2026年建筑装饰公司项目差旅费用报销管理制度

2026年建筑装饰公司项目差旅费用报销管理制度第一章总则第一条编制目的为规范公司项目差旅费用管理，明确差旅费用报销标准、流程与责任，控制差旅成本支出，保障项目人员（如施工管理人员、设计勘察人员、材料考察人员）差旅活动合法合规、高效有序，依据相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各级单位（含各分公司、项目部）所有因项目工作产生的差旅费用报销，包括项目施工协调、现场勘察、材料考察、设计交底、项目验收等公务活动产生的交通、住宿、餐饮、市内交通及其他相关费用；涉及差旅申请、费用支出、报销审核的所有部门（如项目部、财务部门、行政部门）及员工，均需遵守本制度。第三条编制依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《中央和国家机关差旅费管理办法》等国家法律法规，以及公司《财务管理制度》《项目管理制度》《员工奖惩制度》等内部文件制定。第四条管理原则合规真实原则：差旅活动需与项目工作直接相关，报销费用需真实、合法，提供的报销凭证（如发票、行程单）需完整有效，严禁虚报、冒领、套取差旅费用。标准管控原则：明确不同岗位、不同地区的差旅费用标准，严格按标准报销，超标准费用原则上不予报销（特殊情况需审批），控制差旅成本。流程规范原则：差旅费用报销需遵循“申请-审批-支出-报销-审核”的规范流程，确保每笔费用可追溯、可核查，避免流程漏洞。高效便捷原则：优化差旅申请与报销流程，明确各环节办理时限，减少不必要的审批环节，提升差旅管理与报销效率，保障项目人员工作便捷性。权责对等原则：明确差旅申请人、审批人、审核人的责任，申请人对费用真实性负责，审批人对差旅必要性负责，审核人对费用合规性负责，确保责任落实到人。第二章管理组织与职责第五条管理组织架构公司成立项目差旅费用管理工作小组，由财务部门牵头，联合行政部门、项目部、人力资源部门组成；各分公司、项目部配备专职差旅管理员，负责区域内项目差旅申请审核、费用初步核查及报销资料收集，配合公司差旅费用管理工作小组开展工作。第六条各部门职责财务部门：负责制度修订与解释，制定公司年度项目差旅费用预算；明确差旅费用报销标准，审核报销凭证的真实性、合规性；处理报销过程中的财务疑问，反馈审核意见；监督差旅费用预算执行情况，分析差旅成本变化，提出成本优化建议；定期出具《项目差旅费用报销分析报告》。行政部门：协助财务部门制定差旅服务保障措施，如统一预订机票、酒店（针对高频差旅地区），提供差旅出行指南（如交通方式选择、发票获取注意事项）；管理公司差旅相关合作资源（如与酒店、票务平台签订协议），争取优惠价格，降低差旅成本；协助核查差旅行程的真实性（如比对交通记录、住宿记录）。项目部：负责项目差旅活动的发起与管理，审核项目人员差旅申请的必要性（是否与项目工作直接相关）；审批项目内人员的差旅申请（按权限）；监督项目人员差旅费用支出，提醒按标准消费；收集项目人员报销资料，初步核查后提交财务部门审核。人力资源部门：提供员工岗位等级信息，作为差旅费用标准划分的依据；将差旅费用报销违规行为（如虚报费用）纳入员工绩效考核，协助开展差旅管理奖惩；配合财务部门开展差旅制度培训，提升员工差旅合规意识。差旅管理员：协助区域内项目人员填写差旅申请单，核查申请信息完整性；收集区域内项目人员的报销资料，初步检查凭证是否齐全、是否符合标准；跟踪报销进度，反馈财务部门审核意见，协助项目人员补充完善资料；记录区域内差旅费用支出情况，每月向公司差旅费用管理工作小组上报。