工程档案管理办法实施细则

工程档案管理办法实施细则第一章总则1.1目的与依据为规范工程档案管理流程，确保工程建设全生命周期文件材料的真实、完整、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》及《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）等法律法规，结合工程管理实践制定本细则。1.2适用范围本细则适用于新建、改建、扩建的房屋建筑、市政基础设施、公路、水利等工程项目，涵盖建设单位、勘察、设计、施工、监理及其他协作单位的档案管理活动。专业工程如公路、水利等另有规定的，需同时符合相应行业标准。1.3核心原则真实准确原则：档案内容必须如实反映工程实际情况，数据准确无误，文件签署、盖章手续完备。隐蔽工程验收记录、试验报告等关键文件需现场即时形成，严禁伪造或事后补记。完整系统原则：档案收集覆盖工程全生命周期，从立项到竣工验收各环节无遗漏，文件组卷需保持内在逻辑关联，按工程自然形成规律排序。及时同步原则：档案管理与工程进度同步启动、同步实施、同步验收，项目开工前明确档案管理要求，施工中实行“边形成、边收集、边整理”，竣工验收前完成预验收。规范统一原则：文件编制、编号、装订等需符合国家标准，电子档案格式、存储介质等应满足长期保管和检索需求。第二章管理职责与协作机制2.1建设单位职责作为档案管理主体，负责统筹协调各参建单位，在合同中明确档案移交范围、质量要求及时间节点。组织开展档案预验收，督促施工、监理单位整改问题，竣工后60日内向城建档案馆完成档案移交。设立基建管理部门，专人负责立项至竣工验收阶段资料的汇总、审核与归档。2.2施工单位职责负责编制施工文件及竣工图，确保内容与工程实体一致，重大设计变更需经设计单位确认并补充图纸。按进度同步整理技术交底记录、隐蔽工程验收单、质量评定资料等，竣工图需加盖“竣工图专用章”并标注修改依据。项目竣工后30日内完成立卷，向建设单位移交完整的纸质与电子档案。2.3监理单位职责依据《建设工程监理规范》整理监理规划、监理日志、质量评估报告等文件，对施工文件的真实性、完整性进行审核。参与隐蔽工程验收并签署记录，监督施工单位按规范组卷，发现问题及时要求整改。2.4其他单位职责勘察、设计单位提供勘察报告、设计图纸及变更文件，对涉及结构安全的设计变更需出具正式变更通知单。协作单位（如材料供应商、检测机构）需提供产品合格证、检测报告等支撑性文件，确保可追溯。第三章归档范围与技术标准3.1归档文件分类工程准备阶段文件：立项批文、可行性研究报告、建设用地规划许可证、初步设计审批文件等。监理文件：监理合同、监理规划、旁站记录、质量事故处理报告等。施工文件：施工组织设计、技术交底记录、隐蔽工程验收记录、试验报告、工程量签证单等。竣工图：建筑、结构、给排水、电气等专业竣工图，需反映施工实际状态，重大变更需重新绘制。竣工验收文件：验收申请报告、质量评估报告、消防验收证明、环保验收文件等。3.2技术要求载体与书写材料：纸质文件采用A4幅面，使用碳素墨水或激光打印，禁用易褪色材料；声像档案需使用专业设备拍摄，确保画质清晰。签署与盖章：文件需经相关责任人签字并加盖单位公章，隐蔽工程记录需建设、监理、施工单位三方签字确认。电子档案格式：文字材料为PDF格式，竣工图为CAD原生格式或PDF/A格式，扫描分辨率不低于200dpi，电子签章需符合《电子签名法》要求。3.3竣工图编制规范无变更的施工图可直接作为竣工图，需加盖竣工图章；局部变更的，在原图上标注修改部位并附变更依据；超过20%设计变更的，需重新绘制竣工图。竣工图章内容包括编制单位、编制人、审核人、技术负责人及日期，涉及结构安全的变更需由设计单位签字确认。第四章验收与移交管理4.1预验收程序建设单位在工程竣工后30日内提交《建设工程档案预验收申请书》，附档案移交书、数字化加工证明等材料。城建档案馆对档案完整性、规范性进行审核，重点检查竣工图与实体一致性、隐蔽工程记录完整性等，未通过预验收的项目不得进入竣工验收环节。4.2验收标准完整性：文件齐全，覆盖各阶段关键节点，无缺页、漏项；准确性：竣工图与工程实际相符，数据准确，签署手续完备；系统性：组卷合理，目录清晰，文件排列符合逻辑；规范性：装订整齐，电子档案无病毒、可正常读取。4.3移交要求纸质档案需装订成册，填写卷内目录、备考表，采用三孔一线装订；电子档案刻录至只读光盘或硬盘，附《电子档案移交登记表》。移交时双方签署《档案交接文据》，明确档案数量、页数及质量状况，一式两份留存。第五章保管期限与销毁规范5.1保管期限划分永久保管：立项批文、竣工验收报告、竣工图、土地使用证等具有长期查考价值的文件；长期保管：施工文件、监理文件、检测报告等，保管期限不低于工程使用寿命（通常为50年）；短期保管：施工日志、会议纪要等过程性文件，保管期限为15年。5.2档案销毁程序短期保管文件到期后，由档案管理部门提出销毁清单，经建设单位分管领导审批后，在指定监销人监督下销毁，并记录销毁时间、地点及参与人员。永久、长期保管档案不得擅自销毁，需按国家规定移交档案馆保存。第六章数字化管理与发展趋势6.1电子档案管理要求实行“双套制”管理，纸质档案与电子档案同步归档，电子档案需进行异地备份，防止数据丢失。文字材料扫描为PDF/A格式，竣工图保留CAD图层信息，声像档案采用MP4或AVI格式，确保长期可读性。6.2数字化应用措施推广BIM技术与档案管理融合，建立三维模型与文件关联系统，实现可视化检索；使用电子签章系统，在线完成文件审批与签署，减少纸质流转，如万安县通过电子签章压缩档案整理周期25%。城建档案馆需提供电子档案上传接口，支持在线提交与审核，参考江门市“验收与归档目录一体化”模式，降低企业重复整理成本。6.3安全保障电子档案存储采用加密技术，设置访问权限，定期检测存储介质性能，每3年进行数据迁移，防止介质老化导致信