某橄榄球俱乐部行政办公制度

某橄榄球俱乐部行政办公制度

一、总则1.目的：为加强本橄榄球俱乐部行政办公管理，规范办公秩序，提高工作效率，确保俱乐部各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于俱乐部全体行政办公人员，涵盖各级管理人员与普通行政岗位员工。3.管理原则：坚持规范化、标准化、高效化原则，以保障行政办公工作的有序进行，更好地服务于俱乐部的整体发展战略，推动橄榄球运动事业的蓬勃发展。二、岗位职责1.行政主管职责-全面负责俱乐部行政办公工作的规划、组织、协调与控制。-制定和完善行政办公相关制度、流程，并监督执行。-协调俱乐部内部各部门之间的工作关系，确保信息流通顺畅。-负责与外部相关机构、合作伙伴的沟通与联络，维护良好的合作关系。-审批行政办公费用预算，控制行政成本。2.行政专员职责-协助行政主管开展日常行政工作，包括文件收发、档案管理、会议安排等。-负责办公用品的采购、发放与管理，确保办公用品的充足供应与合理使用。-处理俱乐部的日常行政事务，如员工考勤统计、车辆调度安排等。-参与俱乐部活动的策划与组织实施，提供行政支持。-完成行政主管交办的其他临时性任务。三、办公环境管理1.办公区域划分-合理划分办公区域，包括行政办公区、会议室、资料室等，确保各区域功能明确，布局合理。-为不同部门和岗位分配相应的办公空间，满足工作需求。2.办公环境维护-保持办公区域的整洁卫生，每天定时进行清扫，定期进行全面清洁。-办公物品摆放整齐有序，文件资料应分类存放，便于查找和使用。-爱护办公设施设备，如有损坏应及时报修，确保正常使用。3.安全管理-加强办公区域的安全防范意识，配备必要的消防器材，定期进行安全检查。-做好信息安全管理工作，对重要文件资料进行加密存储，防止信息泄露。-严格执行门禁制度，限制无关人员进入办公区域，保障办公秩序和人员安全。四、文件与档案管理1.文件管理-文件收发：设立专门的文件收发岗位或指定专人负责，确保文件收发及时、准确。对外来文件进行登记、编号，及时呈送相关领导和部门阅办；内部文件应按照规定的流程进行起草、审核、签发、印发。-文件传阅：根据文件内容和领导批示，确定传阅范围和顺序，及时组织文件传阅。传阅过程中要做好登记，确保文件不丢失、不延误。-文件保管：对各类文件进行分类整理，按照年份、文号等进行编号归档，妥善保管。重要文件应备份存储，防止损坏或丢失。-文件销毁：对已失去保存价值的文件，应按照规定的程序进行销毁，确保信息安全。销毁过程要有专人监督，并做好记录。2.档案管理-档案建立：建立完善的档案管理制度，对俱乐部的各类档案进行统一管理。档案范围包括人事档案、财务档案、活动档案、合同档案等。-档案整理：定期对档案进行整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。对档案进行分类编号，建立电子和纸质目录，便于查询和利用。-档案借阅：严格执行档案借阅制度，借阅档案需填写借阅申请表，经相关领导审批后，方可借阅。借阅期限应明确规定，借阅人员要妥善保管档案，按时归还。-档案保密：加强档案保密工作，对涉及俱乐部机密的档案资料，要严格限制查阅范围，采取加密存储等措施，防止信息泄露。五、会议管理1.会议分类与组织-定期会议：包括俱乐部管理层例会、部门周会等。定期会议由行政部门负责组织，提前确定会议时间、地点、参会人员和议程，并提前通知相关人员。-临时会议：根据工作需要，由相关领导或部门提出召开临时会议。临时会议应及时通知参会人员，说明会议主题和紧急程度。2.会议准备-资料准备：根据会议议程，相关部门应提前准备好会议资料，如工作报告、数据报表、议案等。资料应内容准确、条理清晰，提前提交给行政部门汇总整理。-场地设备：行政部门负责会议场地的安排和设备的调试，确保会议场地整洁、舒适，音响、投影仪等设备正常运行。3.会议纪律-参会人员应按时到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假。-会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话、收发短信，保持会议秩序。-参会人员应积极参与会议讨论，认真听取他人发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。4.会议记录与纪要-安排专人负责会议记录，准确记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应字迹清晰、内容完整，会后及时整理。-根据会议记录，编写会议纪要。会议纪要应突出重点、简洁明了，经会议主持人审核后，及时发送给参会人员和相关部门。-对会议决议事项进行跟踪落实，定期检查执行情况，并向相关领导汇报。六、办公用品管理1.采购计划-行政部门应根据俱乐部的实际需求和办公用品使用情况，每季度制定一次办公用品采购计划。采购计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预算等信息。-采购计划需经行政主管审核，俱乐部领导审批后，方可执行。2.采购流程-选择合适的办公用品供应商，建立长期稳定的合作关系。采购人员应按照采购计划进行采购，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。-采购过程中要严格执行财务制度，索取正规发票，办理相关报销手续。3.库存管理-设立专门的办公用品仓库，对采购的办公用品进行分类存放，建立库存台账。库存台账应记录办公用品的出入库情况、库存数量、保质期等信息。-定期对办公用品库存进行盘点，确保账物相符。如发现库存短缺或积压，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。4.发放管理-各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后，到行政部门领取办公用品。行政部门按照规定的标准和数量进行发放，并在库存台账上做好记录。-对贵重办公用品，如笔记本电脑、打印机等，实行登记备案制度，明确使用人责任，确保妥善使用和保管。七、车辆管理1.车辆配置与调度-根据俱乐部的实际工作需要，配备适量的公务车辆。行政部门负责车辆的统一调度和管理，合理安排车辆使用，提高车辆使用效率。-各部门因工作需要使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人和行政主管审批后，到行政部门办理车辆领用手续。2.司机管理-招聘具备相应驾驶资格和丰富驾驶经验的司机，司机应遵守交通法规，确保行车安全。-司机应定期对车辆进行保养和维护，保持车辆性能良好、外观整洁。每次出车前要对车辆进行检查，确保行车安全。-司机应严格遵守工作纪律，按时完成出车任务，不得擅自离岗或私自使用车辆。3.车辆维护与保养-建立车辆维护保养制度，定期对车辆进行保养和维修。车辆保养和维修应选择正规的维修厂家，确保维修质量。-行政部门应做好车辆维护保养记录，包括保养时间、保养项目、维修费用等信息，便于统计和管理。-车辆发生故障或事故时，司机应及时报告行政部门，并按照规定的程序进行处理。八、费用管理1.预算编制-行政部门应根据俱乐部的年度工作计划和实际工作需要，编制行政办公费用预算。预算内容包括办公用品采购费用、车辆使用费用、会议费用、差旅费等。-费用预算应详细列出各项费用的预算金额、支出标准和使用范围，经俱乐部领导审核、董事会审批后，作为费用控制的依据。2.费用报销-严格执行财务报销制度，所有行政办公费用报销必须提供合法有效的发票和相关凭证。报销凭证应填写规范、内容完整，经部门负责人、行政主管和财务人员审核后，报俱乐部领导审批。-对超出预算范围的费用支出，应提前办理审批手续，说明原因和必要性。未经批准的超预算费用，财务部门不予报销。3.费用控制-行政部门应加强对行政办公费用的日常控制，定期对费用支出情况进行统计和分析，及时发现费用超支等问题，并采取相应的措施进行整改。-鼓励各部门节约行政办公费用，对在费用控制方面表现突出的部门和个人，给予适当的奖励。九、