采购流程标准化文档供应商选择及采购执行指南

采购流程标准化文档供应商选择及采购执行指南第一章总则1.1编制目的为规范企业采购行为，保证供应商选择公平公正、采购执行高效合规，降低采购成本，防范采购风险，保障采购物资质量与交付时效，特制定本指南。1.2适用范围本指南适用于企业所有采购活动，包括但不限于：日常运营物资采购（如办公用品、原材料）、项目专项采购（如设备采购、服务外包）、紧急补货采购等。涉及需求部门、采购部、财务部、审计部等相关部门的职责与协作流程。第二章需求确认与计划制定2.1适用采购场景常规采购：月度/季度固定物资需求（如生产原料、日常耗材），需提前规划采购周期与预算。新增项目采购：新业务、新项目启动所需物资或服务，需明确项目需求与技术参数。紧急采购：突发情况导致的急需物资（如设备故障抢修、生产中断补救），需缩短流程但需合规审批。2.2操作步骤2.2.1需求提报责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）。动作：填写《采购需求申请表》（见2.3.1），明确物资名称、规格型号、数量、用途、技术参数、期望交付日期、预算金额等关键信息。需求部门负责人*审核需求合理性（如数量匹配实际使用、预算符合部门年度计划）。输出物：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）。2.2.2需求评审与计划下达责任主体：采购部、需求部门、财务部。动作：采购部收集需求申请表，组织需求部门、财务部召开需求评审会（紧急采购可简化为线上沟通）。评审重点：需求描述是否清晰、技术参数是否明确、预算是否合理、是否可替代（如是否有库存或更优方案）。评审通过后，采购部根据需求紧急程度、市场供应情况制定《采购执行计划》，明确采购方式（询价/招标/单一来源）、时间节点（如询价截止日、订单下达日）。输出物：《采购需求评审表》《采购执行计划》。第三章供应商选择与管理3.1供应商信息收集责任主体：采购专员*。动作：通过企业合格供应商库、行业展会、官方推荐平台（如采招网、行业门户网站）等渠道收集潜在供应商信息。建立《供应商信息台账》（见3.3.1），记录供应商名称、所属行业、主营产品、联系方式、合作历史（如有）等基础信息。3.2供应商资格预审责任主体：采购部、审计部。动作：向潜在供应商发放《供应商资格预审表》（见3.3.2），要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业生产许可证）、财务报表（近1年）、类似项目业绩（合同关键页复印件）等材料。审核要点：主体资格是否合法（营业执照在有效期内、经营范围匹配需求）、资质是否齐全且在有效期内、财务状况是否稳定（无重大负债或失信记录）、业绩是否满足项目经验要求。预审通过后，纳入《候选供应商名单》；未通过的，书面反馈原因（如“资质证书过期”“业绩不符”）。输出物：《供应商资格预审表》《候选供应商名单》。3.3供应商现场考察（必要时）适用情况：采购金额较大（如单笔超50万元）、关键物资（如生产核心设备）或首次合作供应商。责任主体：采购部、需求部门、技术部（如有）。动作：制定《供应商现场考察表》（见3.3.3），明确考察内容（生产规模、设备先进性、质量控制流程、仓储物流能力、环保合规情况等）。现场实地查看，记录考察结果，供应商需提供相关证明材料（如设备清单、质检报告）。考察组（至少3人）共同签字确认考察结论，作为供应商评估依据。输出物：《供应商现场考察报告》。3.4供应商综合评估与选定责任主体：采购部、需求部门、技术部、财务部、审计部组成评估小组。动作：采用量化评分法（见《供应商评估打分表》，3.3.4），设置评估维度：价格（30%）：报价合理性、成本优势；质量保证（25%）：资质认证、质检流程、不良品率；交付能力（20%）：生产周期、物流时效、历史交付准时率；服务（15%）：售后响应、技术支持、合作配合度；信誉（10%）：行业口碑、合同履约情况、有无违规记录。评分汇总后，按得分高低排序，推荐前1-3名候选供应商。采购部将评估结果报采购经理、分管领导审批，确定最终合作供应商（紧急采购可简化为“单一供应商确认”，需备注原因）。输出物：《供应商评估打分表》《供应商选定审批表》。第四章采购执行与订单管理4.1询价/招标责任主体：采购专员*。动作：向选定候选供应商发放《询价单》（见4.3.1），明确采购需求（物资名称、规格、数量、技术参数、交付地点、付款方式）、报价截止时间（至少3个工作日，紧急采购可缩短）。收集供应商报价单，核实报价是否包含税费、运输费、保险费等所有费用，形成《询价汇总表》（见4.3.2）。招标采购（如金额超100万元）需按《招投标管理办法》组织开标、评标，形成《评标报告》。输出物：《询价单》《询价汇总表》《评标报告》（招标时适用）。4.2谈判与比价责任主体：采购部、需求部门、财务部。动作：对比供应商报价，结合《供应商评估打分表》，分析价格差异原因（如成本构成、品牌溢价）。