第三章差旅申请与费用标准第七条差旅申请流程申请发起：项目人员因工作需要出差前，需提前3个工作日（紧急出差提前1个工作日）填写《项目差旅申请单》，注明出差人员、岗位、出差地点（具体城市）、出差时间（起止日期）、出差事由（如“XX项目现场施工协调”“XX地区材料考察”）、预计费用（按标准估算）及交通、住宿需求。申请审批：普通员工出差：由项目部负责人审批（1个工作日内完成）；项目部负责人出差：由分公司负责人审批（1个工作日内完成）；分公司负责人出差：由公司分管领导审批（1个工作日内完成）；紧急出差（如项目突发问题需立即处理）：可先口头申请，出差后3个工作日内补填《项目差旅申请单》，按上述权限审批。申请反馈：审批通过后，《项目差旅申请单》需提交差旅管理员备案，作为后续费用报销的依据；审批未通过的，需向申请人说明理由，调整出差计划后重新申请。第八条差旅费用标准根据出差人员岗位等级与出差地区（按经济发展水平分为一类地区、二类地区、三类地区），制定以下差旅费用标准（可根据市场价格变化每年调整1次）：（一）交通费用标准长途交通（出差目的地距离常住地超过300公里）：一类岗位（公司高管、总工程师）：可选择飞机商务舱、高铁一等座、火车软卧，凭票据实报销；二类岗位（部门负责人、项目经理、资深设计师）：可选择飞机经济舱、高铁二等座、火车硬卧，超标准选择需审批；三类岗位（普通员工、施工员、设计师助理）：优先选择高铁二等座、火车硬卧，距离超过1000公里且出差时间紧急的，可选择飞机经济舱，需经项目部负责人审批。市内交通（出差期间市内往返机场、车站、项目现场的交通）：一类地区（如北京、上海、广州、深圳）：每人每天不超过80元，凭票据实报销（如出租车票、网约车发票），或按标准实行包干补贴（无需提供票据）；二类地区（如省会城市、计划单列市）：每人每天不超过60元，报销方式同上；三类地区（其他城市及县城）：每人每天不超过50元，报销方式同上。（二）住宿费用标准一类地区：一类岗位：每人每天不超过800元；二类岗位：每人每天不超过500元；三类岗位：每人每天不超过300元；二类地区：一类岗位：每人每天不超过600元；二类岗位：每人每天不超过400元；三类岗位：每人每天不超过260元；三类地区：一类岗位：每人每天不超过500元；二类岗位：每人每天不超过350元；三类岗位：每人每天不超过220元；多人同行（同性员工）：原则上需两人同住一间房，住宿费用按两人标准的平均值报销，避免单人单独住宿（特殊情况如身体原因需审批）。（三）餐饮费用标准实行包干补贴，无需提供餐饮发票，按以下标准执行：一类地区：每人每天100元（早餐20元、午餐40元、晚餐40元）；二类地区：每人每天80元（早餐15元、午餐35元、晚餐30元）；三类地区：每人每天60元（早餐10元、午餐25元、晚餐25元）；出差期间如由客户或合作方提供餐饮（如项目现场工作餐），需扣除对应餐次补贴（如提供午餐则扣除当日午餐补贴）；出差时间不足1天的，按实际出差时长折算补贴（如出差半天按50%补贴）。（四）其他费用标准出差期间产生的必要费用（如行李托运费、订票手续费、项目现场必要的交通杂费），凭票据实报销，但需在报销时注明用途；非必要费用（如景点门票、娱乐消费）不予报销。