采购需求与供应商资质审核表

适用场景与背景在企业采购活动中，为保证采购需求的合理性与供应商的合规性，降低采购风险，规范采购流程，需通过“采购需求与供应商资质审核表”对采购需求进行明确，并对供应商的经营资质、履约能力等进行系统性审核。该工具适用于企业各类物资采购、服务外包、工程合作等场景，尤其适用于需要跨部门协作、对合规性和风险控制要求较高的采购项目，可有效避免需求模糊、资质不符等问题，为后续采购执行提供依据。审核流程与操作步骤一、采购需求提报与初步审核需求部门提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求表》，明确采购物品/服务的名称、规格参数、数量、预估预算、交付时间、用途及质量要求等关键信息，并附相关技术文档或需求说明（如技术规格书、图纸等）。部门负责人审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算合理性进行初审，确认无误后签字提交至采购部门。采购部门复核：采购部门对接收的需求进行复核，重点审核需求描述是否清晰完整、预算是否符合公司采购政策、是否存在重复采购等情况，对模糊或不合理的需求与需求部门沟通补充完善。二、供应商资质收集与初步筛选供应商信息收集：采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商资质文件清单》，包括但不限于：营业执照（复印件加盖公章）；相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证、经营许可证等，根据采购类型确定）；法定代表人证件号码明及授权委托书；近三年类似项目业绩证明（合同复印件等）；财务状况报告（资产负债表、利润表等）。初步筛选：采购部门根据采购需求的基本要求（如经营范围、资质等级、生产能力等），对收集的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，形成《候选供应商名单》。三、供应商资质审核与评估资质文件真实性核查：审核人员对供应商提交的资质文件进行逐项核查，重点关注：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购内容；行业资质证书是否与采购项目匹配，是否在有效期内且年检合格；授权委托书是否有法定代表人签字及公章，授权范围是否明确。履约能力评估：结合供应商的财务状况、业绩案例、生产/服务能力、质量管理体系等，组织相关部门（如技术、质量、财务）进行综合评估，形成《供应商资质评估报告》。现场考察（如需）：对涉及重要物资或关键服务的供应商，可组织现场考察，核实其实际生产条件、技术实力、仓储物流能力等，保证评估结果的真实性。四、审核结果确认与反馈审核结果汇总：采购部门汇总需求审核结果与供应商资质审核结果，填写《采购需求与供应商资质审核表》，明确审核结论（如“通过”“需补充材料”“不通过”）。跨部门会签：根据采购金额及重要性，组织需求部门、财务部门、法务部门等进行会签，保证审核意见的一致性。结果反馈：审核通过后，采购部门将结果反馈给需求部门，启动后续采购流程；对未通过审核的，向需求部门或供应商说明原因，并要求补充材料或重新筛选供应商。模板表格示例表1：采购需求表项目内容需求部门需求日期年月日采购物品/服务名称规格参数（详细描述技术要求、质量标准等，可附页）数量预估预算（元）交付时间年月日前用途说明需求部门负责人签字：__________日期：__________采购部门复核意见签字：__________日期：__________附件清单（如技术规格书、图纸、需求说明等）表2：供应商资质审核表供应商名称联系人联系方式提交日期年月日资质文件名称文件编号/有效期营业执照行业资质证书（如ISO9001）法定代表人证件号码明授权委托书业绩证明财务状况报告审核意见□通过□需补充材料□不通过补充材料说明（如需）审核人签字：__________日期：__________部门负责人签字：__________日期：__________会签部门意见需求部门：____________财务部门：____________法务部门：____________关键注意事项需求描述清晰化：采购需求需明确技术参数、质量标准、交付时间等关键信息，避免使用“优质”“高效”等模糊表述，防止后续履约争议。资质审核动态化：供应商资质可能随政策变化或企业自身情况更新，需定期（如每年）对合作中的供应商资质进行复核，保证其持续合规。信息保密要求：供应商提供的商业信息及采购需求内容需严格保密，仅限参与审核的相关人员接触，避免信息泄露风险。审核责任明确化：