某棒球俱乐部办公耗材采购制度

某棒球俱乐部办公耗材采购制度

一、总则1.目的为加强本棒球俱乐部办公耗材采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证办公耗材的质量和及时供应，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于俱乐部各部门办公耗材的采购活动。办公耗材包括但不限于纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本、笔类、胶水等日常办公所需用品。3.采购原则-合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。-性价比优先原则：在保证办公耗材质量的前提下，充分比较不同供应商的价格和服务，选择性价比最优的产品和供应商。-公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，公正对待每一个供应商。二、采购组织与职责1.采购部门-职责：作为俱乐部办公耗材采购的核心部门，负责制定采购计划、寻找供应商、组织采购谈判、签订采购合同、跟进采购订单执行情况以及处理采购相关的售后事宜。-人员配置：配备专业的采购人员，要求具备良好的市场调研能力、商务谈判能力和合同管理能力。2.需求部门-职责：各部门作为办公耗材的使用部门，负责定期统计本部门的办公耗材需求，填写采购申请单，并及时提交给采购部门。在采购过程中，可根据实际需求对采购产品提出技术和质量方面的建议。3.审核部门-职责：由财务部门和行政主管部门组成审核小组，负责对采购申请单进行审核，重点审核采购需求的合理性、预算的合规性等。对于重大采购项目，审核小组应组织相关人员进行专项评审。三、采购计划管理1.需求预测-各部门应在每月末对下一个月的办公耗材需求进行预测，根据业务发展情况、人员变动等因素，合理估算所需办公耗材的种类和数量。-采购部门应定期收集各部门的需求预测信息，并结合历史采购数据进行分析，形成俱乐部整体的办公耗材需求预测报告。2.采购计划制定-采购部门根据需求预测报告，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购的办公耗材名称、规格、数量、预计采购时间、预算金额等内容。-对于常用办公耗材，采购部门可根据历史采购频率和用量，制定年度采购计划框架，再根据每月实际需求进行微调。3.计划审批采购计划制定完成后，需提交审核部门进行审批。审核部门应在收到采购计划后的[X]个工作日内完成审核，并提出审批意见。对于不符合要求的采购计划，采购部门应根据审核意见进行修改完善，重新提交审批。四、供应商管理1.供应商选择-资质审核：采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，要求供应商具备合法的经营资质，如营业执照、税务登记证等。同时，对供应商的生产能力、质量保证体系、售后服务能力等进行综合评估。-实地考察：对于重要办公耗材的供应商或新开发的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产环境、生产工艺、管理水平等实际情况。-样品评估：在确定供应商前，可要求供应商提供样品，由需求部门和相关专业人员对样品的质量、性能等进行评估，确保满足俱乐部的使用要求。2.供应商入围-采购部门根据资质审核、实地考察和样品评估的结果，确定入围供应商名单。入围供应商应具备良好的信誉、稳定的产品质量和合理的价格。-建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、产品质量情况、售后服务情况等内容，以便对供应商进行动态管理。3.供应商考核-定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核周期为每季度一次。-根据考核结果，对表现优秀的供应商给予增加采购量、优先合作等奖励；对表现不佳的供应商，应及时提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可终止合作。五、采购流程1.采购申请-各部门根据实际需求填写采购申请单，详细注明办公耗材的名称、规格、数量、用途等信息，并由部门负责人签字确认。-将采购申请单提交给采购部门，采购部门对申请单进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确。2.供应商选择与询价-采购部门根据采购申请单，从入围供应商名单中选择合适的供应商，并向其发出询价函。询价函应明确办公耗材的规格、数量、质量要求、交货期等信息。-收到供应商的报价后，采购部门应进行比价分析，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择最优供应商。3.采购谈判与合同签订-对于金额较大或技术复杂的采购项目，采购部门应组织与供应商进行谈判，就价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。-谈判达成一致后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、合法、有效。4.采购订单执行-采购合同签订后，采购部门应及时向供应商下达采购订单，明确采购的办公耗材名称、规格、数量、交货地点、交货时间等信息。-采购人员应定期跟进采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度和发货情况，确保按时、按质、按量收到货物。5.验收与入库-货物到达俱乐部后，采购部门应组织需求部门和相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量等方面。-验收合格后，办理入库手续，仓库管理人员应将货物妥善存放，并做好库存记录。对于验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取换货、补货等措施。六、采购预算与成本控制1.预算编制-财务部门应根据俱乐部的年度经营计划和办公耗材采购历史数据，结合市场价格波动情况，编制年度办公耗材采购预算。-采购部门在制定采购计划时，应严格按照预算控制采购金额，不得超预算采购。2.成本控制措施-采购部门应通过优化采购流程、集中采购、与供应商建立长期合作关系等方式，降低采购成本。-加强对采购价格的监控，定期收集市场价格信息，与采购价格进行对比分析，及时发现价格异常情况并采取措施进行调整。-鼓励各部门合理使用办公耗材，避免浪费，对于节约办公耗材的部门可给予一定的奖励。七、采购监督与审计1.内部监督-俱乐部内部应建立采购监督机制，由行政主管部门和财务部门对采购活动进行定期检查和不定期抽查。监督内容包括采购流程的执行情况、供应商选择的公正性、采购合同的签订与执行情况等。-对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计检查-审计部门应定期对办公耗材采购进行审计检查，重点审计采购活动的合法性、合规性以及采购成本的合理性。-审计部门应根据审计结果出具审计报告，对于发现的违规行为和问题，应提出处理建议，并督促相关部门进行整改。八、附则1.制度解释本制度由俱乐部行政主管部门负责解释。2.制度更新本制度应根据国家法律法规、俱乐部发展情况以及实际执行过程中发现的问题，适时进行