第四章差旅费用报销流程第九条报销资料准备项目人员出差结束后，需在7个工作日内整理报销资料，包括：《项目差旅申请单》（复印件或电子版）；交通费用凭证：飞机票（行程单+发票）、高铁票（原件）、火车票（原件）、出租车票（原件，需注明上下车时间、地点）、网约车发票（需附行程单，注明上下车地点）；住宿费用凭证：酒店发票（原件，需注明住宿人姓名、入住及退房时间、房间单价、总金额）、酒店住宿清单（需与发票金额一致）；其他费用凭证：如行李托运费发票、订票手续费发票，需注明用途；《项目差旅费用报销单》：按财务部门要求填写，注明出差信息、各项费用金额、总金额，申请人签字确认。第十条报销审核流程初步核查：项目人员将报销资料提交至差旅管理员，差旅管理员在2个工作日内初步核查：资料是否齐全、费用金额是否符合标准、凭证是否清晰；核查通过后，提交项目部负责人审核；核查未通过的，告知申请人补充完善资料。部门审核：项目部负责人在1个工作日内审核报销资料，重点核查差旅活动是否与项目工作相关、费用支出是否合理；审核通过后，提交财务部门；审核未通过的，退回申请人并说明理由。财务审核：财务部门在3个工作日内开展合规性审核：凭证审核：检查发票是否真实有效（如发票抬头是否为公司全称、发票章是否清晰、是否存在假发票）、行程单与发票是否匹配（如住宿时间与出差时间一致）；标准审核：核对各项费用是否符合标准，超标准费用是否有审批手续；金额审核：计算报销总金额是否准确，各项费用加总是否无误；审核通过的，进入付款流程；审核未通过的，出具《差旅报销审核意见单》，反馈需调整的问题（如“发票抬头错误需重开”“超标准住宿需补充说明”），退回申请人修改。付款发放：财务部门审核通过后，在5个工作日内将报销款项支付至申请人银行账户（与工资卡一致）；付款完成后，通过公司内部系统告知申请人，同时将报销资料归档保存。第十一条特殊情况处理超标准费用报销：因特殊情况（如项目现场偏远无符合标准酒店、出差时间紧急需高价购票）产生超标准费用的，需在报销时提交《差旅超标准费用说明》，注明超标准原因、金额，经原差旅申请审批人签字审批后，财务部门按审批意见处理（可部分报销或全额报销）；无审批手续的超标准费用，不予报销。凭证丢失处理：报销凭证丢失的（如高铁票丢失），需提交《差旅凭证丢失说明》，注明丢失凭证类型、金额、丢失原因，提供替代证明材料（如12306购票订单截图、酒店订单截图），经项目部负责人审批后，财务部门核实无误可按标准报销；无法提供替代证明的，不予报销。多人共同报销：多人同行出差的，可由一人统一整理报销资料，在《项目差旅费用报销单》中注明所有出差人员姓名，附上每人的《项目差旅申请单》复印件，按正常流程报销；费用需按每人标准分别计算，避免混合报销导致标准混乱。第五章监督考核与责任追究第十二条监督管理日常监督：差旅管理员每月抽查区域内差旅报销资料，核查凭证真实性与标准执行情况；财务部门每季度开展差旅费用专项检查，重点检查是否存在虚报费用、假发票等违规行为，检查结果纳入《项目差旅费用报销分析报告》。预算监督：财务部门跟踪差旅费用预算执行情况，当月差旅费用超预算10%的，需分析超支原因，向公司分管领导汇报；年度差旅费用超预算的，需调整下年度预算或制定成本控制措施。外部监督：接受税务部门、审计机构对差旅费用的检查，配合提供相关资料；对检查中发现的问题，及时整改并完善制度。第十三条考核与奖惩正向激励：对差旅费用控制良好的部门（如年度差旅费用低于预算10%且无违规报销），给予部门绩效加分（如加5分）或奖励部门差旅补贴（用于部门集体活动）；对严格遵守差旅制度、报销及时合规的员工，在绩效考核中给予加分（如每次合规报销加0.5分）。违规处罚：对差旅费用报销违规行为，按以下标准处罚：轻微违规（如凭证填写不规范、延迟报销）：给予口头警告，责令限期整改；一般违规（如虚报小额费用、使用假发票金额低于500元）：扣减员工当月绩效考核分数10