企业文件存档与管理制度模板

企业文件存档与管理制度通用模板一、制度概述与适用范围本制度旨在规范企业各类文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程管理，保证文件资料的完整性、安全性、可追溯性，为企业运营、决策支持、合规审计及历史留存提供可靠依据。适用范围：本制度适用于企业总部各部门、各分支机构及子公司（若有）在经营管理活动中形成的各类纸质文件、电子文件及声像资料，包括但不限于行政管理文件、人力资源管理文件、财务管理文件、业务合同文件、技术研发文件、审计监察文件等。二、职责分工与管理架构（一）文件形成部门各部门为文件归档的第一责任主体，负责本部门文件的形成、初步整理、及时归档，保证文件内容真实、准确、完整，符合归档要求。部门负责人为归档工作第一责任人，指定专人（如*明）担任兼职档案管理员，负责本部门文件日常归档管理。（二）档案管理部门企业综合管理部（或指定部门）为档案归口管理部门，负责统筹全公司档案管理工作，包括：制定档案管理相关细则、监督检查各部门归档工作、接收并保管各部门移交的档案、提供档案利用服务、组织档案鉴定与销毁等。档案管理部门设专职档案管理员（如*芳），负责档案的具体接收、整理、编目、保管、数字化及利用登记工作。（三）分管领导企业分管行政/运营的领导（如*副总经理）负责审批档案管理制度、重大档案销毁方案，协调解决档案管理中的重大问题。三、文件分类与编码规范（一）文件分类根据文件内容及来源，将企业文件分为以下一级类别，各一级类别下可设二级类别（示例）：一级类别二级类别（示例）综合管理公司发文、收文、会议纪要、规章制度、证照资质等人力资源招聘文件、劳动合同、员工档案、培训记录、薪酬福利等财务管理会计凭证、会计账簿、财务报表、预算文件、税务资料等业务合同采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、招投标文件等技术研发项目立项文件、研发报告、专利文件、技术图纸、测试数据等审计监察内部审计报告、外部审计资料、合规检查记录、违规处理文件等（二）文件编码规则档案采用“一级类别代码+二级类别代码+年份+流水号”的编码规则，编码需唯一且便于检索。示例：综合管理类会议纪要：ZH-01-2024-001（ZH=综合管理，01=会议纪要，2024=年份，001=流水号）业务合同类销售合同：YW-03-2024-123（YW=业务合同，03=销售合同，2024=年份，123=流水号）四、文件归档操作流程（一）文件形成与收集文件形成：各部门在开展业务活动时，需按规范格式制作文件（如合同需包含双方信息、标的、权利义务等核心要素；会议纪要需记录时间、地点、参会人、决议事项等），保证文件内容合法、合规、完整。文件收集：文件定稿后，形成部门需在3个工作日内收集文件正本（含电子版），保证无缺页、破损、模糊等情况。涉密文件（如未公开的合同、技术资料）需单独标注“密级”及“保密期限”，并由部门负责人签字确认。（二）分类与整理分类：兼职档案管理员根据文件内容，对照《文件分类表》确定文件类别，无法确定的需与档案管理部门沟通确认。排序与编目：纸质文件：按时间顺序或逻辑关系排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用线装或胶装方式装订（厚度超2cm的需分册装订）；电子文件：按“文件名+编码”命名（如“2024年度工作总结_ZH-01-2024-002”），存储于企业指定服务器或加密云盘，定期备份；编制《归档文件整理目录》（见附件1），包含文件名称、编码、形成日期、页数、密级、归档部门、经办人等信息，一式两份（部门留存一份，档案管理部门留存一份）。（三）移交与归档移交时间：各部门于每月25日前将上月整理完毕的档案向档案管理部门移交；跨年度档案于次年1月31日前完成移交。移交手续：填写《档案移交清单》（见附件2），详细列明移交档案的名称、编码、数量、密级等信息，移交部门经办人（如明）、接收部门档案管理员（如芳）双方签字确认，各执一份存档。