戏剧家协会办公用品管理管理制度

戏剧家协会办公用品管理管理制度

一、总则1.目的为加强戏剧家协会办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用和保管等流程，合理控制办公用品费用支出，提高办公用品使用效率，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于戏剧家协会全体部门及工作人员。3.管理原则遵循“统一管理、按需采购、节约使用、规范流程”的原则，确保办公用品管理工作的科学、有序进行。二、管理职责1.行政部门行政部门作为办公用品管理的主要责任部门，负责办公用品的统一采购、库存管理、发放登记等工作。定期对办公用品的使用情况进行统计分析，根据需求制定采购计划，并对各部门办公用品使用情况进行监督检查。2.各部门各部门负责本部门办公用品需求的统计和申报，指定专人负责本部门办公用品的领取、发放和使用管理。协助行政部门做好办公用品的盘点工作，配合行政部门优化办公用品管理工作。三、办公用品分类1.办公文具类包括笔（中性笔、圆珠笔、钢笔等）、笔记本、便签纸、文件夹、文件袋、订书机、订书钉、回形针、胶水、胶棒、剪刀、美工刀、计算器等。2.办公设备类电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪、碎纸机等。3.办公耗材类硒鼓、墨盒、色带、打印纸、复印纸、传真纸、碳粉等。4.其他办公用品如垃圾桶、垃圾袋、清洁剂、卫生纸、一次性水杯等办公清洁及消耗用品。四、采购管理1.采购计划制定各部门每月末根据本部门办公用品使用情况和下月工作需求，填写《办公用品需求申请表》，提交给行政部门。行政部门对各部门提交的申请表进行汇总整理，结合办公用品库存情况，制定月度办公用品采购计划。对于临时性、紧急性的办公用品需求，各部门可填写《临时办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后提交行政部门，行政部门及时安排采购。2.供应商选择与管理行政部门负责对办公用品供应商进行筛选、评估和管理。建立合格供应商名录，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行考核评价，根据考核结果决定是否继续合作。采购办公用品时，应优先从合格供应商名录中选择供应商，确保采购的办公用品质量可靠、价格合理。3.采购流程行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送《采购订单》，明确采购的办公用品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。供应商按照《采购订单》要求按时交货，行政部门负责验收。验收合格后，行政部门根据供应商提供的发票办理付款手续。五、库存管理1.仓库设置与管理协会设立专门的办公用品仓库，由行政部门指定专人负责仓库管理。仓库应保持整洁、通风良好，办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.入库管理办公用品到货后，仓库管理人员应根据《采购订单》和送货清单进行验收，核对办公用品的名称、规格、数量、质量等信息。验收合格后，办理入库手续，填写《办公用品入库单》，将办公用品存放至相应的货位。3.库存盘点仓库管理人员应定期对办公用品库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点结束后，编制《库存盘点表》，如实反映库存数量、金额等信息。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。4.库存预警行政部门根据办公用品的使用情况和采购周期，设定各类办公用品的最低库存预警线。当库存数量低于预警线时，仓库管理人员应及时通知行政部门，以便及时安排采购，确保办公用品的正常供应。六、发放管理1.发放原则办公用品的发放应遵循“按需发放、限额领用”的原则，各部门应根据实际工作需要领取办公用品，不得浪费。行政部门根据各部门的工作性质和人员数量，制定合理的办公用品领用限额标准。2.发放流程各部门指定的专人每月初填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门领取办公用品。行政部门仓库管理人员根据审批后的《办公用品领用申请表》进行发放，并填写《办公用品发放登记表》，记录领用部门、领用人员、领用时间、领用物品名称及数量等信息。对于价值较高或耐用的办公用品，如电脑、打印机等，实行“以旧换新”制度。领用新设备时，需交回旧设备，由行政部门统一处理。七、使用管理1.节约使用要求全体工作人员应树立节约意识，爱护办公用品，尽量延长办公用品的使用寿命。在使用过程中，应合理使用办公用品，避免浪费和不必要的损耗。鼓励工作人员对可重复使用的办公用品进行回收利用，如纸张双面打印、复印，废旧笔芯替换等。2.设备维护保养对于办公设备类用品，各部门应指定专人负责设备的日常维护保养工作，确保设备正常运行。定期对设备进行清洁、检查，发现问题及时报修。设备出现故障时，使用部门应及时填写《设备维修申请表》，提交给行政部门，由行政部门联系专业维修人员进行维修。维修完成后，使用部门应在《设备维修记录表》上签字确认。八、监督与考核1.监督检查行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行监督检查，检查内容包括办公用品的领用、使用、库存等方面。对于发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.考核评价将办公用品管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。对办公用品管理规范、节约使用的部门和个人进行表彰和奖励；对违反本制度、造成办公用品浪费或损失的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。九、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，