与候选供应商进行价格谈判（如降价空间、付款周期优化），谈判结果需形成《谈判记录》（见4.3.3），双方签字确认。最终确定供应商及成交价格，报采购经理*审批。输出物：《谈判记录》《采购价格审批表》。4.3采购订单下达责任主体：采购专员*。动作：根据审批结果，向供应商下达《采购订单》（见4.3.4），内容包括：订单编号、供应商信息、物资明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间、交付地点、质量标准、付款方式、违约责任等。采购订单经采购部盖章、供应商盖章确认后生效，双方各执一份。输出物：《采购订单》（生效版）。4.4订单跟踪与协调责任主体：采购专员*。动作：供应商生产/备货期间，定期（如每2日）跟进进度，确认是否按计划交付，如遇延迟需协调原因及解决方案（如加急生产、调整物流）。交付前1日，与供应商确认物流信息（如车次、车牌号、预计到达时间），通知需求部门做好收货准备。输出物：《订单跟踪记录表》（内部留存）。第五章交付验收与付款结算5.1到货确认责任主体：需求部门、采购专员*。动作：物资送达后，需求部门核对到货数量与采购订单是否一致，检查外包装是否完好（如破损、受潮需当场记录并拍照）。确认无误后，在《到货登记表》（见5.3.1）上签字；如有数量不符或包装损坏，需在24小时内书面反馈采购部，由采购部与供应商协商处理（如补货、退货）。5.2质量验收责任主体：需求部门、技术部（如有）、质检部（如有）。动作：根据采购订单约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术参数），对物资进行检验：外观检查：表面是否有划痕、变形；功能测试：试用/检测功能是否符合要求（如设备运行参数、原材料成分）；文件核查：是否附带合格证、检验报告、使用说明书等。验收合格后，填写《货物验收单》（见5.3.2），需求部门、技术部、质检部签字确认；验收不合格，需填写《不合格品处理单》（见5.3.3），明确原因（如“功能不达标”“参数不符”），由采购部联系供应商退换货或索赔。输出物：《货物验收单》（合格/不合格）。5.3付款申请责任主体：采购专员*、财务部。动作：验收合格后，采购专员收集《采购订单》《货物验收单》《供应商发票》（发票内容需与订单一致），填写《付款申请表》（见5.3.4）。按企业审批流程报批：采购专员→采购经理→财务部→分管领导（大额付款需总经理*审批）。审批通过后，财务部按合同约定付款方式（如电汇、承兑汇票）向供应商付款，并保留付款凭证。输出物：《付款申请表》《付款凭证》。第六章全流程关键注意事项6.1需求阶段需求描述需清晰、具体，避免“一批办公用品”“若干原材料”等模糊表述，明确规格型号、技术参数，防止采购错误或供应商理解偏差。预算编制需合理，参考历史采购价格、市场行情，避免预算不足导致采购延误或预算虚高造成浪费。6.2供应商选择阶段严禁设置倾向性、排他性条款（如“仅限本地企业”“必须使用品牌”），保证供应商公平竞争。资格预审需严格核实供应商资质原件，防止伪造证书；对“三无供应商”（无资质、无业绩、无信誉）一律禁用。现场考察需客观记录，不得弄虚作假，重点核实与采购需求相关的核心能力（如生产设备、质量控制）。6.3采购执行阶段询价需至少向3家合格供应商发出，保证价格充分竞争；紧急采购可减少供应商数量，但需留存紧急采购审批记录。谈判过程需全程留痕（如邮件、会议纪要），避免口头承诺；合同条款需严谨，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式。6.4验收与付款阶段验收需多人参与（至少2人），与需求、技术、质检部门共同确认，避免单人验收导致疏漏。付款前需核对“三单匹配”（采购订单、验收单、发票），信息不一致（如供应商名称、金额错误）暂缓付款，查明原因后再处理。严禁“先付款后验收”或“验收不严格即付款”，防范质量风险与资金风险。第七章附则7.1指标解释本指南中“采购金额”“紧急采购”等标准，可根据企业实际情况调整，并在《采购管理制度》中明确。7.2文件管理所有采购流程文件（申请表、评估表、订单、验收单等）需按年度分类归档，保存期限不少于5年，审计部门可定期抽查。7.3动态优化采购部每半年对供应商履约情况（质量、交付、服务）进行复评，更新《供应商信息台账》，淘汰不合格供应商，补充优质供应商，保证供应商库动态优化。附件：模板表格附件1：《采购需求申请表》需求部门需求日期物资名称规格型号单位需求数量用途技术参数期望交付日期预算金额（元）需求人*部门负责人*附件2：《供应商资格预审表》供应商名称统一社会信用代码联系人*联系方式注册资本主营产品资质证书（名称及编号）类似业绩（项目名称、合作方、金额）财务状况（营收、利润）审核结论审核人*审核日期附件3：《供应商评估打分表》供应商名称评估维度（权重）评分标准（示例）得分加权得分评估人*评估日期价格（30%）最低价得30分，每高于最低价1%扣1分质量保证（2