销售合同起草与审核流程模板

销售合同起草与审核流程模板一、适用业务场景二、流程执行步骤步骤1：需求发起与信息收集操作说明：发起人：销售代表或客户经理，根据客户需求发起合同流程。与客户充分沟通，明确合同关键要素，包括：客方主体信息（名称、统一社会信用代码/证件号码号、地址、联系人*及联系方式）；销售标的物（产品名称、型号规格、技术参数或服务内容、数量）；交易条件（单价、总价、付款方式、交付时间/服务期限、交付地点/方式）；特殊约定（质量标准、验收方式、违约责任、知识产权归属、保密条款等）。收集客户主体资质证明文件（如营业执照复印件、授权委托书等），保证客户签约主体资格合法有效。填写《销售合同需求信息表》（见附件1），相关沟通记录及客户资质文件，提交至部门负责人审核。输出物：《销售合同需求信息表》、客户资质文件、沟通记录。步骤2：合同起草操作说明：起草人：销售代表或指定法务专员（根据企业制度）。依据《销售合同需求信息表》及企业标准合同模板（或客户提供的合同草案），使用企业合同管理系统或指定文档工具起草合同。合同内容需包含以下核心条款（可根据业务类型调整）：合同双方主体信息（全称、地址、法定代表人/负责人、联系人）；标的物详情（名称、型号、数量、质量标准，附技术参数表或服务说明书作为附件）；价格条款（单价、总价、币种，价格包含的费用范围，如运输、税费等）；付款条款（支付方式、分期付款节点、账户信息、发票类型及开具时间）；交付/服务条款（交付时间、地点、方式，运输责任及风险转移，验收标准及流程）；双方权利义务（卖方质量保证、售后责任，买方付款、配合验收义务）；违约责任（逾期付款、逾期交付、质量不符等情形的违约金计算方式及赔偿范围）；争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，明确管辖机构）；合同生效条件（签字盖章后生效，附生效条件的需明确）；其他约定（保密条款、不可抗力、合同变更解除条件等）。起草完成后，检查条款完整性、表述准确性，保证与客户需求一致，无歧义或矛盾条款。提交部门负责人初审，通过后流转至法务部门审核。输出物：销售合同草案（含附件）、部门初审意见。步骤3：内部审核操作说明：审核部门：法务部门（必审）、财务部门（必审）、业务部门（技术/产品负责人，如涉及特殊标的物）。审核要点及流程：法务审核（1-2个工作日）：审查合同主体合法性（如客户为企业，需核对营业执照经营范围及签约人授权）；审查条款合规性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形）；审查权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式可行性；对格式条款、免责条款进行重点提示，必要时提出修改建议。输出《法务审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”及修改理由。财务审核（1个工作日）：审查价格条款是否符合企业定价政策，是否存在价格异常；审查付款方式、节点与企业财务制度匹配度（如预付款比例、到账期限）；审查发票类型、开具时间及税务处理合规性；审查合同中涉及费用（如运输费、安装费）的计算方式是否清晰。输出《财务审核意见表》，重点关注资金风险及财务流程合规性。业务/技术审核（如需，1个工作日）：审查标的物技术参数、服务内容是否与客户需求一致，是否超出企业产能或技术能力；审查交付时间、验收标准是否可执行，是否存在技术障碍；针对定制化产品或服务，确认技术方案的可行性及资源保障。输出《业务/技术审核意见表》，保证合同内容具备可操作性。审核争议处理：若各部门意见存在分歧，由销售部门组织协调会议，明确修改方向；若无法达成一致，上报分管领导裁决。输出物：各部门《审核意见表》、修改后的合同草案。步骤4：客户沟通与合同定稿操作说明：沟通人：销售代表，牵头与客户对接审核意见。