XX社区退役军人服务站2025年度档案管理规范化建设工作总结

——XX社区退役军人服务站2025年度档案管理规范化建设工作总结为深入贯彻关于退役军人服务保障体系建设的决策部署，切实提升基层服务站工作规范化水平，XX社区退役军人服务站在XX街道退役军人服务站指导支持下，扎实推进档案资料规范化管理，全面夯实服务基础，提升服务质效。现将本年度档案管理规范化建设工作情况报告如下：一、基本情况（一）服务站建设与工作框架XX社区退役军人服务站作为基层服务保障体系的重要节点，始终坚持以退役军人为中心的工作导向，构建"横向到边、纵向到底"的服务网络。截至2025年11月，服务站登记在册服务对象涵盖退役士兵、转业军官、重点优抚对象等多个类别，人员结构呈现多元化特征。服务站配备专职工作人员2名，兼职协理员3名，设立专门档案室1间，配备标准档案柜6组，电子查阅终端1台，确保档案管理有场所、有设备、有人员。本年度，服务站严格按照《村（社区）退役军人服务站工作实用手册》要求，建立"一人一档、一事一卷、一类一柜"的管理体系，将档案工作纳入社区年度重点考核指标，实行"月检查、季评估、年总结"的督导机制。通过制度上墙、流程公示、责任到人等措施，实现档案管理工作从被动应付向主动规范转变。全年累计完成退役军人建档立卡信息核查与维护登记审核工作386人次，动态更新服务记录152条，整理归档历史遗留材料467份，档案电子化扫描率达到92%，为实现精准服务提供了坚实的数据支撑。（二）档案规范化管理推进情况档案管理作为服务站的基础性工程，直接关系到服务精准度和政策落实效度。本年度，服务站将档案规范化建设作为"一把手"工程，成立了由社区主要负责人任组长的档案工作领导小组，制定《XX社区退役军人档案管理办法》《档案借阅审批制度》《信息安全保密制度》等规范性文件4项，形成层次分明、覆盖全面的制度体系。在档案分类体系构建方面，服务站打破传统单一管理模式，建立"基础信息类、服务保障类、就业创业类、权益维护类、特色活动类"五大分类体系。基础信息类档案涵盖入伍批准书、退役登记表、立功受奖证书等原始材料；服务保障类包括抚恤补助发放记录、医疗救助申报资料、临时困难帮扶台账；就业创业类纳入技能培训证书、岗位推荐记录、创业扶持申请材料；权益维护类收录诉求反映渠道记录、信访接待台账、法律援助文书；特色活动类归档节日慰问影像资料、志愿服务记录、典型事迹材料。五大体系相互支撑、动态更新，确保档案内容完整、脉络清晰。在档案标准化流程建设方面，服务站对标示范创建要求，绘制《档案管理流程图》，明确"收集—整理—分类—编号—录入—归档—借阅—销毁"八步操作规范。每件档案实行"双编号"管理，即纸质档案编号与电子系统编号一一对应，确保线上线下同步更新。全年累计完成档案著录条目1247条，编制检索工具3种，建立档案目录数据库1个，实现档案检索平均响应时间控制在3分钟以内。针对部分历史档案存在的材料缺失、分类错位、信息不全等问题，组织专项整改行动，通过走访当事人、联系原部队、协调主管部门等方式，补充完善材料87份，纠正分类错误23处，更新过期信息56条，档案完整率提升至98.6%。在档案安全保密管理方面，服务站严格执行"三铁一器"标准，配置恒温恒湿设备，定期开展档案安全检查。建立档案借阅"三级审批"制度，一般信息由服务站负责人审批，敏感信息需报街道退役军人服务站备案，核心涉密材料须经区退役军人事务局批准。全年累计办理档案借阅申请12人次，均未发生泄密或遗失事件。同时，建立档案数字化副本异地备份机制，每月将电子档案备份至街道云端服务器，确保数据安全万无一失。（三）就业创业服务档案专项建设就业创业是退役军人关切的核心领域，也是档案管理的重点方向。服务站专门设立就业创业服务专柜，按照"一人一档、一企一册、一项一卷"原则，建立退役军人就业创业信息库。该库包含个人技能特长、就业意向、培训经历、岗位推荐、创业进展等动态信息，形成"需求采集—技能培训—岗位匹配—跟踪反馈"的全链条记录。本年度，服务站通过网络平台发布招聘信息35批次，提供就业岗位167个，涉及安保服务、机械制造、物流运输、物业管理等领域。建立退役军人创业动态监测台账，登记有创业意向人员23名，已成功创业并办理工商注册人员8名，创业项目涵盖现代农业、电子商务、安防设备、汽车维修等行业。每名创业人员档案独立成册，详细记录创业计划书、政策扶持申请、贷款审批材料、经营情况月报等内容，为后续跟踪服务提供依据。针对就业困难群体，服务站建立"一对一"帮扶档案，为重点服务对象制定个性化就业方案。全年累计帮扶就业困难退役军人15名，实现再就业12名，就业率提升13个百分点。所有帮扶过程均有详细记录，包括需求访谈笔录、岗位匹配分析、面试辅导记录、入职回访反馈等材料，形成完整的服务闭环。同时，协助符合条件的退役军人申报创业补贴、租金减免、税费优惠等政策，累计受理申请材料31份，协助获批资金扶持项目5个，涉及扶持资金18.6万元，相关审批文件、资金发放凭证均已分类归档。