企业资源计划（ERP）系统操作手册全面指南

企业资源计划（ERP）系统操作手册全面指南前言企业资源计划（ERP）系统是企业实现业务流程标准化、数据管理一体化、决策支持智能化的核心管理工具。本手册旨在为企业各部门用户提供系统操作的全面指导，涵盖基础设置、核心业务模块（采购、销售、库存、财务）操作流程、数据管理规范及常见问题处理，帮助用户快速掌握系统功能，提升工作效率，保证业务数据准确性与安全性。手册内容适用于企业新员工培训及日常操作参考，请各部门结合实际业务场景灵活应用。第一章系统入门与基础配置1.1系统登录与界面初识操作步骤：打开浏览器（建议使用Chrome或Edge最新版本），在地址栏输入企业ERP系统访问地址（由IT部门提供）。进入登录页面后，输入分配的“用户账号”和“初始密码”（首次登录需修改密码）。输入页面验证码（区分大小写），“登录”按钮进入系统主界面。登录后，主界面分为顶部导航栏（含用户信息、消息中心、系统设置等）、左侧业务菜单栏（按模块分类）、中间工作区（显示当前操作内容）及底部状态栏（显示系统时间、操作提示等）。注意事项：密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位，且每3个月强制修改一次。账号仅限本人使用，严禁转借他人；若忘记密码，可通过“忘记密码”功能或联系部门管理员*重置。1.2用户权限与角色配置适用对象：系统管理员、部门负责人操作步骤：系统管理员登录后，进入“系统管理”模块，“用户权限管理”。选择“用户管理”标签页，“新增用户”，填写用户基本信息（姓名*、工号、所属部门、联系方式等）。切换至“角色分配”标签页，为用户分配预设角色（如“采购专员”“销售主管”“财务会计”），或自定义角色权限（勾选对应模块的操作权限，如“仅查看”“新增/编辑”“审核”等）。“保存”并提交审批，审批通过后用户即可登录使用。模板表格：用户角色权限配置表用户姓名所属部门角色模块权限审批人生效日期张*采购部采购专员采购管理：新增/编辑采购申请、查看订单；库存管理：查看库存明细李*2024-01-01王*销售部销售主管销售管理：审核订单、查看客户信用；财务管理：查看应收账款赵*2024-01-011.3基础参数初始化设置操作步骤：系统管理员进入“系统设置”模块，选择“基础参数配置”。按企业实际需求设置以下参数：公司信息：公司全称、简称、税号、银行账号、地址等（用于单据打印及财务核算）。会计期间：设置会计年度、起止月份，支持自然年或自定义财年（如2024年1月1日至2024年12月31日）。物料分类：按“原材料-半成品-成品”或按行业属性（如电子、机械）设置物料编码规则（前缀+流水号，如“CL-0001”）。“提交审核”，审核通过后参数生效，系统内所有业务单据将自动调用配置信息。注意事项：基础参数设置完成后，如需修改需提交书面申请，经部门负责人及财务部门*审批后由系统管理员操作，避免随意更改导致数据异常。第二章采购管理模块操作指南2.1供应商信息维护适用场景：新增合作供应商、更新供应商资质信息、淘汰不合格供应商时使用。操作步骤：进入“采购管理”模块，“供应商档案管理”。“新增供应商”，填写以下必填信息：基本信息：供应商编码（系统自动，可手动修改规则）、供应商名称、联系人*、联系电话、地址、开户银行、银行账号。资质信息：营业执照编号、有效期、税务登记证（三证合一可不填）、合作产品类别。属性信息：供应商等级（A/B/C类，按合作频次划分）、付款方式（账期/现款）、默认税率。供应商资质附件（如营业执照扫描件），“保存”提交审核。审核通过后，供应商信息可在“采购申请”“采购订单”等模块直接调用。模板表格：供应商信息登记表供应商编码供应商名称联系人联系电话合作产品供应商等级付款账期（天）资质有效期GYS-0001科技有限公司刘*1385678电子元器件A类302025-12-312.2采购申请审批流程适用场景：各部门根据生产计划、库存需求或项目需求，提交物料或服务采购申请。操作步骤：登录“采购管理”模块，“采购申请”，选择“新增申请单”。