采购申请审批及供应商管理表单

采购申请审批及供应商管理表单工具指南一、适用场景与核心价值本工具适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，覆盖从采购申请发起、多级审批到供应商信息维护的全流程。无论是日常办公用品采购、生产原材料采购，还是固定资产采购，均可通过标准化表单实现流程透明化、责任明确化，有效降低采购风险、提升采购效率，同时为企业供应商资源库的动态管理提供数据支撑。二、标准化操作流程详解（一）采购申请发起：需求提报与信息核对发起人：由需求部门（如行政部、生产部、研发部等）经办人**发起，登录企业采购管理系统或填写纸质《采购申请表》。填写内容：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；物品信息：物品名称、规格型号、品牌（若有）、数量、单位、预估单价、总价（总价=数量×预估单价）；需求说明：用途（如“生产车间A设备维修”“办公室新员工入职物资”）、期望到货日期；附件：如技术参数表、比价记录（若为高价值采购）、前任供应商合作记录（若有）。内部初审：需求部门负责人**核对物品必要性、数量合理性及预算匹配度（需关联部门年度预算表），确认无误后提交至采购部。（二）采购部审核：需求合规性与可行性评估审核重点：采购需求是否符合公司采购政策（如单一来源采购是否需提供说明、集中采购目录内物品是否走统一流程）；规格型号是否明确，避免模糊描述（如“电脑”需明确“联想ThinkPadT14，i5处理器，16G内存，512G固态硬盘”）；预估单价是否合理（参照历史采购价格、市场行情或至少3家供应商报价）。处理方式：审核通过：进入下一级审批；需补充材料：通过系统退回申请人**，要求在2个工作日内补充（如缺失技术参数）；需求驳回：说明驳回原因（如“超预算且未走特批流程”“规格描述不明确无法采购”），同步抄送需求部门负责人**。（三）财务部复核：预算控制与资金合规复核内容：采购总金额是否在部门剩余预算额度内；预算科目使用是否正确（如“办公费”科目不可用于生产设备采购）；大额采购（如超过10万元）是否已完成预算外审批流程。结果反馈：复核通过：流转至最终审批人（如总经理**或分管副总）；预算不足：退回采购部，要求需求部门申请预算调整或优化采购方案（如降低数量、选择替代型号）。（四）最终审批：决策确认与流程生效审批权限：金额≤5万元：采购部经理赵六审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总钱七审批；金额＞20万元：总经理**审批。审批动作：审批人需在1个工作日内完成审批，通过系统勾选“同意”或“不同意”，并注明意见（如“同意采购，建议优先合作供应商A”“不同意，建议重新比价”）。（五）供应商选择与管理：信息录入与动态维护供应商选择：采购部根据审批通过的申请，通过“合格供应商名录”选择合作方（名录外供应商需先完成资质审核，见“注意事项”）；执行比价原则：3万元以下至少询价2家，3万元以上以上至少询价3家，形成《比价记录表》存档。供应商信息维护：新增供应商：填写《供应商信息表》，包含供应商名称、统一社会信用代码、联系人**、联系方式（电话1385678，仅示例）、地址、主营产品、资质文件（营业执照、相关行业许可证等），由采购部专员孙八录入系统并分类（如“办公用品类”“原材料类”）；现有供应商更新：每季度核对供应商信息变更（如联系人、地址、经营范围），由采购部发起《供应商信息变更申请》，经经理赵六审批后更新系统。（六）采购执行与结果反馈：订单跟进与归档订单：采购部根据审批结果及供应商选择，下达采购订单（系统自动或纸质盖章），明确物品信息、交付时间、付款方式、违约责任等。交付验收：需求部门收到物品后，与采购订单核对（数量、规格、质量），填写《验收单》，验收人及部门负责人签字确认，反馈至财务部作为付款依据。表单归档：采购申请表、审批记录、比价表、订单、验收单等全套资料由采购部整理存档（电子档保存5年，纸质档保存3年），保证可追溯。三、表单模板与填写指南（一）采购申请表模板字段名称填写说明示例申请部门需求部门全称行政部申请人需求经办人姓名（用*号代替）*联系方式申请人电话（仅示例，不出现真实号码）138申请日期提交申请的年月日2023-10-25物品名称准确物品名称A4复印纸规格型号详细参数（如克重、尺寸）70g，A4，500张/包品牌品牌要求（无则填“无”）爱国牌数量需求数量10单位物品计量单位包预估单价（元）单物品预估价格25.00总价（元）数量×预估单价（系统自动计算）250.00用途具体使用场景办公室日常打印使用期望到货日期要求供应商交付的日期2023-11-5预算科目对应财务预算科目办公费-耗材需求部门负责人签字部门负责人审批签字（手写或电子签）*采购部审核意见采购部审核意见（通过/驳回/补充材料）审核通过，流程继续财务部复核意见财务部复核意见（通过/驳回）预算充足，复核通过最终审批意见最终审批人意见（同意/不同意及理由）同意，按流程执行（二）供应商信息表模板字段名称填写说明示例供应商名称全称与营业执照一致北京办公用品有限公司统一社会信用代码18位信用代码91110108联系人供应商对接人姓名（用*号代替）*联系方式联系电话（仅示例）010-X（1385678）地址注册地址北京市海淀区路号主营产品核心供应物品办公用品、打印耗材合作年限与本公司合作起始年份2020年评级（A/B/C）供应商履约能力评级（A类：优秀，B类：良好，C类：待改进）B类合作状态在合作/暂停合作/终止合作在合作资质文件扫描件名称（营业执照、相关许可证等）营业执照、ISO9001认证证书更新日期信息最近更新时间2023-10-20负责人签字采购部对接人签字*孙八四、关键注意事项与风险规避（一）信息填写规范：真实完整是前提采购申请表中的物品名称、规格型号、数量等信息需与实际需求一致，避免因“模糊描述”（如“一批文具”）导致采购错误；供应商信息表中的联系方式、地址等需定期核对，保证紧急情况下能快速响应，联系人变更时需在3个工作日内更新系统。（二）审批时效管理：流程不超时各环节审批人需在规定时限内完成操作：部门负责人1个工作日、采购部2个工作日、财务部1个工作日、最终审批人2个工作日（特殊情况需在系统备注说明）；超时未审批的流程，系统自动提醒发起人及上一级审批人，避免流程停滞。（三）供应商资质审核：准入红线不可破新增供应商前，必须核查营业执照、行业许可证（如食品供应商需《食品经营许可证》）、资质证书（如ISO认证）等文件，保证供应商具备合法经营能力；风险类供应商（如曾有质量违约、延迟交货记录）需经采购部经理赵六及分管副总钱七双重审批后方可合作。（四）预算控制：无预算不采购采购申请需严格关联部门年度预算，超预算采购必须提前提交《预算外申请说明》，经总经理**审批后方可发起