戏剧家协会档案资料管理管理制度

戏剧家协会档案资料管理管理制度

戏剧家协会戏剧家档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强戏剧家协会对戏剧家档案资料的科学管理，有效保护和利用档案资源，推动戏剧事业的传承与发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于戏剧家协会所管理的所有戏剧家个人档案、创作资料、活动记录等相关档案资料。（三）管理原则遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、便于利用的原则，确保档案资料的系统性、准确性和可用性。二、档案资料的收集（一）收集范围1.戏剧家个人信息，包括姓名、性别、出生日期、籍贯、学历、艺术经历、荣誉奖项等。2.创作资料，如剧本手稿、创作思路记录、导演阐述、舞台设计图、服装设计图等。3.演出资料，包括演出海报、节目单、剧照、演出视频、观众反馈等。4.学术研究资料，如发表的论文、专著、研讨会发言记录等。5.与协会相关的通信、往来文件、工作汇报等。（二）收集方式1.定期征集：协会定期向戏剧家及其家属、相关单位发出征集通知，要求提供相关档案资料。2.主动收集：档案管理人员通过参加戏剧活动、拜访戏剧家等方式，主动收集有价值的资料。3.捐赠接收：鼓励戏剧家、家属及社会各界捐赠档案资料，协会对捐赠者颁发荣誉证书。（三）收集流程1.初步筛选：对收集到的资料进行初步筛选，判断其是否符合归档要求。2.登记造册：对确定归档的资料进行详细登记，记录资料的名称、来源、形成时间等信息。3.交接手续：与资料提供者办理交接手续，确保资料的来源清晰、责任明确。三、档案资料的整理（一）分类标准1.按照档案资料的性质，分为个人档案、创作档案、演出档案、学术档案等大类。2.在大类下，根据具体内容进一步细分小类，如个人档案可分为基本信息、艺术经历等小类。（二）编号与编目1.为每份档案资料编制唯一的编号，方便管理和查询。2.编制详细的档案目录，包括编号、名称、日期、来源、保管位置等信息。（三）装订与数字化处理1.对纸质档案进行装订，确保资料的完整性和牢固性。2.有条件的情况下，对重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案库，便于长期保存和利用。四、档案资料的保管（一）保管环境1.设立专门的档案库房，保持库房的清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防器材等。（二）保管期限根据档案资料的重要性和保存价值，确定不同的保管期限，分为短期（1-5年）、中期（5-10年）、长期（10年以上）。（三）定期检查档案管理人员定期对档案资料进行检查，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。对临近保管期限的档案进行评估，决定是否延长保管期限或进行销毁处理。五、档案资料的利用（一）利用申请1.协会内部人员因工作需要查阅档案资料，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位或个人因研究、学习等正当理由需要查阅档案资料，需提交书面申请，说明查阅目的、内容、期限等，经协会分管领导审批后，方可办理查阅手续。（二）利用方式1.档案资料一般仅供在档案管理部门指定的场所查阅，未经许可不得带出。2.如需复制、摘录档案资料，需另行申请，经审批后按照规定的程序和要求进行操作。（三）利用记录档案管理人员对每次档案资料的利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息，以便跟踪和统计档案资料的利用情况。六、档案资料的保密（一）保密范围涉及戏剧家个人隐私、未公开的创作资料、协会内部机密文件等档案资料属于保密范畴。（二）保密措施1.档案库房设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对保密档案资料进行单独存放，设置明显的保密标识。3.档案管理人员签订保密协议，严格遵守保密制度，不得泄露档案资料内容。（三）保密监督协会定期对档案资料保密工作进行检查和监督，对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由协会相关领导、档案管理人员和业务专家组成，负责对档案资料进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案资料的保存价值、现实利用情况、保管期限等因素，综合判断档案资料是否需要销毁。（三）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案资料，编制《档案销毁清单》，详细记录档案资料的名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经协会分管领导审批后，按照规定的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。3.销毁过程需有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。八、附则（一）制度解释权本制度由戏剧