填写申请单基本信息：申请部门（自动关联当前部门）、申请人（自动登录用户）、申请日期、需求日期（不得早于当前日期+3天）。添加申请物料：“添加物料”，输入物料编码或名称（支持模糊搜索），填写申请数量、单位、预估单价、用途说明。提交申请：“提交”，系统自动按审批流程流转（如：部门负责人→采购主管→财务经理*）。审批进度查询：在“申请单查询”界面，可查看当前审批节点及审批意见；若被驳回，根据修改意见调整后重新提交。注意事项：申请数量需结合安全库存及历史消耗数据填写，避免过量采购导致库存积压。需求日期需考虑供应商交货周期，紧急采购需在备注栏注明“加急”，并联系采购主管*优先处理。2.3采购订单执行与跟踪适用场景：采购申请审批通过后，向供应商下达正式采购订单，并跟踪订单执行状态（发货、到货、入库）。操作步骤：进入“采购管理”模块，“采购订单”，选择“基于申请单”。选择已审批的采购申请单，系统自动带出物料信息，确认供应商、单价、数量、交货日期，填写收货仓库（如“原材料仓1”）。“保存”并提交审核，审核通过后正式采购订单，系统自动发送订单至供应商预留邮箱（需提前在供应商档案中配置）。订单跟踪：在“订单执行跟踪”界面，可查看订单状态（待发货/已发货/部分到货/已完成）；供应商发货后，及时在“到货登记”模块录入物流单号及预计到货日期。到货后，进入“采购入库”模块，扫描物料条码或输入物料编码，核对实际到货数量与订单数量，确认无误后“确认入库”，入库单。模板表格：采购订单执行跟踪表订单编号供应商物料编码物料名称订单数量已入库数量订单状态计划到货日期实际到货日期负责人CGDD-2024001GYS-0001CL-001芯片10001000已完成2024-01-152024-01-15陈*第三章销售管理模块操作指南3.1客户信息与信用管理适用场景：新增客户、维护客户档案、评估客户信用风险，保证销售业务合规性。操作步骤：进入“销售管理”模块，“客户档案管理”，选择“新增客户”。填写客户基本信息：客户编码（规则如“KH-0001”）、客户名称（与营业执照一致）、联系人*、联系电话、地址、开户银行、银行账号。设置信用信息：信用额度（如50万元）、信用账期（如30天）、信用等级（A/B/C类，根据合作历史及回款情况评定）。客户资质附件（如营业执照、授权委托书），“保存”提交审核。客户下单时，系统自动校验信用额度：若超出额度，需经销售总监*审批后方可继续操作。注意事项：客户信息变更（如联系人、银行账号）需提交书面说明，经销售部门*审批后更新档案。每季度对客户信用等级进行复盘，对回款逾期超过90天的客户降低信用等级或暂停合作。3.2销售订单全流程管理适用场景：销售部门接收客户需求，创建销售订单并跟踪发货、开票、回款全流程。操作步骤：新建销售订单：进入“销售管理”模块，“销售订单”，选择“新增订单”。填写订单信息：客户名称（支持模糊搜索，自动带出客户信息）、订单日期、交货日期（不得早于当前日期+1天）、付款方式（预付款/账期）。添加订单明细：输入物料编码或名称，填写数量、单价（可参考历史售价或客户协议价）、折扣率。确认库存：系统自动校验可用库存，若库存不足，提示“建议生产采购”或“部分发货”。提交审核：“提交”，按审批流程流转（销售员→销售主管→财务经理），审核通过后订单生效。发货执行：进入“发货管理”，选择已审核订单，发货单，填写物流公司、运单号，“确认发货”，系统自动更新库存及客户应收账款。开票与回款：财务部门根据发货单开具增值税发票，回款时在“应收账款管理”模块关联订单及发票，核销回款金额。模板表格：销售订单全生命周期表订单编号客户名称物料名称订单数量发货数量开票金额回款金额订单状态交货日期负责人XSDD-2024001KH-0002成品机500500100万元80万元部分回款2024-01-20周*3.3销售退货与换货处理适用场景：客户因产品质量、错发漏发等原因要求退货或换货时使用。操作步骤：退货申请：进入“销售退货”模块，“新增退货单”，选择原销售订单，填写退货原因（如“质量问题”“型号不符”）、退货数量、退货仓库（默认客户指定仓库）。