行政固定资产管理方案标准手册

行政固定资产管理方案标准手册一、适用范围与应用场景本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政管理部门，旨在规范固定资产全生命周期管理。具体应用场景包括：新购资产入库登记、部门间资产调拨、日常领用与归还、定期盘点清查、资产维修保养、报废处置等环节，保证资产账实相符、使用高效、责任明确。二、全流程操作步骤指南（一）资产入库登记采购审批：使用部门根据工作需要提交《固定资产采购申请单》，注明资产名称、型号、规格、数量、预估金额、用途及使用人，经部门负责人签字后报行政部门审核；行政部门汇总需求，结合年度预算及库存情况，报请分管领导（*经理）审批。到货验收：资产到货后，由行政部门组织采购专员、使用部门代表及验收人（*工）共同到场验收，核对实物与采购单信息是否一致（品牌、型号、数量、配件等），检查外观及功能是否完好，填写《固定资产验收单》，三方签字确认。信息建档：验收合格后，行政部门在资产管理系统中录入资产信息，唯一资产编号（规则：部门代码-年份-流水号，如“XZ-2024-001”），内容包括：资产名称、型号规格、序列号、采购日期、供应商、采购金额、使用部门、保管人、存放地点、折旧年限等，并打印《资产标签》粘贴于资产显眼位置。（二）资产领用与归还领用申请：新员工入职或部门新增需求时，由领用人填写《固定资产领用申请表》，注明资产编号、名称、领用事由、保管人，经部门负责人审批后提交行政部门。发放登记：行政部门核对审批单与库存信息，确认无误后发放资产，同时在《固定资产领用登记表》中记录领用日期、领用人、资产编号及状态（“在用”），领用人签字确认。归还流程：员工离职、部门调拨或资产闲置时，领用人需将资产及附属配件（如充电器、说明书等）交还行政部门，行政部门检查资产完好情况，确认无损坏或缺失后，在系统中更新资产状态为“闲置”，并在《固定资产归还登记表》中记录归还日期、资产状况及交接人双方签字。（三）资产调拨管理调拨申请：因工作需要需跨部门调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请单》，注明调入/调出部门、资产编号、调拨原因、调拨日期，经双方部门负责人签字确认后报行政部门审批。调拨执行：行政部门审批通过后，通知调出部门办理资产移交；调出部门需将资产及附属配件交至调入部门，双方共同核对资产信息，确认无误后在《固定资产调拨交接单》上签字，行政部门同步更新系统中的使用部门及保管人信息。（四）资产维护保养计划制定：行政部门每季度根据资产使用年限、使用频率及历史维修记录，制定《固定资产季度维护计划》，明确维护对象（如电脑、打印机、办公家具等）、维护内容（清洁、检测、零部件更换等）、维护时间及负责人（*技术员）。维护记录：维护完成后，由维护人员填写《固定资产维护记录表》，记录维护日期、资产编号、维护内容、更换部件（如有）、维护费用及维护结果（“正常”“待观察”“需报废”），并经使用部门确认签字。（五）资产盘点清查盘点准备：行政部门每年12月组织年度全面盘点，提前10个工作日下发《固定资产盘点通知》，明确盘点时间、范围、分组（如“电子设备组”“办公家具组”）及负责人（*主管），各部门需提前核对本部门资产台账与实物。现场盘点：盘点人员持《固定资产盘点表》到现场逐一核对，扫描资产标签或录入编号，记录资产实际状态（“在用”“闲置”“维修中”“待报废”）、存放地点及保管人，与系统台账差异项需标注并备注原因（如“遗失”“盘盈”“账务错误”）。结果处理：盘点结束后，行政部门汇总《固定资产盘点报告》，说明盘盈、盘亏、毁损数量及原因，报分管领导审批；审批通过后，财务部门根据结果调整账务，盘盈资产需补充建档，盘亏资产需查明责任并按规定处理。（六）资产报废处置报废申请：资产达到折旧年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产编号、名称、报废原因、数量、购置日期及原始价值，经部门负责人签字后提交行政部门。技术鉴定：行政部门组织技术小组（工程师、主管）对申请报废资产进行技术鉴定，确认是否具备修复价值或符合报废条件，填写《固定资产报废鉴定表》，明确鉴定意见（“建议报废”“建议维修”）。审批与处置：鉴定为报废的资产，行政部门按审批权限逐级报请领导（*总监）审批，审批通过后联系合规回收机构进行处置，残值收入需上缴财务部门，同时在系统中删除资产信息，保存报废申请表、鉴定表及处置记录备查。三、常用记录表单模板（一）固定资产验收单验收单编号：采购单号：供应商名称：资产名称型号规格序列号————–————————–验收内容□外观完好□功能正常□配件齐全□其他：____________________验收意见□合格□不合格（原因：____________________）验收人：采购专员：使用部门代表：（二）固定资产领用登记表领用日期资产编号资产名称型号规格领用人使用部门保管人存放地点状态预计归还日期领用人签字：部门负责人签字：行政经办人：日期：（三）固定资产盘点表盘点日期：盘点部门：盘点人：资产编号资产名称账面数量———————————-盘点人签字：部门负责人签字：日期：（四）固定资产报废申请表申请单编号：资产编号：资产名称：规格型号购置日期原始价值（元）报废原因□达到折旧年限□损坏无法修复□技术淘汰□其他：____________________使用部门意见：负责人签字：日期：行政部门鉴定：鉴定人：日期：领导审批：签字：日期：四、关键注意事项与管理要点（一）责任明确，分级管理行政部门为固定资产归口管理部门，负责制度制定、台账维护、流程审批及盘点组织；使用部门为资产保管责任主体，需指定专人负责本部门资产日常管理，保证资产完好、存放规范，人员变动时需办理交接手续。（二）信息准确，动态更新资产信息（如使用部门、保管人、存放地点、状态等）发生变化时，行政部门需在3个工作日内更新台账及系统数据，保证账、卡、物三相符，避免因信息滞后导致管理疏漏。（三）规范操作，规避风险资产采购、报废、处置等环节需严格履行审批流程，禁止未经审批擅自采购、调拨或报废资产；涉及大额资产处置时，需通过公开招标或合规评估，保证资产价值最大化及程序合规性。（四）定期维护，延长寿命对高价值、易损耗资产（如电脑、打印