接收审核：档案管理部门在收到档案后5个工作日内进行审核，重点检查文件完整性、分类准确性、编目规范性，对不符合要求的退回移交部门整改，整改后重新移交。（四）入库保管纸质档案入库：审核通过的纸质档案需存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防鼠、防盗），档案柜外标注档案类别及编码范围，建立《档案存放位置索引表》，便于检索。电子档案入库：电子档案需至企业档案管理系统，设置访问权限（如普通员工仅可检索，部门负责人可申请借阅），定期（每季度）进行备份，备份数据异地存储（如分支机构服务器），防止数据丢失。五、档案保管与利用管理（一）保管要求环境控制：档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备温湿度计，每日记录；定期（每季度）检查库房消防设施（灭火器、烟雾报警器），保证安全。保密管理：涉密档案需存入密码保险柜或专用保密库，由档案管理员专人保管，借阅需经分管领导（如*副总经理）审批；非涉密档案借阅需填写《文件借阅申请表》（见附件3），经部门负责人及档案管理部门审批。定期检查：档案管理部门每半年对库存档案进行一次清点，检查是否有霉变、虫蛀、破损等情况，发觉问题及时处理；对电子档案进行病毒查杀及数据完整性校验，保证可读性。（二）利用流程借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅人信息、借阅档案名称及编码、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）。审批权限：非涉密档案：部门负责人审批，档案管理员备案；涉密档案：部门负责人签字后，报分管领导（如*副总经理）审批。借阅与归还：审批通过后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，签署《档案借阅承诺书》（承诺按时归还、不涂改、不外传、不复制）。归还时，档案管理员需检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。复制权限：因工作需要复制档案的，需经档案管理部门审核，复制件需加盖“档案复制章”并与原件具有同等效力，复制权限及范围需符合保密规定。六、档案鉴定与销毁管理（一）鉴定流程鉴定周期：档案管理部门每3年组织一次档案鉴定工作，由分管领导（如副总经理）、档案管理员、相关业务部门代表（如经理、*主管）组成鉴定小组。鉴定标准：根据《档案保管期限表》（见附件4），对到期档案进行鉴定，区分“继续保管”“销毁”两类。“继续保管”的需重新划定保管期限，“销毁”的需填写《档案销毁审批表》（见附件5）。（二）销毁流程审批：《档案销毁审批表》需经鉴定小组全体成员签字，报总经理审批；涉密档案销毁需额外报请董事会审批。监销：档案销毁时，由档案管理员（如芳）和鉴定小组代表（如经理）共同监销，保证销毁过程彻底（纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行低级格式化或物理销毁）。记录存档：销毁完成后，监销人需在《档案销毁审批表》上签字确认，并将审批表、销毁清单（含档案名称、编码、数量、销毁日期）存档保存10年以上，以备追溯。七、责任监督与违规处理（一）责任追究未及时归档：部门未在规定时间内移交档案，每逾期1天，扣部门负责人当月绩效考核分2分；逾期超过15天，导致档案丢失或损毁的，扣部门负责人当月绩效5%-10%，并责令整改。档案损毁/丢失：因保管不善导致档案（尤其是涉密档案）损毁、丢失的，对档案管理员给予通报批评，情节严重的给予降薪或调岗；故意泄露、篡改档案的，解除劳动合同，并保留追究法律责任的权利。违规借阅/复制：未经审批借阅、复制档案，或擅自将档案带离指定场所的，给予当事人警告处分，情节严重的给予记过；造成档案泄露的，按公司保密规定追究责任。（二）监督检查档案管理部门每季度对各部门档案管理情况进行抽查，重点检查归档及时性、文件完整性、借阅合规性等，检查结果纳入部门年度绩效考核。企业分管领导每半年组织一次档案管理专项审计，保证制度有效执行。八、附则本制度由企业综合