审批流程：提交退货申请，经销售主管、质检部门审批（需质检报告，确认是否为质量问题）。收货入库：审批通过后，客户将货物退回，仓库扫描退货单号，核对物料数量及状态，确认无误后“确认入库”，红字入库单。款项处理：若为质量问题，财务部门在“退款管理”中退款单，关联退货单及原发票，完成退款；若为换货，换货单（原订单数量-退货数量+换货数量）。注意事项：退货需在客户收货后15日内提出，逾期需经销售总监*审批。退货物料需区分“可售”“报废”“返修”状态，分别对应不同库存处理流程。第四章库存管理模块操作指南4.1入库操作规范适用场景：采购物料入库、生产完工入库、退货入库等场景。操作步骤：选择入库类型：进入“库存管理”模块，“入库管理”，选择“采购入库”“生产入库”“销售退货入库”等子类型。录入库单信息：采购入库：关联采购订单，扫描物料条码或输入编码，系统自动带出订单数量、单价，填写实际入库数量（可分批入库），选择库位（如“A区-01货架”）。生产入库：关联生产工单，填写完工产品数量、批次号（按生产日期+流水号），选择入库仓库。质检确认：若物料需质检（如原材料），勾选“需质检”选项，质检合格后勾选“质检通过”方可入库。保存与审核：“保存”入库单，提交仓库主管*审核，审核通过后库存数量实时更新。模板表格：采购入库单入库单号采购订单号供应商物料编码物料名称单位订单数量入库数量单价金额库位仓管员CKRK-2024001CGDD-2024001GYS-0001CL-001芯片个10001000101万元A区-01孙*4.2出库流程管理适用场景：销售发货、生产领料、调拨出库等场景。操作步骤：选择出库类型：进入“库存管理”模块，“出库管理”，选择“销售出库”“生产领料”“库存调拨”等子类型。关联业务单据：销售出库：关联销售订单，填写出库数量（可分批出库），选择物流公司、运单号。生产领料：关联生产工单，填写领料数量、领料车间（如“一车间”），按BOM清单（物料清单）自动带出物料需求。库存校验：系统自动校验可用库存，若库存不足，提示“库存不足，请先采购或生产”，不可保存出库单。审核与出库：保存出库单后提交仓库主管*审核，审核通过后打印出库单，仓库人员按单拣货、发货，系统自动扣减库存。注意事项：遵循“先进先出”原则，同一物料批次按入库先后顺序出库，避免物料过期（如食品、药品行业）。出库时需核对物料编码、名称、数量，严禁错发、漏发，发货后及时在系统中确认出库状态。4.3库存盘点与差异处理适用场景：定期（月度/季度/年度）或不定期（如仓库搬迁前）对库存实物进行清点，保证账实相符。操作步骤：创建盘点任务：进入“库存管理”模块，“库存盘点”，选择“新建盘点任务”，填写盘点名称（如“2024年1月季度盘点”）、盘点范围（全仓/指定仓库）、盘点日期、参与人员（仓库人员、财务人员、审计人员*）。盘点单：系统根据当前库存数据初盘单，包含物料编码、名称、账面数量、单位、库位等信息。实物盘点：盘点人员携带盘点单及PDA（手持终端）到现场，扫描物料条码，录入实盘数量，PDA实时数据至系统。差异：系统自动比对账面数量与实盘数量，差异表，显示盘盈（实盘>账面）、盘亏（实盘<账面）数量及金额。审批调整：提交盘点报告，经仓库经理、财务经理审批后，系统自动调整单，更新库存账面数量，并记录差异原因（如“自然损耗”“管理失误”）。模板表格：库存盘点差异表物料编码物料名称单位账面数量实盘数量差异数量差异金额差异原因处理意见CL-002电阻个50004950-50-500元自然损耗报核销CP-001成品机台200210+10+2万元入库漏录补充入库第五章财务管理模块操作指南5.1应收应付账款管理适用场景：跟踪客户回款、供应商付款，监控企业现金流，防范坏账风险。操作步骤：应收账款管理：自动：销售发货后，系统自动应收单（关联销售订单及发货单），包含客户名称、应收金额、开票日期、账期到期日。回款核销：客户付款后，进入“应收账款管理”，“回款登记”，输入回款金额、回款日期、银行账号，关联对应应收单及发票，“核销”，更新应收账款余额。应付账款管理：自动：采购入库后，系统自动应付单（关联采购订单及入库单），包含供应商名称、应付金额、开票日期、付款到期日。