审计公司印章使用审批管理制度

审计公司印章使用审批管理制度

一、总则1.目的：为加强本审计公司印章的管理，规范印章的使用审批流程，确保印章使用的合法性、安全性和严肃性，有效维护公司的利益，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等，以及公司各部门、各分支机构所使用的印章。3.管理原则：印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范使用”的原则，确保印章使用过程可追溯、责任明确。二、印章的分类与保管1.印章分类-公司公章：代表公司的最高权力和形象，用于各类重要文件、合同、协议、公函等的签署。-法定代表人章：用于特定的法律文件、财务票据等需要法定代表人签章的场合。-财务专用章：专门用于财务结算、票据开具、银行账户相关业务等。-合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等。-业务专用章：根据公司不同业务需求，用于特定业务范围内的文件、报告等的确认。2.保管职责-公司公章、法定代表人章：由公司行政部门指定专人负责保管，保管人员需具备良好的职业道德和责任心，确保印章的安全。-财务专用章：由公司财务部门负责人指定专人保管，保管人员应严格遵守财务管理制度。-合同专用章：可根据业务需要，由相关业务部门指定专人保管，但需向行政部门备案。-业务专用章：由各业务部门自行确定保管人员，并报行政部门备案。保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好和正常使用。三、印章使用审批流程1.一般性文件使用印章-申请人填写申请单：员工因工作需要使用印章，应填写《印章使用申请单》，详细注明使用印章的名称、文件名称、份数、使用目的等信息。-部门负责人审核：申请单提交至所在部门负责人，部门负责人应审核文件内容的合理性、必要性以及与本部门业务的相关性，签署审核意见。-行政部门审批：经部门负责人审核通过后，申请单流转至行政部门。行政部门负责人应从公司整体管理和合规性角度进行审批，检查申请事项是否符合公司规定和相关法律法规。-印章保管人盖章：获得行政部门审批同意后，申请人将申请单交至印章保管人。印章保管人应认真核对申请单与需盖章文件的一致性，无误后进行盖章操作，并在申请单上记录盖章日期。2.重大事项或重要文件使用印章-申请人填写申请单并提交详细资料：对于涉及公司重大决策、重大经济利益、重要合同签订等事项使用印章，申请人除填写《印章使用申请单》外，还需提交相关文件的详细资料，如合同草案、项目报告、决策文件等。-部门负责人审核：所在部门负责人对文件内容和申请事项进行全面审核，评估其对公司业务和利益的影响，签署明确的审核意见。-相关职能部门会签：根据事项的性质和涉及范围，申请单及相关资料需流转至法务、财务等相关职能部门进行会签。各职能部门从专业角度对文件进行审查，提出意见和建议。-公司领导审批：经各职能部门会签通过后，申请单提交至公司分管领导或主要领导进行审批。公司领导应综合考虑各方面因素，做出最终的审批决定。-印章保管人盖章：在获得公司领导审批同意后，印章保管人按照规定程序进行盖章操作，并对盖章过程进行详细记录，包括盖章时间、地点、参与人员等信息。四、印章使用的监督与检查1.定期检查-行政部门应定期对公司各类印章的使用情况进行检查，一般每季度进行一次全面检查。检查内容包括印章保管情况、使用审批记录、印章使用的合规性等。-财务部门应定期对财务专用章的使用情况进行内部审计，确保财务印章的使用符合财务制度和相关法律法规。2.不定期抽查-公司管理层有权对印章使用情况进行不定期抽查，及时发现和纠正印章使用过程中存在的问题。抽查可以采取查阅审批记录、实地查看盖章现场等方式进行。3.违规处理-若发现印章保管人未按照规定程序保管或使用印章，应视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成公司经济损失或不良影响的，依法追究其法律责任。-对于未经审批擅自使用印章或伪造审批记录的行为，公司将严肃处理，对相关责任人给予解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。五、印章的刻制与销毁1.印章刻制-公司因业务需要刻制新印章，由需求部门提出书面申请，说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，报行政部门审核。-行政部门审核通过后，按照相关法律法规和公司规定，到指定的公安机关备案并委托具有资质的刻章单位进行刻制。-新印章刻制完成后，行政部门应组织验收，确保印章的质量和规格符合要求。验收合格后，将新印章登记入库，并通知相关部门领取使用。2.印章销毁-对于因公司名称变更、机构撤销、印章损坏等原因不再使用的印章，由印章保管人填写《印章销毁申请单》，说明印章名称、销毁原因等信息，报所在部门负责人审核。-部门负责人审核通过后，将申请单提交至行政部门。行政部门组织相关人员对拟销毁印章进行核实，确认无误后报公司领导审批。-经公司领导审批同意后，行政部门应安排专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并留存相关影像资料。销毁后的印章残骸应妥善处理，防止被非法利用。六、附则1