汇总内部审核意见，逐项与客户沟通，解释修改原因及必要性，争取客户认可。若客户对条款提出重大修改（如价格、付款方式、违约责任等），需重新启动内部审核流程（涉及法务、财务部门重新审核）。双方就最终条款达成一致后，形成定稿合同，保证文本内容与双方约定完全一致（避免手写涂改，如有修改需双方盖章/签字确认）。打印合同文本（一式N份，根据签约主体数量确定，通常企业留存2份，客户1份，如有第三方监管机构需额外增加），准备签署。输出物：双方确认的定稿合同文本、沟通记录。步骤5：合同签署与归档操作说明：签署人：双方法定代表人/负责人或授权代表（需提供授权委托书），加盖合同专用章或公章（个人客户签字按手印）。确认签署人权限：企业客户需核对签约人是否持有法定代表人授权委托书及有效证件号码件，个人客户需核对证件号码原件。现场签署：按照合同文本顺序逐页签署，保证签字/盖章清晰、完整，骑缝章（如需）加盖到位。签署完成后，收集客户签署的合同原件，核对份数是否正确，及时回传至企业档案管理部门。归档管理：销售部门将合同原件、审核文件、沟通记录、客户资质等资料整理成册，编号存档；录入企业合同管理系统，标注合同状态（已生效/履行中/已完成）、关键节点（付款、交付、验收等）；定期对合同履行情况进行跟踪，保证付款、交付、验收等流程按约定执行。输出物：签署完成的合同原件、归档资料、合同管理系统记录。三、合同核心条款模板表格条款类别条款名称内容要点（示例）合同主体信息甲方（卖方）名称：有限公司；统一社会信用代码：；地址：省市区路号；法定代表人：；联系人：；电话：X-X乙方（买方）名称：商贸行；统一社会信用代码：；地址：省市区街号；负责人：；联系人：；电话：X-X标的物信息产品名称及规格型号：ABC-001；数量：100台；技术参数：详见附件《技术参数表》价格条款合同总价人民币（大写）：壹拾万元整（¥100,000.00），含13%增值税及运输费用付款条款付款方式及节点签订合同后3个工作日内，乙方向甲方支付预付款30%（¥30,000.00）；产品交付后验收合格7个工作日内，支付尾款70%（¥70,000.00）交付条款交付时间及地点2024年X月X日前，甲方将产品运送至乙方指定地点（省市区仓库），运费由甲方承担验收条款验收标准及流程乙方收到产品后3个工作日内进行验收，按《技术参数表》及国家标准执行；验收不合格，甲方应在3个工作日内更换或整改违约责任逾期付款违约责任乙方逾期付款，每逾期1日按应付未付款项的0.05%向甲方支付违约金，累计不超过应付未付款的10%逾期交付违约责任甲方逾期交付，每逾期1日按合同总价的0.05%向乙方支付违约金，累计不超过合同总价的10%争议解决争议解决方式本合同履行过程中发生争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决其他约定保密条款双方应对在合作过程中获知的对方商业秘密（包括技术信息、经营信息等）承担保密义务，保密期限为合同终止后3年四、流程执行要点信息准确性优先：合同主体信息、标的物详情、价格条款等关键内容必须与客户需求一致，避免因信息错误导致合同无效或履行争议。客户资质文件需留存原件或加盖公章的复印件，保证主体资格合法。审核环节不可：法务、财务审核是风险控制的核心，禁止“先签约后补审”或简化审核流程。对于重大合同（如金额超50万元、涉外合同或涉及特殊行业资质），需邀请分管领导参与最终审批。沟通记录留痕：与客户的沟通内容（如需求确认、条款修改意见）建议通过邮件、企业等可追溯方式记录，避免口头约定导致纠纷。客户对合同条款的确认需以书面形式（如邮件回复、签字确认的修改清单）为准。版本管理规范：合同起草、审核、修订过程中需明确版本号（如V1.0、V2.0），避免使用过期版本签署。定稿前需由销售代表与客户共同确认最终文本，防止“签错版本”风险。履行跟踪到位：合同签署后，销售部门需建立台