付款申请：进入“应付账款管理”，选择需付款的应付单，填写付款申请单，发票扫描件，提交财务经理*审批，审批通过后安排付款。模板表格：应收账款明细表客户名称订单编号应收金额开票金额已收金额未收金额到期日负责人账龄（天）KH-0002XSDD-2024001100万元100万元80万元20万元2024-02-20周*305.2财务凭证与审核适用场景：将业务单据（如入库单、出库单、发票）转化为财务凭证，保证账务处理合规。操作步骤：凭证模板设置：财务人员进入“财务管理”模块，“凭证模板管理”，设置不同业务类型对应的凭证模板（如“采购入库”模板：借：原材料应交税费-应交增值税（进项税额）贷：应付账款）。自动凭证：选择业务单据（如采购入库单、销售出库单），“凭证”，系统自动调用模板，填充科目、金额、摘要等信息。手动调整：若自动的凭证科目或金额有误，可手动修改（摘要需注明业务单据编号，如“采购入库单号：CKRK-2024001”）。审核与过账：保存凭证后提交财务主管*审核，审核通过后“过账”，凭证数据更新至总账，财务报表。注意事项：凭证摘要需清晰明了，包含业务类型、单据编号、关键信息（如“销售出库单号：XSCK-2024001，客户：KH-0002”）。凭证审核人与制单人不得为同一人，保证不相容岗位分离。5.3财务报表查询与分析适用场景：企业管理层通过财务报表掌握经营状况，为决策提供数据支持。操作步骤：进入“财务管理”模块，“报表中心”，选择需查询的报表类型：资产负债表：反映企业在特定日期的资产、负债及所有者权益状况（按月/季度/年）。利润表：反映企业在一定会计期间的经营成果（收入、成本、利润）。现金流量表：反映企业现金及现金等价物的流入流出情况。设置查询条件：选择报表期间、部门（可选）、维度（如按产品、按客户），“报表”。报表导出：支持导出为Excel、PDF格式，用于汇报或存档；“数据分析”，可查看报表同比、环比趋势。模板表格：利润表示例（2024年1月）项目金额（万元）同比增长环比增长营业收入500+15%+8%营业成本300+10%+5%毛利润200+22%+13%销售费用50+5%+2%管理费用30+3%+1%净利润120+30%+20%第六章数据安全与系统维护6.1数据备份与恢复适用场景：为防止系统故障、数据丢失，需定期备份业务数据，保证数据可恢复。操作步骤：数据备份：自动备份：系统管理员在“系统工具”模块设置“定时备份”，选择备份范围（全部数据/指定模块）、备份路径（本地服务器/云存储），备份周期（每日凌晨2点）。手动备份：“手动备份”，选择备份范围，“开始备份”，备份完成后备份文件（格式为.dat），记录备份时间及操作人。数据恢复：若数据异常，联系系统管理员*，在“数据恢复”模块选择备份文件（需选择最新完整备份+增量备份），输入恢复密码（备份时设置），“开始恢复”。恢复完成后，通知各部门用户重新登录系统，检查数据是否正常。注意事项：备份文件需加密存储，密码由IT部门*专人保管，严禁泄露。每月对备份数据进行一次恢复测试，保证备份数据可用性。6.2操作日志审计适用场景：追踪用户操作记录，排查异常操作（如非工作时间修改数据、敏感权限操作）。操作步骤：系统管理员进入“系统工具”模块，“操作日志管理”。设置查询条件：选择操作模块（如“采购管理”“财务管理”）、操作时间、操作人、操作类型（新增/编辑/删除/审核）。查看日志详情：“查询”，显示符合条件的操作记录，包含操作时间、IP地址、操作内容（如“修改采购订单CGDD-2024001单价：10元→12元”）、操作结果（成功/失败）。异常处理：若发觉违规操作（如未经审核删除销售订单），立即冻结用户账号，联系部门负责人*核实情况，按公司制度处理。6.3系统更新与升级适用场景：ERP系统版本迭代、功能优化或安全漏洞修复时，需进行系统更新。操作步骤：通知准备：IT部门*提前3天发布系统更新通知，说明更新时间（如周末22:00-次日6:00）、影响范围（部分模块暂停使用）、注意事项（提前保存数据）。数据备份：更新前，系统管理员执行完