（四）常态化联系与权益保障档案记录常态化联系制度是掌握退役军人动态、及时发现解决问题的重要机制。服务站建立《退役军人常态化联系花名册》，将全体服务对象按照居住区域、年龄结构、困难程度划分为3个联系网格，每个网格明确1名联络员，实行"定格、定人、定责"。联络员每季度至少走访联系对象1次，重点时段、重点对象每月走访1次，全年累计完成走访联系689人次，形成走访记录表456份。在权益保障方面，服务站坚持"诉求有记录、处置有流程、结果有反馈"的原则，建立《退役军人权益维护专项档案》。全年累计受理各类诉求反映23件，其中涉及政策咨询9件、待遇落实5件、就业创业帮扶4件、其他类5件。所有诉求均实行"接诉即办"，当场答复11件，转办协调12件，办结率达到100%，满意率达到96%。每件诉求从接待登记、调查核实、协调处理到结果反馈，均形成独立案卷，确保全过程可追溯、可核查。针对重点优抚对象，服务站建立《优抚对象服务保障专档》，涵盖伤残军人、"三属"人员、在乡老复员军人等群体。专档详细记录其基本信息、优抚类别、待遇标准、医疗报销、住房情况等内容，每月更新一次，确保优抚资金精准发放、医疗救助及时到位。全年累计发放各类优抚补助资金42.8万元，报销医疗救助费用3.7万元，落实临时困难救助1.2万元，所有发放记录、签收凭证均已归档备查。（五）特色活动开展与档案留存服务站注重通过特色活动增强退役军人归属感荣誉感，同时将活动档案作为展示工作成效的重要载体。本年度，先后组织开展"八一"建军节座谈会、春节走访慰问、退役军人党员主题党日、志愿服务队授旗仪式、红色故事宣讲会等特色活动8场次，参与退役军人达320余人次。每次活动均按照"事前有方案、事中有记录、事后有总结"的要求，形成完整档案材料。活动方案明确主题、时间、地点、参与人员、议程安排；过程记录包括现场照片、视频影像、签到表、发言材料；总结报告分析活动成效、参与人员反馈、经验与不足。全年累计整理活动方案8份、影像资料15GB、发言材料27份、总结报告8篇，所有材料均已分类编号归档。特别是春节期间走访慰问活动，覆盖重点优抚对象、困难退役军人、军创企业代表等56户，慰问物资价值2.3万元，走访过程形成的影像资料、受慰问人员感言等，成为展现社区尊崇军人氛围的生动素材。（六）街道指导与整改落实2025年11月，XX街道退役军人服务站对社区档案管理工作开展专项指导检查。检查组对照《村（社区）退役军人服务站工作实用手册》，采取"现场查看、随机抽检、当面问询"等方式，对创业就业台账、常态化联系记录、权益保障工作档案、特色活动资料等进行全面核查。检查中发现个别档案存在分类不够精细、部分材料缺少当事人签字、电子扫描件清晰度不足等细节问题，现场提出整改意见7条。社区对此高度重视，将整改工作作为提升管理水平的契机。立即召开专题会议，制定《档案管理整改清单》，明确整改措施、责任人和完成时限。针对分类不精细问题，重新梳理档案目录，细化二级分类12项；针对材料签字缺失问题，逐件核对补签，完善手续45份；针对扫描件质量问题，对67份不清晰文档进行重新扫描。所有整改工作在7个工作日内完成，整改报告及时上报街道备案。通过整改，档案管理的规范化程度显著提升，为争创示范服务站奠定坚实基础。二、存在问题尽管档案管理规范化建设取得阶段性成效，但与示范创建标准及退役军人日益增长的服务需求相比，仍存在一些短板和不足。一是档案管理精细化程度有待提升。部分历史档案因年代久远、原始材料缺失，导致信息完整度不足；个别业务档案存在录入信息与实际纸质材料不完全一致的情况，数据核对校验机制尚需完善；电子档案元数据标注规范性不够统一，影响检索效率和利用便捷度。二是服务需求对接精准度仍需加强。档案信息分析利用能力有限，对退役军人就业创业需求、困难群体分布、政策落实情况等数据的深度挖掘不足，未能完全实现从"档案数据"到"服务决策"的有效转化；档案更新时效性存在滞后，部分动态信息未能及时采集录入，影响服务响应速度。三是政策落实"最后一公里"存在堵点。虽然档案中记录了各类政策申请与落实情况，但政策宣传的针对性不强，部分退役军人对可享受的政策知晓度不高；档案材料与上级政策调整衔接不够及时，个别已废止政策文件未及时清理，可能引发理解偏差。三、下步打算针对存在问题，服务站将以档案管理规范化建设为抓手，推动服务能力全面提升。一是深化档案管理标准化建设。计划在2026年第一季度完成档案管理信息系统升级，实现与街道、区三级数据平台互联互通；引入档案智能质检模块，自动校对纸质与电子档案一致性，误差率控制在1%以内；建立档案动态更新责任制，要求工作人员在办结业务后3个工作日内完成档案归档与信息更新。二是构建精准化服务体系。依托档案大数据分析，每季度生成退役军人服务需求热力图，精准识别就业创业集中诉求区域、困难群体高频事项，实施靶向服务；建立档案信息"红黄牌"预警机制，对即将到期的政策申请、待办的服务事项提前提醒，确保服务不遗漏、不断档。三是强化政策执行力与服务转化率。2026年上半年，组织2轮全覆盖式政策宣讲，向每名退役军人发