负责人）____年__月__日法务部门评审1.合同主体合法性；2.条款合规性（无法律风险）；3.权利义务对等，违约责任明确。□无法律风险□需修改条款（修改内容：____________________）□存在重大法律风险（说明：____________________）*（法务负责人）____年__月__日财务部门评审1.价格合理性、成本预算匹配度；2.付款方式、资金安排是否可行；3.税费计算准确。□同意□调整付款方式后同意（调整方案：____________________）□成本超预算（说明：____________________）*（财务负责人）____年__月__日综合评审意见（各部门意见汇总及协调结果）最终审批□同意签署□修改后签署（修改内容：____________________）□不同意签署（理由：____________________）*（分管副总/总经理）____年__月__日四、关键风险提示与管理要点（一）条款完整性风险风险点：合同缺少核心条款（如违约责任、争议解决方式），导致履约争议时无法明确责任。管理要点：评审时对照《合同必备条款清单》（可由法务部制定），逐项核对，保证无遗漏。（二）合规性风险风险点：合同条款违反法律法规（如格式条款排除对方主要权利、约定管辖法院不明确），导致合同无效或维权困难。管理要点：法务部需重点关注行业特殊规定（如医疗器械行业的GMP要求），对高风险合同（如涉及知识产权、跨境交易）引入外部法律顾问参与评审。（三）成本控制风险风险点：合同价格高于市场水平或预算，导致企业成本增加。管理要点：财务部需收集市场价格数据（如第三方报价、历史采购价格），对超预算合同要求业务部门说明理由并重新谈判。（四）时效性风险风险点：评审流程过长（如各部门意见未及时反馈），导致合同签署延迟，影响业务进度。管理要点：明确各环节评审时限（如业务部门2个工作日内反馈意见），设置“超时默认同意”机制（需提前在制度中约定），并定期评审流程效率，优化节点。（五）变更管理风险风险点：合同履行过程中需变更条款时，未履行书面审批程序，导致变更后的条款存在法律或财务风险。管理要点：制定《合同变更管理流程》，任何变更需经原审批部门重新评审，签订《合同